Ostalbkreis / WormsAbläufe vereinfacht

Die Digitalisierung des kommunalen Einkaufs sorgt für Transparenz und vereinfacht Abläufe. Sie eröffnet weitreichende Steuerungsmöglichkeiten, führt zu höherer Wirtschaftlichkeit und erheblicher Entlastung am Arbeitsplatz. Das Landratsamt Ostalbkreis in Baden-Württemberg sowie die rheinland-pfälzische Stadt Worms entschieden sich aus ebendiesen Gründen für den elektronischen Einkauf. Seither beschränkt sich der Abstimmungs- und Koordinationsaufwand zwischen Bestellern und Lieferanten auf wenige Minuten pro Tag. Arbeitsentlastung, höhere Wirtschaftlichkeit, Preisvorteile und strategische Mehrwerte sind nachhaltig zu verbuchen.

Beschaffungsvorgänge im Ostalbkreis waren kaum steuerbar

Das Landratsamt Ostalbkreis hatte im Jahr 2006 die Digitalisierung des Einkaufs beschlossen. Mit einer Fläche von rund 1.500 Quadratkilometern ist der Ostalbkreis der drittgrößte der 35 Landkreise in Baden-Württemberg. Aus organisatorischer Sicht waren die bislang papiergestützten Beschaffungsvorgänge für rund 1.900 Bedienstete in 20 Verwaltungsdienststellen sowie sieben landkreiseigenen Schulen kaum steuerbar. Es wurde zwar ein gemeinsames Lager bewirtschaftet, doch eine umfassende Transparenz bezüglich der benötigten Verbrauchsartikel (C-Artikel) war nicht gegeben. Ursache hierfür waren vor allem die dezentrale Ressourcenverwaltung und die damit verbundenen papiergestützten Abläufe. Die tatsächlichen Kosten der Beschaffung, einschließlich Lagerhaltung und Abwicklung, waren nicht bekannt. Zudem entschieden die einzelnen Bedarfsträger über die Wahl der Produkte, deren Qualität und die verschiedenen Lieferanten. „Die Beschaffungsvorgänge wurden dabei unabhängig voneinander und parallel zum Angebot des internen Lagers abgewickelt“, berichtet Martin Brandt, Fachbereichsleiter Organisation beim Landratsamt Ostalbkreis.

Bevorratung in Wormser Schulen nicht mehr nötig

Die gut 85.000 Einwohner zählende Stadt Worms entschied sich aus fast den gleichen Gründen für eine Digitalisierung des Einkaufs. Auf Grundlage der Web-Services des Unternehmens TEK Service sind sowohl im Ostalbkreis als auch bei der Stadt Worms nach einer Projektzeit von sechs bis acht Wochen die ersten zeitlich befristeten Rahmenverträge geschlossen und die einzelnen Kostenstellen mit Papier, Toner- und Tintenpatronen beliefert worden. „Binnen kürzester Zeit wurde die elektronische Einkaufslösung maßgeschneidert für unsere Bedürfnisse und Anforderungen umgesetzt“, bestätigt Monika Winkler, stellvertretende Abteilungsleiterin Interner Service bei der Stadt Worms.
Bis dahin hatten die häufigen Bestellungen im Bereich der C-Artikel die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter stark gebunden. Wöchentlich kümmerten sich 18 Mitarbeiter mehrere Stunden um das Einkaufen im örtlichen Handel. Dies kann nun in wenigen Minuten am Rechner erledigt werden. Auch die Bedarfserfassung für die Schulen in Worms stellte einen erheblichen zeitlichen Aufwand dar. Waren die Sammelbestellungen für Kreide, Schulformulare oder Klassenbücher abgeschlossen, zeigte sich der Nachteil der damit verbundenen Bevorratung: Es wurde zu wenig oder notgedrungen zu viel bestellt, was im schlimmsten Fall im kommenden Schuljahr nicht mehr aktuell war und vernichtet werden musste. Nun erfolgt die Lieferung just in time, direkt an den Arbeitsplatz. Eine Bevorratung ist nicht mehr notwendig.

Lückenlose Dokumentation und schlanke Prozesse

Die Einführung des elektronischen Einkaufs führte sowohl in Worms als auch im Ostalbkreis rasch zu spürbaren Entlastungen. „Bereits von Anfang an war die neue Lösung voll einsetzbar und schon nach kurzer Zeit zeigten sich die ersten Erfolge“, berichtet Fachbereichsleiter Martin Brandt. Das veränderte Bestellverhalten führte im Ostalbkreis schon im ersten Jahr zu Einsparungen von 70.000 Euro. In der Folge konnten die Lagerkapazitäten zunächst reduziert und schließlich die gesamte Vorratshaltung abgeschafft werden. Seit dem Jahr 2016 kauft das Landratsamt auch den Hygienebedarf für die Verwaltungsgebäude sowie die kreiseigenen Schulen elektronisch ein. Durch die lückenlose Dokumentation und die schlanken Prozesse ist das Landratsamt Ostalbkreis heute in der Lage, 226 Kostenstellen mit einem Jahresumsatz von 355.000 Euro über die E-Einkaufsplattform zu steuern. Im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Betrachtung und unter Berücksichtigung aller Kosten, wie Personal, Lagerhaltung und Logistik, konnte eine jährliche Kostensenkung in Höhe von knapp 230.000 Euro errechnet werden.
In Worms werden mittlerweile 184 Kostenstellen mit einem Jahresbedarf im Wert von 150.000 Euro beliefert. Tendenz steigend. „Der Einstieg in den Ausbau der Sortimente wurde durch den verwaltungsübergreifenden Dialog mit anderen TEK-Kunden erheblich vereinfacht“, berichtet Monika Winkler.

Ausschreibungsvorbereitungen verkürzt

Ganz ähnlich bewertet dies das Landratsamt Ostalbkreis. Auf Grundlage der durch TEK erstellten elektronischen Leistungsverzeichnisse verkürzte sich die erforderliche Zeit für die Ausschreibungsvorbereitung drastisch. Durch die Verknüpfung von E-Einkauf und E-Vergabe kann seither ohne großen Aufwand periodisch ausgeschrieben werden. „Der Abstimmungsaufwand mit den Lieferanten beschränkt sich seit der Einführung der Bestellplattform auf wenige Minuten am Tag“, bestätigt Martin Brandt vom Landratsamt Ostalbkreis. Der erste Schritt hin zu einer Revolution in der Organisations- und Personalentwicklung sei getan.