StadeGesamtabschluss mit Plan

Den ersten konsolidierten Gesamtabschluss zu erstellen, ist ein komplexes und zeitlich herausforderndes Projekt. Dass das nicht ohne die tatkräftige Unterstützung der voll zu konsolidierenden Aufgabenträger, den Konzernmandanten, ging, war den Verantwortlichen der Hansestadt Stade schnell klar. Auch das formulierte Zeitfenster für die Fertigstellung des Erstabschlusses innerhalb eines Jahres verlangte ein hohes Maß an Planung, Organisation und strukturierter Vorgehensweise. In der Installation einer Konsolidierungsstelle zur Erstellung des Gesamtabschlusses 2012 und zur Wahrnehmung aller Koordinierungsaufgaben sahen die Niedersachsen einen erfolgversprechenden Weg, ihr Ziel plangemäß zu erreichen. Im Januar 2014 wurde mit den ersten Arbeiten gestartet. Das Zahlenwerk zum ersten Gesamtabschluss konnte bereits am Ende des selben Jahres fertiggestellt werden.

Vielfältige Funktionalitäten tragen zum Erfolg bei

Ausschlaggebend für das Gelingen dieses ehrgeizigen Plans war zum einen das Engagement der Mitwirkenden von Stadt, Beteiligungen und Software-Partnern. Zum anderen trugen die vielfältigen Funktionalitäten des ab Frühjahr 2014 eingesetzten Moduls Kommunaler Gesamtabschluss von Axians Infoma zum Ergebnis bei. „Als Anwender des doppischen newsystem-Verfahrens in der Kernverwaltung und zwei optimierten Regiebetrieben wollten wir die jährlichen Gesamtabschlüsse mit einer fachbasierten Konsolidierungssoftware erstellen und dabei insbesondere von dem vollständig integrierten Finanzwesen profitieren“, begründet Bianca Lütjen, Fachbereich Finanzen und Beteiligungen und Verantwortliche der Konsolidierungsstelle der Hansestadt Stade, die damalige Entscheidung.

Hilfestellung beim Mapping

Zu Beginn des Projekts lag zwar bereits eine Gesamtabschlussrichtlinie mit Verfahrensregelungen und Arbeitshilfen für einen – allerdings Excel-basierten – Gesamtabschluss vor. „Für die erfolgreiche Projektumsetzung war indes die fachliche und technische Unterstützung durch Axians Infoma ein wichtiger Erfolgsfaktor“, so Bianca Lütjen. Auf technischer Seite beinhaltete das die Einrichtung der systembedingten Mandanten und von Kontenschemata für Auswertungen wie Gesamtbilanz, Gesamtergebnisrechnung und konsolidierte Anlagen. Ebenso gehörten die Hilfestellung beim Mapping, interne und externe Datenimporte sowie das Einbuchen von Fristigkeiten und Eliminierungsbuchungen dazu. Als Teil der fachlichen Serviceleistungen entwickelte das Team von Axians Infoma gemeinsam mit der Konsolidierungsstelle der Stadt Stade zunächst einen Projektablaufplan. Zudem wurden die konzernrechnungslegungsbezogenen Prozessschritte festgelegt, darunter das Erarbeiten der Vermögens- und Ergebnisgliederungen und des örtlichen Positionenplans, das Erstellen des Summenabschlusses, die durchzuführenden Konsolidierungsmethoden und die Gesamtabschlussanlagen.

Gemeinsam Erstabschluss meistern

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor: Es ist gelungen, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Bianca Lütjen: „Aus Sicht der Konsolidierungsstelle war es für den Projektablauf und das Einhalten des formulierten Zeitziels enorm wichtig, den Konzernmandanten umfassende Hilfestellungen anzubieten und sie nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen. Denn nur gemeinsam mit den voll zu konsolidierenden Aufgabenträgern ist der Erstabschluss zu meistern.“ Daher hatte sie frühzeitig zu einer Informations- beziehungsweise Auftaktveranstaltung eingeladen, bei der wichtige Prozessschritte und Meilensteine im Projekt erörtert wurden. Auch danach stand die Konsolidierungsstelle den Konzernmandanten beratend zur Seite. Vor allem wurden von diesen nur die wirklich erforderlichen Zuarbeiten eingefordert, um dortige Personalressourcen nicht übermäßig zu beanspruchen.

Stade erreicht engagiertes Ziel

Ausgesprochen zufrieden mit dem Projektablauf, der Unterstützung der zu konsolidierenden Aufgabenträger und der Zusammenarbeit mit Axians Infoma zieht Bianca Lütjen ein positives Fazit: „Die Hansestadt Stade konnte ihr engagiertes Ziel, den konsolidierten Gesamtabschluss 2012 bis zum Jahresende 2014 zu erstellen, vollumfänglich einhalten. Wir haben nun erstmalig einen umfassenden Überblick über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Gesamtkonzerns.“ Trotz dieses zusätzlichen Informationsgewinns hat der Gesamtabschluss derzeit nur eine geringe Steuerungsrelevanz für das strategische und operative Kerngeschäft. „Die Informations- und Steuerungsbedürfnisse der Entscheidungsträger sind zwar da; diese kann der Gesamtabschluss aber erst dann befriedigen, wenn aktuellere Daten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Gesamtkonzerns vorliegen“, kommentiert Lütjen und hofft, dass sich der Steuerungsnutzen für Politik und Verwaltung mit zunehmender Aktualität der Gesamtabschlüsse erhöht.

Fachliche Beratung in Anspruch nehmen

Anderen Kommunen rät sie nach den Erfahrungen mit dem ersten Stader Gesamtabschluss bei einem größeren Vollkonsolidierungskreis zur Erstellung mithilfe einer Fachanwendung und nicht ausschließlich über Excel-Tools. Ebenso hilfreich sei es, fachliche Beratung vom Anbieter des Finanzwesens in Anspruch zu nehmen. Wenn dann noch ein klares Zeitziel besteht, die Prozessschritte der kommunalen Konzernrechnungslegung im Vorfeld ganzheitlich durchdacht und in einem Projektplan in Teilaufgaben aufgeteilt werden sowie die Konsolidierungsstelle mit entsprechendem Handlungs- und Entscheidungsrahmen ausgestattet wird, ist nach Überzeugung von Bianca Lütjen der Weg zur erfolgreichen Umsetzung des Gesamtabschlusses geebnet.