[4.7.2019] Digital und revisionssicher werden nun die Akten in der Ausländerbehörde im Landkreis Cloppenburg geführt. Die Verwaltung hat sich für einen ganzheitlich digitalen Bestand und gegen eine hybride Aktenführung entschieden.

In der Ausländerbehörde des Landkreises Cloppenburg werden Akten jetzt elektronisch geführt. Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) berichtet, setzt der niedersächsische Kreis das Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more ein. Eine Besonderheit der KDO-Lösung seien digitale Fachakten, die sowohl mit Integration eines Fachverfahrens als auch alleinstehend einsetzbar sind. Eine solche Fachakte erleichtere nun auch in der Ausländerbehörde den Arbeitsalltag. Als Fachverfahren komme dabei ADVIS von Anbieter Kommunix zum Einsatz. Die notwendige Schnittstelle zu KDO-DMS&more auf Basis von Ceyoniq nscale sei in Zusammenarbeit zwischen Kommunix und KDO realisiert worden. Vor der Einführung habe der Kreis die Gesamtlösung in Testsystemen intensiv geprüft. Der Start in die digitale Aktenführung sei dann reibungslos erfolgt.
Um einen ganzheitlichen digitalen Bestand zu sichern, hat sich der Kreis laut KDO gegen eine hybride Aktenführung entschieden. Allein im Bereich der Ausländerabteilung waren 17.000 Papierakten vorhanden, 2.000 seien zwischenzeitlich digitalisiert worden. „So haben wir absehbar alle Dokumente revisionssicher archiviert“, sagt Wiebke Evers, Projektleiterin beim Landkreis Cloppenburg. „Alle neu angelegten Akten werden natürlich sofort digital angelegt. Es entfallen so nach und nach Lagerflächen und -kosten sowie der lästige Gang zum Aktenschrank. Stattdessen starten wir einfach eine elektronische Suchanfrage – blitzschnell und unkompliziert.“ (ve)

https://lkclp.de
https://www.kdo.de
https://kommunix.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Ceyoniq, Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), Kommunix, Kreis Cloppenburg