[25.9.2024] Wie auch kleine Gemeinden in Rekordzeit die E-Akte einführen können, macht Barsbüttel vor. Eine leistungsstarke, vielseitige Lösung, regelmäßige Schulungen und der Austausch mit anderen Anwendern gehören zum Erfolgsrezept.

In kurzer Zeit ist es Barsbüttel, einer kleinen Gemeinde in Schleswig-Holstein, gelungen, die E-Akte einzuführen. Aufgrund begrenzter finanzieller Mittel hatte sie eine integrierte Lösung für die digitale Transformation der Verwaltung gesucht. Entschieden hat sie sich für start:E von regisafe. Das Produkt bietet als Startpaket fünf Kernlösungen mit insgesamt über 30 Modulen und praxisnahen Funktionen. Dazu kommt der passende Support von regisafe. Eine der fünf Kernlösungen von start:E ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es hat die Arbeitsabläufe in Barsbüttel deutlich optimiert, die Zusammenarbeit im Team ist systematischer und strukturierter als je zuvor. Die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können nun alle Dokumente einheitlich nach dem digitalen Aktenplan ablegen, indexieren und verwalten. Zudem ermöglicht das DMS die rechtskonforme und fälschungssichere Ablage digitaler Dokumente. Papierakten können bei Bedarf übernommen und in das digitale System integriert werden.

Bis 2027 medienbruchfrei

Ihren Papieraktenbestand hat die Gemeinde bereits so weit reduziert, dass ein neuer Arbeitsplatz für einen Auszubildenden eingerichtet werden kann. Der Zugriff auf die digitalen Akten erleichtert wiede­rum das ortsunabhängige Arbeiten und die standortübergreifende Zusammenarbeit, zum Beispiel im Homeoffice. Und auch die Bürokommunikation hat Barsbüttel via start:E vernetzt. Im Handumdrehen lassen sich damit Termine koordinieren, Adressen verwalten und Arbeitsabläufe automatisieren. Als nächstes will die Gemeinde den Postlauf digitalisieren, um eingehende Dokumente schneller und effizienter erfassen zu können. Der Barsbütteler Projektplan sieht vor, bis zum Jahr 2027 alle Prozesse komplett medienbruchfrei zu gestalten. Langfristig soll eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung umgesetzt werden, um die digitale Transformation vollumfänglich zu realisieren. Durch den modularen Aufbau des regisafe-Produkts können die einzelnen Funktionen schrittweise eingeführt und bestehende analoge Abläufe sukzessive in digitale Verwaltungsprozesse überführt werden.

Support aus einer Hand

Wertvolle Unterstützung bietet der Kommune das große regisafe-Netzwerk in Schleswig-Holstein. Durch den intensiven Austausch mit Anwendern aus der Region konnte die Verwaltung Detailfragen klären sowie Feedback und praktische Tipps einholen. Hinzu kommt die kontinuierliche Unterstützung durch den Hersteller. Von der Aktenplanberatung über die Schulung bis hin zur qualifizierten Nachbetreuung kommt alles aus einer Hand. „Der Support hat unsere Erwartungen absolut übertroffen“, resümiert Marc Fischer, der als Sachgebietsleiter IT in Barsbüttel vor allem die technischen Aspekte der Digitalisierungsprojekte betreut. Mit diesen Rahmenbedingungen fiel es der Gemeinde leicht, zügig voranzukommen. In Rekordzeit waren die Personalakten zu 100 Prozent digitalisiert. Heute sind bereits zwei von vier Fachbereichen fast vollständig digitalisiert. Dazu trug auch die volle Rückendeckung durch den Bürgermeister und die breite Akzeptanz bei den insgesamt rund 60 Anwendern bei. Mit den örtlichen Kindertagesstätten, die ebenfalls Interesse an der regisafe-Lösung bekundet haben, werden absehbar weitere Nutzer hinzukommen. Besonders erwähnenswert ist an dieser Stelle das so genannte Concurrent-User-Modell von regisafe: Besitzt ein Kunde beispielsweise 20 Concurrent-User-Lizenzen, können bis zu 50 Benutzer eingerichtet werden, von denen maximal 20 gleichzeitig mit der Software arbeiten dürfen – eine Lösung, die der Kommune eine hohe Flexibilität bietet.

Know-how auffrischen oder vertiefen

Gut geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter und stehen stärker hinter der Digitalisierung. In Barsbüttel nehmen deshalb alle Teammitglieder an Grundlagenseminaren teil. Dank des breit gefächerten Angebots der regisafe Akademie kann vorhandenes Know-how gezielt aufgefrischt oder vertieft werden. Ebenso können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und zielgerichtet in die Anwendung eingeführt werden. Regisafe bietet sowohl Schulungen beim Kunden vor Ort als auch regionale Schulungen an. Auch die Zusammenarbeit mit Marc Fischer hat sich bewährt. „Nur Mut“, ist seine Devise, weshalb er viel ausprobiert und die technischen Möglichkeiten in Eigeninitiative so weit wie möglich ausschöpft. Durch die Arbeitsteilung mit dem IT-Leiter kann sich der lokale Digitalisierungsmanager Oke Baumann ganz auf die Planung, die Fortbildungsstrategie und den Newsletter konzentrieren, der die Anwender mit Tipps und Tricks versorgt und das Thema regisafe als Dauerbrenner am Leben erhält.

Oke Baumann ist Digitalisierungsmanager der Gemeinde Barsbüttel und verantwortet unter anderem die Digitalisierungs- und Schulungsstrategie der Kommune.

https://www.regisafe.de
https://www.barsbuettel.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe September 2024 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Akte erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, regisafe, Barsbüttel, E-Akte

Bildquelle: Gemeinde Barsbüttel