[7.2.2022] Einen weiteren Schritt auf ihrem Weg Richtung papierarmes Amt geht die Stadt Leipzig: In Stadtkasse und Marktamt wird im Rahmen eines Pilotprojekts mit dem Unternehmen Lecos die Eingangspost gescannt und die Digitalisate ins Dokumenten-Management-System übergeben.

Mit einem Pilotprojekt zum ersetzenden Scannen der Eingangspost in Stadtkasse und Marktamt schafft die Stadt Leipzig weitere Grundlagen für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte. Durchgeführt wird das Projekt seit Mitte Januar dieses Jahres gemeinsam mit dem Unternehmen Lecos.
Wie Lecos berichtet, werden die Digitalisate mit einem elektronischen Siegel der Stadt Leipzig versehen und ins Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Anbieter Optimal Systems übergeben. Parallel würden die entstandenen elektronischen Dokumente als originales Digitalisat unveränderbar an einen Langzeitspeicher übergeben. Das aufgebrachte Siegel beruhe auf einem digitalen Zertifikat und weise zum einen die Authentizität des erstellten Scans, zum anderen dessen Unversehrtheit, die Integrität, nach. Dadurch ist nach Angaben von Lecos sichergestellt, dass der Beweiswert der originalen Papierversion auf das digitale Abbild übergeht.
„Bereits jetzt wird die Eingangspost für die Ämter und Büros, die schon mit der E-Akte arbeiten, kopierend eingescannt“, erklärt Carola Arnold, Projektleiterin des Basisdienstes Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung bei der Stadt Leipzig. „Anders als bisher ist es nun aber nicht mehr erforderlich, die Posteingangsdokumente zusätzlich in Papierform ans Amt zu senden und dort abzulegen. Sie werden nun nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen von Lecos datenschutzkonform entsorgt und vernichtet. Das spart uns im Amt viel Platz.“
Sollte dennoch einmal ein Dokument zusätzlich im Original benötigt werden, können die zuständigen Sachbearbeitenden dies über eine neue Funktion im DMS innerhalb der genannten Aufbewahrungsfrist im Scancenter von Lecos abfordern.
Wie Lecos weiter berichtet, ist der Produktivstart für das ersetzende Scannen als Teilprojekt bei der Einführung der E-Akte für das zweite Quartal 2022 geplant. Ämter und Organisationseinheiten der Stadt Leipzig, in denen die elektronische Aktenführung neu eingeführt wird, starten demnach im Posteingangsprozess gleich mit dem ersetzenden Scannen. Bereits auf die E-Akte umgestellte Ämter, deren Posteingang momentan noch kopierend gescannt wird, würden sukzessive nachgezogen und in das ersetzende Scannen eingebunden. „Es ist toll, dass wir damit einen weiteren wichtigen Schritt tun, um die verwaltungsinterne Zusammenarbeit medienbruchfrei und damit wirtschaftlich zu gestalten“, freut sich Carola Arnold. (bw)

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Bildquelle: Stadt Leipzig