[27.8.2024] Hamburg führt eine elektronische Posteingangsbearbeitung ein. Diese sorgt dafür, dass eingehende Papierpost vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, rasch an die richtigen Stellen kommt und dort zügig bearbeitet werden kann. Das Verfahren ergänzt die bereits etablierte E-Akte.

Die E-Akte ist in der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg längst etabliert. Nun berichtet der Hamburger Senat, dass eine elektronische Posteingangsbearbeitung (ePob) eingeführt wird. Damit wird auch bei eingehender Papierpost ein beschleunigter, digitaler Bearbeitungsprozess möglich. „Auch in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung erreicht die Verwaltung immer noch viel Papierpost. Digitale Lösungen wie die elektronische Posteingangsbearbeitung und die E-Akte ermöglichen dabei eine dennoch papierfreie Bearbeitung und Aufbewahrung. Dadurch schaffen wir zeitgemäße Arbeitsbedingungen für Beschäftigte in den Behörden und beschleunigen gleichzeitig interne Prozesse. Davon profitieren auch die Bürgerinnen und Bürger“, sagt Hamburgs CDO Christian Pfromm.

Papierpost schnell bearbeiten

Die E-Akte wurde in der Freien und Hansestadt Hamburg bereits Ende der 1990er Jahre erstmals pilotiert. Inzwischen ist sie flächendeckend in der Hamburger Verwaltung verankert, an über 30 Fachverfahren angebunden und zählt einen Zuwachs von über 30.000 Dokumenten täglich, der Gesamtbestand liegt mittlerweile bei rund 116 Millionen Dokumenten.
Mit dem Projekt ePob wird nun zusätzlich die Post digitalisiert, die bei der Hamburger Verwaltung noch in Papierform eingeht. Mit ePob werden aktuell rund 50.000 eingehende Schreiben monatlich zentral gescannt und den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern digital zugestellt. Über das webbasierte Posteingangsbuch können diese direkt in die Bearbeitung einsteigen. Die Post muss so nicht mehr physisch in Dienststellen weitergereicht werden, sondern kann sofort und von jedem Ort digital bearbeitet werden. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Prozesse.

Schrittweise Umstellung in den nächsten Monaten

Die Einführung der elektronischen Posteingangsbearbeitung wird gemeinsam von der Kasse.Hamburg – der zentralen Dienstleisterin der Stadt für die Bereiche Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Forderungsmanagement sowie Betreuung der Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)Systeme – und der Senatskanzlei Hamburg vorangetrieben. Nach der erfolgreichen Pilotierung von ePob in ausgewählten Bereichen der Hamburger Verwaltung lassen nun die Bezirksämter Bergedorf, Mitte und Wandsbek bereits einen signifikanten Teil der eingehenden Post digitalisieren. Auch in der Senatskanzlei sowie in ersten Fachbehörden und Landesbetrieben werden bereits Poststücke digitalisiert. Seit Beginn der Pilotierung im Mai 2023 wurden bereits mehr als 178.000 Poststücke über ePob verarbeitet. Die anderen Bezirksämter und Fachbehörden sollen in den nächsten Monaten folgen. (sib)

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