GießenÜber den Rechnungsworkflow hinaus

Die hessische Stadt Gießen hat sämtliche Ämter der Stadtverwaltung zum 1. Januar 2017 auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt. Unterstützt haben die Universitätsstadt dabei der Software-Anbieter Axians Infoma und der IT-Dienstleister ekom21. Eingesetzt werden der in Infoma newsystem integrierte Rechnungsworkflow und das verwaltungsweite Intranet-Portal Infoma newsystem ePortal. Wie Axians Infoma mitteilt, nutzen rund 300 Mitarbeiter die Lösung. Für die Umsetzung des Projekts hatten die drei Partner zunächst ein ganzheitliches Konzept entwickelt mit dem Ziel, alle haushaltsrechtlichen Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zu digitalisieren. Auslöser für das Projekt war die europäische Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, informiert Axians Infoma. So habe die Stadt Gießen bereits im Jahr 2014 damit begonnen, bestehende verwaltungsinterne Prozesse hinsichtlich einer Digitalisierung auf den Prüfstand zu stellen (wir berichteten). Ziel war es dabei, elektronisch empfangene Rechnungen auch papierlos weiterzubearbeiten, haushaltsrechtliche Vorgaben einzuhalten sowie digital zu archivieren.

Infoma newsystem für den digitalen Rechnungseingang

Die erforderlichen Leistungsmerkmale für die komplett papierlose Rechnungseingangsbearbeitung stellt der Infoma newsystem Rechnungsworkflow zur Verfügung. Dieser übernimmt laut Hersteller sämtliche Arbeitsschritte, die nach dem Posteingang der Rechnung bis zu ihrer Überweisung durchzuführen sind, aber auch die Bearbeitung aller notwendigen Arbeiten bei den Ausgangsrechnungen, um die Forderungen der Stadt zu verbuchen. Dirk During, Leiter der Kämmerei der Stadt Gießen, erläutert: „Wir sind seit 2006 Anwender von Infoma newsystem und haben uns für den integrierten Rechnungsworkflow von Axians Infoma entschieden, weil wir damit die papierlose Vorgangsbearbeitung umsetzen können. Insbesondere die Integration in das Finanzwesen bietet uns zahlreiche Vorteile, beispielweise bei der einheitlichen Nutzung von Finanzadressen oder Buchhaltungsparametern wie Sachkonten, Kostenstellen oder Kostenträgern. Zudem ermöglicht die Lösung die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in dem von uns bereits genutzten ZUGFeRD-Format.“

ePortal für den digitalen Rechnungsausgang

Die so genannte eFaktura-Lösung auf Basis des Infoma newsystem ePortals unterstützt die Mitarbeiter hingegen bei der digitalen Bearbeitung von Ausgangsrechnungen. Sie hilft nach Angaben von Axians Infoma dabei, Rechnungen und Gebührenbescheide prozessgestützt zu erstellen und direkt im Finanzwesen zu verarbeiten. Der Zugriff auf alle relevanten Daten des Finanzwesens biete auch hier entscheidende Vorteile bei der täglichen Rechnungsbearbeitung. Als nächste Schritte sollen über das ePortal weitere Prozesse, wie beispielsweise die Freigabe von Schnittstellen durch die Verantwortlichen im Fachamt oder die elektronische Erfassung und Freigabe von Aufträgen mithilfe der eBestellung, umgesetzt werden. Christopher Linke, Projektleiter Anforderungsmanagement bei Axians Infoma, sagt: „Das Besondere ist hier die ganzheitliche Betrachtung. Die Stadt Gießen geht in ihren Planungen weit über den Rechnungsworkflow hinaus. Das zeichnet das Projekt aus.“