Kreis VechtaGebäude-Management mit newsystem

Für das Management seiner Liegenschaften und Gebäude setzt der niedersächsische Kreis Vechta auf das Liegenschafts- und Gebäude-Management-System Infoma newsystem. Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mitteilt, unterhält die Verwaltung 31 kreiseigene Gebäude. Vor drei Jahren habe man sich für die Software von Axians Infoma entschieden. Als erstes sei damit der Gebäudebestand erfasst worden, um ab dem zweiten Halbjahr 2015 das Maßnahmen-Management abzubilden. Dabei konnte der Landkreis auf die Integrationsanbindung zur Finanzwesen-Lösung KDO doppik&more auf Basis von SAP setzen. „Über die Schnittstelle werden voll automatisiert und nächtlich die Stammdaten wie zum Beispiel Geschäftspartner, Sachkonten und Kostenstellen zwischen SAP und dem Gebäude-Management abgeglichen“, sagt Sebastian Plump, zentraler Ansprechpartner für das Programm in der Gebäudewirtschaft des Landkreises. „Außerdem erhalten wir aus SAP die Haushalts-Budgets. So liegen uns dann alle erforderlichen Informationen vor, um die einzelnen Maßnahmen im notwendigen Detaillierungsgrad zu budgetieren, Aufträge zu erteilen und die gesamte Rechnungsabwicklung im Maßnahmen-Management vorzunehmen.“ Die Rechnungen werden laut Plump dann zur Zahlbarmachung wieder an SAP übergeben. „Doppelte Stammdatenerfassungen sowie Differenzen zwischen den Systemen können so weitestgehend vermieden werden. Dafür ist es aber notwendig, Zuständigkeiten klar zu regeln und Prozesse zu installieren. Es kann eine Weile dauern, bis alles sauber ineinandergreift.“

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Wie die KDO mitteilt, denkt Vechta jetzt an weitere Einsatzmöglichkeiten des Liegenschafts- und Gebäude-Managements, etwa für die Projektkostenkontrolle. KDO-Fachberater Dirk Jürgens erklärt: „Dieses Modul unterstützt Kommunen insbesondere bei großen Investitionsmaßnahmen, die über mehrere Haushaltsjahre laufen und sehr häufig auch förderfähig sind. Diese Maßnahmen können dann von der Planung über den Projektbeschluss, die Bauausführungsphase und Abrechnung bis hin zur Erstellung des Verwendungsnachweises vollständig in der Software abgebildet werden.“ Auch die kommunale Betreiberverantwortung ist laut KDO für den Landkreis ein wichtiges Thema, das es in Zukunft mittels Software zu managen gilt. „Als Eigentümer und Betreiber der Immobilien sind wir dazu verpflichtet, nachweis- und kontrollpflichtige Tätigkeiten und Aufgaben an den Gebäuden und technischen Anlagen durchzuführen und zu dokumentieren“, erläutert Petra Ahlers, Leiterin der Zentralen Gebäudewirtschaft beim Kreis. „Mit dem Modul Instandhaltung, Wartung und Prüfung könnten wir den Einsatz unserer Software im kommunalen Liegenschafts- und Gebäude-Management ideal erweitern.“ Mit dem Modul wird laut KDO der Prozess zur Erledigung und Dokumentation von nachweis- und kontrollpflichtigen Tätigkeiten komplett in einer Software abgebildet. So können beispielsweise anstehende Aufgaben mit Terminen und Zuständigkeiten je Gebäude und technischer Anlage erfasst und dokumentiert werden. Das könne so weit gehen, dass eigene Haustechniker oder Hausmeister die Aufgaben vor Ort auf einem Mobilgerät via App angezeigt bekommen. Nach Durchführung und Bestätigung der Tätigkeit in der App erfolge mittels Datensynchronisation automatisch eine entsprechende Rückmeldung an das System.