[18.8.2021] Die Vergabe von Kita-Plätzen stellt viele Kommunen vor große Herausforderungen. Durch den Einsatz der Fach-Software NOLIS | Kita-Platz kann der Vergabeprozess effizienter gestaltet und der Aufwand für Verwaltungen, Kitas und Träger deutlich reduziert werden.

Bei der niedersächsischen Gemeinde Jork hat sich seit der Einführung von NOLIS | Kita-Platz hinsichtlich der Kita-Platzvergabe viel verändert. „Das Programm ist eine große Arbeitserleichterung für alle“, resümiert Sandra Cordes, Team-Leiterin Organisation und Personal, ein Jahr nach Freischaltung des Kita-Portals. Auf diesem präsentieren sich unabhängig von der jeweiligen Trägerschaft alle Betreuungseinrichtungen der Gemeinde einheitlich und übersichtlich. Eltern finden somit alle Informationen, die sie benötigen, an zentraler Stelle.
Die Betreuungsangebote können mithilfe von Filtern durchsucht und so die passende Einrichtung gefunden werden. Auf der integrierten Karte lassen sich zum Beispiel nahegelegene Kitas oder solche, die auf dem Arbeitsweg liegen, schnell identifizieren. „Die Anmeldungen erfolgen dadurch zielgerichteter“, sagt Sandra Cordes. Die Vorteile von NOLIS | Kita-Platz weiß auch Cornelia Hanspach, verantwortlich für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei der sächsischen Stadt Wurzen, zu schätzen: „Die Eltern können das Angebot online 24/7 nutzen.“ Zudem führe die Möglichkeit, sich auf digitalem Weg umfassend zu informieren, zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Unkomplizierte und frühzeitige Anmeldung

Haben Eltern sich für eine oder mehrere Wunsch-Einrichtungen entschieden, erfolgt die Voranmeldung für einen Kita-Platz ebenfalls online. Dabei werden alle für die Platzvergabe relevanten Informationen abgefragt, so zum Beispiel die persönlichen Daten des Kindes, die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten oder die derzeitige Betreuung von Geschwisterkindern. Alle Betreuungswünsche werden in einem Vorgang gebündelt erfasst. Je nach Bedarf können Kommunen zwei bis fünf Wünsche je Kind abfragen. „Eltern müssen nicht alle Kitas besuchen, um sich dort anzumelden“, betont Hans-Jürgen Schenk, Verwaltungsleiter und Pressesprecher der Stadt Karben in Hessen. „Die Anmeldung ist unkompliziert, frühzeitig und von überall aus machbar.“
Direkt nach dem Absenden der Voranmeldung erhalten Eltern automatisch eine Eingangsbestätigung. Eine Kopie des eingereichten Formulars lässt sich bei Bedarf für die eigenen Unterlagen speichern und ausdrucken. Gleichzeitig kann die Voranmeldung von allen Wunsch-Einrichtungen und von der Verwaltung eingesehen werden. Der Zugriff auf die Software erfolgt über den Webbrowser – eine Installation ist nicht erforderlich. Bei Bedarf wird bei neu eingehenden Voranmeldungen eine Information per E-Mail versandt, was eine zügige Bearbeitung gewährleistet.

Anpassbar an örtliche Gegebenheiten

Der anschließende Vergabeprozess erfolgt individuell auf die Anforderungen und Wünsche der jeweiligen Kommune abgestimmt. Aufgrund des umfangreichen Berechtigungssystems und verschiedener Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Software einfach an die örtlichen Gegebenheiten anpassen. „In der Stadt Wurzen treffen die Kitas die letzte Entscheidung über die Aufnahme. Die Stadtverwaltung hat die Übersicht und klinkt sich bei Bedarf oder bei Rückfragen der Eltern ein“, berichtet beispielsweise Cornelia Hans­pach. Anders handhabt es laut Hans-Jürgen Schenk die Stadt Karben: „Die Platzvergabe findet zentral in der Verwaltung statt.“ Bei der Gemeindeverwaltung Jork wiederum werden Plätze „gemeinsam mit den Leitungen der Kindertagesstätten vergeben“, sagt Sandra Cordes.
Bei der Vergabe der freien Plätze unterstützt NOLIS | Kita-Platz Verwaltungen und Kitas in vielerlei Hinsicht. So haben die Beteiligten seit Einführung der Software einen deutlich besseren Überblick über Auslastung und Bedarf, erklärt Stephanie Eicke vom Team Kinderbetreuung bei der Gemeinde Wennigsen (Deister). Ein zentraler Überblick sei für die Kommune zudem absolut praktisch bezüglich der Erfüllung des Rechtsanspruchs. Auch in der Gemeinde Jork kann man die benötigte Anzahl an Kita-Plätzen laut Sandra Cordes nun viel besser einschätzen. Wurden vor Einführung der Software für ein und dasselbe Kind oft Plätze in verschiedenen Kitas freigehalten, so sei bei den Kommunen, die NOLIS | Kita-Platz einsetzen, die mehrfache Vergabe von Plätzen kein Thema mehr. Werde einem Kind ein Betreuungsplatz zugewiesen, so sei dies für alle Beteiligten sofort ersichtlich. „Es gibt keine doppelten Anmeldungen mehr“, betont Cordes. Und sollte für ein Kind doch mal mehr als ein Antrag abgesendet werden, werden Dubletten automatisch erkannt und können einfach zusammengeführt werden. „Da das System auf Dopplungen hinweist, belaufen sich doppelte oder dreifache Zusagen bei uns in Wurzen derzeit auf nahezu null“, freut sich Cornelia Hanspach.

Positives Fazit

Große Zustimmung findet der Einsatz einer zentralen, trägerübergreifend eingesetzten Vergabe-Software auch bei den Kita-Leitungen, obwohl vor der Einführung teilweise noch Skepsis oder Zurückhaltung zu beobachten war. „Insbesondere die problemlose Abstimmung mit anderen Einrichtungen ist von Vorteil. Die Einrichtungen haben langfristig einen Überblick über den Bedarf an Betreuungsplätzen und die gewünschten Betreuungszeiten und können das für ihre Planungen nutzen“, erläutert Cornelia Hanspach.
Die Online-Voranmeldung und die digitale Platzvergabe tragen also maßgeblich zu einer effizienten Kita-Platzvergabe bei, während Eltern von einem besonderen Maß an Service profitieren. „Sowohl Eltern als auch Mitarbeitende ziehen ein positives Fazit über die Nutzung der NOLIS-Software. Die Bedienung ist unkompliziert, individuell gestaltbar und vereinfacht die täglichen Arbeitsabläufe in der Verwaltung“, fasst Hans-Jürgen Schenk die Erfahrungen zusammen.

Maren Warnecke ist Produkt-Managerin bei der NOLIS GmbH, Nienburg/Weser.

https://www.nolis.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe August 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, NOLIS, Kita-Lösungen

Bildquelle: NOLIS