E-RechnungUmsetzung meistern

Die Elektronifizierung des Rechnungsaustauschs ist endgültig bei der öffentlichen Verwaltung angekommen. Bei der praktischen Umsetzung gibt es aber einige Hürden zu meistern.
Am 1. Dezember 2016 verabschiedete der Bundestag das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungsgesetz). Ausgangspunkt hierfür war die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, die im Wesentlichen eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber vorsieht, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die einem bestimmten EU-Datenmodell entsprechen. Während die EU-Richtlinie lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den so genannten oberschwelligen Vergabebereich regelt, bezieht das
E-Rechnungsgesetz grundsätzlich alle Rechnungen (betragsunabhängig) in seinen Anwendungsbereich ein. Dazu konstatiert die E-Rechnungs-Verordnung – von definierten Ausnahmen abgesehen – auch für den Rechnungssteller eine Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen.
Da jedes Bundesland eigenständig für die Umsetzung der Richtlinie zu sorgen hat, kann es auf Länderebene durchaus zu Abweichungen im Vergleich zu den beschlossenen Vorschriften des Bundes kommen. Dies betrifft vor allem folgende Punkte: Beschränkung auf den oberschwelligen Bereich, Rechnungsformat, Pflicht zur Rechnungsstellung, Höhe der Bagatellgrenze und Übertragungswege.

Nationale Besonderheiten berücksichtigen

Ausgehend von den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt eine elektronische Rechnung eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Aussteller einer E-Rechnung darf entsprechend nur dann erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert wird, wenn sie der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm) sowie einer vorgegebenen Syntax (UN/CEFACT oder UBL) entspricht.
Die europäische Norm darf in den Mitgliedstaaten jedoch durch eine so genannte Core Invoice Usage Specification konkretisiert und ergänzt werden, sodass auch nationale und branchenspezifische Besonderheiten in der elektronischen Rechnung Berücksichtigung finden können. Als nationale Möglichkeit der Spezifizierung der CEN-Norm wurde der Rechnungsdatenaustausch-Standard XRechnung im Rahmen eines Steuerungsprojekts des IT-Planungsrats entwickelt und beschlossen. In diesem Zusammenhang veranstaltet der Verband elektronische Rechnung (VeR) seit Herbst 2017 mit der zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und dem Bundesministerium des Innern (BMI) ein umfangreiches Planspiel zur systematischen Erprobung der elektronischen Rechnungsstellung mit dem bevorzugten Standard XRechnung.

Vier Wege für die Übermittlung

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an Bundesbehörden ist zwingend die Nutzung eines Verwaltungsportals vorgeschrieben. Zur Unterstützung der Verwaltungen des Bundes wird flankierend eine zentrale Rechnungseingangsplattform auf Bundesebene entwickelt, die es Bundeseinrichtungen ermöglichen soll, den elektronischen Rechnungseingang zu bewältigen.
Für die eigentliche Übermittlung der elektronischen Rechnung stehen über eine spezifische Fachanwendung vier Einbringungsarten zur Verfügung: Einbringung mittels Web-Formular, durch Upload von Files, durch Web-Services, sowie per De-Mail oder E-Mail. Dabei bleibt insbesondere abzuwarten, welche Eingangskanäle die Bundesländer und deren Kommunen in ihren jeweiligen Umsetzungsgesetzen vorsehen werden.
Unabhängig von den haushaltsrechtlichen Grundlagen sind für öffentliche Auftraggeber, die eine Steuerpflicht begründen, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ausschlaggebend. Entsprechend sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen auch in dieser Form zu speichern und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in gedruckter Form vorgehalten werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Dazu ist der XRechnungs-Prozess in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen und muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich der formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Unter einer Verfahrensdokumentation verstehen die GoBD die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, bei elektronischen Dokumenten etwa von der Entstehung der Informationen über deren Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis hin zur Reproduktion. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften und damit die in den GoBD spezifizierten Anforderungen beachtet werden.

Umsetzung frühzeitig planen

Die Einführung der XRechnung eröffnet der Verwaltung die Möglichkeit, von den Vorzügen des elektronischen Rechnungsaustauschs zu profitieren. Das belegen nicht zuletzt die Erfahrungen in anderen Ländern der Europäischen Union. Allerdings erfordert die Richtlinie 2014/55/EU vonseiten der öffentlichen Auftraggeber eine frühzeitige Projektplanung und -umsetzung. Daher empfiehlt sich zunächst die Erarbeitung der (rechtlichen) Rahmenbedingungen sowie die anschließende Aufnahme der Ist-Prozesse. Ausgehend von den aktuellen Prozessen kann die Soll-Situation abgeleitet werden. Auf dieser Basis lässt sich dann eine individuelle Umsetzungsstrategie erarbeiten sowie ein Fachkonzept entwickeln. Aus steuerlicher Perspektive ist schließlich die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation Pflicht.

E-Rechnungs-Gipfel fördert den Wissensaustausch

Diesen Anforderungen entsprechend besteht ein großer Informationsbedarf rund um das Thema E-Rechnung. Als eine Leitveranstaltung fördert der E-Rechnungs-Gipfel (15. bis 16. Mai 2018, Bonn) den Erfahrungs- und Wissensaustausch in und zwischen der öffentlichen Verwaltung sowie der Privatwirtschaft. Das Bundesministerium des Innern und der Verband elektronische Rechnung führen inhaltlich durch diese deutschsprachige Tagung. Im Fokus stehen Lösungen für eine reibungslose Einführung sowie Praxiserfahrungen mit der E-Rechnung.
Als Hilfestellung für die praktische Umsetzung wird auf den Leitfaden zur Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung verwiesen. Dieser kann kostenfrei im Internet bezogen werden.