WürzburgDomstadt geht neue Wege

Ihr Angebot im Internet hat die Stadt Würzburg in den vergangenen Jahren immer weiter ausgebaut. Das Medium bietet sich an, die politischen Entscheidungswege für die Bürgerschaft transparenter zu machen. Auch die Ratsmitglieder selbst finden hier die Möglichkeit, ihre politische Arbeit über webbasierte Anwendungen digital zu unterstützen. Diese Überlegungen führten zu dem Entschluss, das Ratsinformationssystem ALLRIS der Firma CC e-gov einzuführen, das sich aus den Komponenten Amts-, Bürger- und Ratsinformationssystem (RIS) zusammensetzt. Bis dato erstellte die Verwaltung alle Sitzungsdokumente auf Basis von Word-Dokumentvorlagen. Eine weitergehende technische Unterstützung gab es nicht. Die Sitzungsunterlagen wurden ausschließlich in Papierform versandt.
Alle Beteiligten betraten mit dem Vorhaben neue Wege und entschlossen sich daher, ALLRIS in mehreren Phasen einzuführen: Der erste Schritt beschränkte sich auf den Einsatz des Amtsinformationssystems in der internen Verwaltung. Voraussetzung hierfür war, dass das IuK-Team die ALLRIS-Clients auf 350 Arbeitsplätzen ausrollte. Zeitgleich fanden mit Unterstützung von CC e-gov Schulungen statt. Die Umsetzungsstrategie zielte darauf ab, die Möglichkeiten der Software umfassend zu nutzen. Eine Gremienvorlage wird nicht etwa nur direkt in ALLRIS erstellt, auch die Genehmigung sowie die Anmeldung zur Sitzung durch die jeweilige Referatsleitung erfolgen innerhalb des RIS in Form eines elektronischen Workflow. Die betroffenen Personen werden über von ALLRIS gesteuerte Nachrichten des hausinternen E-Mail-Systems von anstehenden Aktio­nen informiert, ohne selbst ihre Termine überwachen zu müssen. Die Ferienausschusssitzung des Stadtrats im August 2011 wurde schließlich vollständig im neuen System erstellt. Durch den Verzicht auf Papier innerhalb der Verwaltung kam den notwendigen Konfigurationseinstellungen in ALLRIS eine ganz besondere Bedeutung zu. Trotz guter Vorbereitung sah man sich anfangs immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert, die bestimmte Einzelfälle mit sich brachten. Hier galt es, flexibel und schnell zu reagieren, um den laufenden Betrieb zu gewährleisten.

Schritt für Schritt zur digitalen Gremienarbeit

Mit zunehmender Vertrautheit in die neue Software-Umgebung sah sich die Stadt Würzburg bereit für weitere Schritte: So wurden Fraktionsvertreter als Testpersonen eingebunden, um Schwerpunkte für die Nutzung des Ratsinformationssystems zu definieren. Seit Januar 2013 werden nun auch die Aufwandsentschädigungen mit ALLRIS berechnet und über eine geeignete Schnittstelle an das Finanzinformationssystem OK.FIS übergeben. Das öffentliche Bürgerinformationssystem startete im Februar 2013.
Mit der aktuellen Programmversion nutzen die Ratsmitglieder nun auch die spezielle App auf iOS- und Android-basierten Tablet-Geräten. Gerade bei nachgereichten Sitzungsvorlagen spielt diese durch das intuitive Aktualisieren der Unterlagen ihre Vorzüge aus. Insbesondere während der Sitzungen gestaltet sich die Arbeit einfacher als mit der browserbasierten Variante. Nach dem Anpassen der Geschäftsordnung an das digitale Angebot startete das Ratsinformationssystem im Oktober 2013 offiziell. Heute verzichten bereits 15 Ratsmitglieder auf Papierunterlagen: Ein Schritt, der sicherlich weitere Nachahmer finden wird.