RISZielgerichtete Kommunikation

Um die Verwaltungsarbeit zu erleichtern, kommen immer häufiger digitale Sitzungsdienste zum Einsatz. Ein mögliches Ratsinformationssystem ist das PortUNA.ris, das Anfang 2013 vom Förderverein für regionale Entwicklung auf den Markt gebracht wurde. Der Potsdamer Verein entwickelt seit zehn Jahren kostengünstige Online-Lösungen für Kommunen, öffentliche Einrichtungen und andere Institutionen. „Das System ist in enger Zusammenarbeit mit unseren langjährigen Projektpartnern aus den Kommunen entstanden. Dabei haben wir uns ausschließlich nach den Wünschen und Bedürfnissen der zukünftigen Nutzer gerichtet“, berichtet Projektkoordinatorin Claudia Ehrchen. Mithilfe der Lösung können Termine und Abläufe bequem über den Computer organisiert werden. Direkt über die Internet-Seite der jeweiligen Gemeinde kommen die einzelnen Ratsmitglieder mit ihren persönlichen Zugangsdaten an die Daten und Unterlagen im internen Bereich. Wie der Zweckverband mitteilt, werden die Abläufe so deutlich vereinfacht. Vor allem aber bedeutet die Umstellung eine enorme Kosten- und Arbeitsersparnis. PortUNA.ris wird bereits erfolgreich in der Praxis eingesetzt. Bislang ließen sich 20 Kommunen von dem Angebot überzeugen. „Anfangs war die Nachfrage ein wenig verhalten. Vor allem durch Empfehlungen der bisherigen Nutzer haben wir nun aber vermehrte Anfragen zu verzeichnen“, sagt Claudia Ehrchen. Auch als erkannt wurde, dass sich das System aufgrund seiner einfachen Handhabung als zusätzlicher Informationsdienst neben bestehender Gremien-Software eignet, häuften sich die Anfragen. Die stetige Weiterentwicklung von PortUNA.ris bietet den Projektpartnern zudem einen hohen Zusatznutzen. Nach ihren Wünschen und Bedürfnissen wird das System in enger Zusammenarbeit mit dem Förderverein ständig um weitere Funktionen ergänzt. Allein zu Beginn dieses Jahres entstanden nach eigenen Angaben drei Neuerungen: die mobile Ansicht für Tablets und Smartphones mit Kommentierfunktion, die Benachrichtigungsfunktion und die Excel-Export-Funktion. Die Kosten des Ratsinformationssystems PortUNA.ris sind nach Angaben des Anbieters überschaubar: Dank der Projektförderung kann das System kommunalen Interessenten zu vergünstigten Konditionen bereitgestellt werden. Es entstehen keine Einrichtungs- oder Entwicklungskosten, nur die monatlichen Lizenzgebühren sind von den Projektpartnern zu entrichten.