WyhlE-Akte leicht gemacht

Dokumenten-Management ist eine umfassende organisatorische Aufgabenstellung und Grundlage jeder E-Akte. Die elektronische Aktenführung bildet zugleich das Fundament einer digital arbeitenden Verwaltung. Die entsprechende Lösung sollte einfach und intuitiv bedienbar sein. Dies ist gewährt, wenn sie die gewohnten Begrifflichkeiten der kommunalen Verwaltung abbildet. Eine der Grundanforderungen für einen erfolgreichen Einsatz ist außerdem, dass die berechtigten Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen haben, unabhängig davon, aus welcher Arbeitsumgebung der Zugriff erfolgt.
Sämtliche Akten und Dokumente müssen daher immer aktuell und überall verfügbar sein. Ferner sollte die Integration in Office- und E-Mail-Anwendungen einfach und umfassend gegeben sein, denn die genannten Anwendungen sind heute in der kommunalen Verwaltung vorherrschender Standard. Ebenso ist es wichtig, dass das Dokumenten-Management-System (DMS) in bestehende kommunale Fachverfahren hochintegriert ist. Nicht zuletzt sind kurze Implementierungsphasen und eine schlanke Administration unverzichtbar, da sie den IT-Zuständigen eine einfache Handhabung erlauben. Auf all diese Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung ist die E-Akte des Anbieters GELAS zugeschnitten – sie unterstützt die Verwaltungsprozesse reibungslos und bietet eine hohe Usability.

Gebündelt in einer Akte

Seit vielen Jahren setzt die am Kaiserstuhl gelegene Gemeinde Wyhl auf das DMS QNG (früher Questys) von GELAS. Begonnen wurde mit der elektronischen Beleg­ablage in der Kasse. Nun wurden innerhalb kurzer Zeit auch die Bereiche Gewerbesteuer und Hundesteuer auf die E-Akte Steuern und Abgaben umgestellt.
„Mit der Einführung der E-Akte setzen wir auf die rechtlich führende Akte und vermeiden künftig die hybride Aktenführung“, berichtet Dietmar Zimmermann, Fachbereichsleiter Finanzen der Gemeinde Wyhl. „Neben der Kostenersparnis brachte die Umstellung weitere Vorteile mit sich: Wir haben jetzt alle Unterlagen zum Vorgang in einer elektronischen Steuerakte gebündelt, so auch die Bescheide aus dem Veranlagungsverfahren, die automatisch übernommen werden. Wir werden langfristig nur handlungsfähig bleiben, wenn es uns gelingt, unsere internen Ablaufprozesse zu optimieren und die Kundenbetreuung zu verbessern. Für die Erreichung dieses Ziels setzen wir im Fachbereich Finanzen auf Informationstechnologien wie das DMS von GELAS.“
Der Fachbereich Finanzen der Gemeinde Wyhl hat die Akten Schritt für Schritt eingescannt und ab dann nur noch elektronisch geführt. Das sorgte für erhebliche Einsparungen und Verbesserungen der Arbeitseffizienz. „Wir müssen unsere Verwaltungsausgaben weiter reduzieren, denn künftig werden die Gemeindekassen sicher nicht voller. Zugleich sind wir gezwungen, in digitale Projekte zu investieren, um Kosten zu senken und eine Steigerung der Arbeitseffizienz zu erreichen“, resümiert Dietmar Zimmermann. Bei der Einführung der E-Akte ist eine gute Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Anwender wichtig. Im Fachbereich Finanzen der Gemeinde Wyhl ist das der Fall: Es findet ein sehr engagierter und konstruktiver Austausch statt. Der Einführungsprozess wird aber auch kritisch begleitet, obgleich die Mitarbeiter bereits jetzt die immensen Vorteile für die eigene Arbeit sehen.

Kein Informationsverlust mehr

Einer dieser Vorteile: Die E-Akte stellt sicher, dass Informationen nicht mehr verloren gehen und Dokumente von berechtigten Mitarbeitern jederzeit über eine Volltext-Recherche, Teilwortsuche oder Verschlagwortung gefunden sowie verwaltet werden können. Früher waren Dokumente, die aus dem Fachverfahren der Veranlagung stammen, Posteingänge und Kundenkontakte in unzähligen Aktenordnern aufbewahrt. „Die ­E-Akte von QNG ermöglicht nun den gleichzeitigen Zugriff auf dieselbe Akte durch mehrere berechtigte Bearbeiter. Mit der Einführung haben wir daher die Auskunftsfähigkeit unserer Mitarbeiter und auch die Auskunftsbereitschaft extrem erhöht, sowohl was die Arbeitsgeschwindigkeit als auch was die Datenqualität betrifft. Zu jeder Zeit stehen die Daten jetzt per Knopfdruck zur Verfügung“, so Zimmermann.
Die Einführung in Wyhl begann Mitte des Jahres 2021 und verlief weitgehend reibungslos. Die Mitarbeiter waren schnell von den Vorteilen der E-Akte überzeugt und begrüßten die damit verbundenen einfacheren Prozesse und Abläufe. Da sich die Suche von Dokumenten ebenso einfach gestaltete wie die nach elektronischen Kassenbelegen, mussten sich diejenigen Mitarbeitenden, die über Vorkenntnisse im Zugriff auf Belege aus dem Finanzwesen verfügten, gar nicht umstellen.

Erreichbarkeit ohne Tickets

„Das Projekt ist ein großer Gewinn für unseren Fachbereich und somit auch für die Gemeinde“, meint Dietmar Zimmermann. „Das Entscheidende dabei ist, dass wir neben der Optimierung der internen Abläufe heute und auch in Zukunft eine kompetentere Bürgerbetreuung bieten können.“ Ab dem Jahr 2023 will die Gemeinde Wyhl die digitale Akte in weiteren Bereichen des Fachbereichs Finanzen – etwa Wasser-/Abwassergebühren und Grundsteuer – einführen. „Auch hier können wir auf die fachkundige Unterstützung der Firma GELAS vertrauen“, so Zimmermann. „Wir schätzen die freundliche und kompetente Zusammenarbeit sehr, insbesondere auch die schnelle Erreichbarkeit ohne die mühselige Erstellung von Tickets.“