BalingenPapierlose Gremienarbeit

Seit Mitte 2017 wird die Gremienarbeit der Stadt Balingen papierlos abgewickelt. Wie die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) mitteilt, haben die 32 Ratsmitglieder jederzeit Zugriff auf alle Vorlagen. Dafür sei auf den für die digitale Gremienarbeit zur Verfügung gestellten Geräten die Mandatos-App von Anbieter Somacos installiert worden. Begonnen habe der Umstieg im Jahr 2014 mit der Einführung des Ratsinformationssystems iiru.Sitzungsmanagement bei der Balinger Stadtverwaltung. Die Lösung der Firma Somacos, auch unter dem Namen Session bekannt, unterstütze bei sämtlichen Aufgaben rund um den Sitzungsdienst. „Wir wollten sowohl unsere Arbeitsabläufe verbessern als auch die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten und das Genehmigungsverfahren im Workflow beschleunigen“, berichtet Hauptamtsleiter Markus Beilharz. „Weitere Ziele waren die Bereitstellung der Beratungsunterlagen für die Gremien und die schnelle Information der Bürgerinnen und Bürger über unsere Homepage.“ Nach der Einführungsphase des Sitzungsdiensts und der Umstellung auf den Echtbetrieb Anfang 2015 wurden laut KIRU im Verlauf des Jahres die Tablet-PCs für die Geschäftsstelle des Gemeinderats und dann für die Amtsleiter angeschafft. In einem weiteren Schritt erhielten zunächst die Gemeinderäte und dann die neun Ortsvorsteher in den Stadtteilen die Geräte. Außerdem wurde ihnen eine Schulung für die Arbeit mit der Mandatos-App angeboten. „Durch die Einführung der papierlosen Sitzungen sparen wir jährlich bis zu 6.570 Euro für Druck, Papier, Umschläge sowie Zustellung; und die Papierflut wird endlich eingedämmt“, sagt Hauptamtsleiter Beilharz.

Freiwilliger Umstieg

Für die Arbeit mit der Mandatos-App setzt Balingen Tablet-PCs ein. Wichtige Kriterien bei der Anschaffung der iPad Air 2 waren laut KIRU die stabile Funktion und Sicherheit, die leichte Bedienbarkeit und eine geringe Fehleranfälligkeit. Die Nutzung der Tablets wurde in einer entsprechenden Vereinbarung geregelt, die private Nutzung sei nicht erlaubt. Beilharz: „Der Umstieg auf die papierlose Gremienarbeit war für jedes einzelne Gremienmitglied absolut freiwillig. Wer keine elektronischen Unterlagen wollte, hätte auch künftig Papier bekommen.“
Bei der Balinger Stadtverwaltung werden jährlich zwischen 42 und 46 Sitzungen mit rund 270 Vorlagen bearbeitet. Der Sitzungsdienst sei zentral für den Gemeinderat und die beschließenden Ausschüsse geregelt. Auch für die meisten sonstigen Ausschüsse und Kommissionen sei der Sitzungsdienst bei der Geschäftsstelle Gemeinderat installiert. „Unsere Geschäftsstelle für den Gemeinderat hat 2,5 Beschäftigte, die den kompletten Sitzungsdienst für alle Gremien abwickeln“, erklärt Gabriele Sauter, Sachgebietsleiterin der Geschäftsstelle für den Gemeinderat. „Die einzelnen Fachämter erstellen die Vorlagen. Derzeit sind circa 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den notwendigen Berechtigungen im Sitzungsdienst angelegt.“ Für die neun Ortschaftsräte werden die Vorlagen von der Verwaltung im Sitzungsdienst erstellt, da sie laut KIRU nicht direkt an die Lösung angebunden sind. Alle Vorlagen, auf welche die Anwender über die Mandatos-App Zugriff haben, liegen zentral auf einem Server im Rechenzentrum. Sobald die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, sollen laut dem KIRU-Bericht auch die Stadtwerke an den Sitzungsdienst angeschlossen werden. Zu einem späteren Zeitpunkt könnten dann die großen Ortschaftsverwaltungen folgen.