PaderbornIntelligent informieren

Ob Bebauungspläne, Abgabesatzungen oder Ausschreibungen und Beschlüsse: Für die Veröffentlichung wichtiger Bekanntmachungen ist das Amtsblatt der Stadt Paderborn ein bedeutendes Kommunikationsmittel. Mit der Software ABI.NET hat sich die nordrhein-westfälische Kommune nun für eine Lösung entschieden, die dem transparenten Charakter der Öffentlichkeitsarbeit Paderborns entspricht. Das vom Bielefelder Unternehmen Sternberg entwickelte System überzeugte die Stadt durch die modernen Bearbeitungsmöglichkeiten und übertrifft das bislang eingesetzte Lotus-Notes-System in vielen Punkten. „Wir haben mit ABI.NET eine Software entwickelt, mit der die Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung der Amtsblätter ganz einfach über MS Word erledigt werden kann“, sagt Jan-Christopher Reuscher, Mitglied der Sternberg-Geschäftsleitung. „Eine vergleichbare Software existiert aktuell im deutschsprachigen Raum nicht.“
Seit der Umstellung auf das neue System können in Paderborn alle von den Fachämtern in digitaler Form erstellten Bekanntmachungen automatisch verarbeitet und online veröffentlicht werden. Mit ABI.NET werden Dokumente dezentral in einem speziellen Word-Formular erfasst und per Drag and Drop in das System übernommen. Anschließend wird das gewünschte Erscheinungsdatum eingetragen. Dank ABI.NET kann so ein medien­bruchfreier digitaler Workflow erstellt werden – von der Bearbeitung der Bekanntmachung bis hin zur Veröffentlichung des aktuellen Amtsblatts im Internet.

Sitzungsdienst als Software-Basis

Tageszeitungen werden ebenso wie interessierte Bürger per Newsletter über eine neue Ausgabe des Amtsblatts informiert. Der Verteiler kann jedes Mal aufs Neue angepasst werden. Auf diese Weise finden Einladungen zu den Ratssitzungen, Beschlüsse zu Bebauungsplanverfahren und Straßenbenennungen digital und intuitiv ihren Weg in das Amtsblatt. „Insbesondere die Recherche älterer Versionen im digitalen Archiv ist problemlos möglich“, betont Sternberg-Projektleiter Tobias Epp. „Über die Suchfunktion können alle Dokumente nach Schlagworten gefiltert werden.“ Zudem wünschte sich die Stadt Paderborn, dass auch das Rechtsamt bei der Erstellung der Bekanntmachungen aktiv mitarbeiten kann. „Dies ist über einen gemeinsamen Workflow nun ebenfalls problemlos möglich“, erklärt Epp.
Damit der Übergang möglichst reibungslos vollzogen werden konnte, wurde die alte Lotus-Notes-Lösung schrittweise durch ABI.NET ersetzt. Basis der Software ist der digitale Sitzungsdienst SD.NET, ebenfalls aus dem Hause Sternberg. SD.NET bietet zahlreiche Funktionen von der Sitzungsvor- und -nachbereitung über die Abrechnung der Sitzungsgelder bis hin zur Veröffentlichung der Vorlagen und Beschlüsse im Internet und Intranet. Durch den modularen Aufbau kann die Software bedarfsgerecht eingesetzt werden. „ABI.NET und SD.NET können einander ergänzen, funktionieren aber unabhängig voneinander“, erklärt Tobias Epp. „Sicher wird ABI.NET schon bald viele weitere Städte, Kreise und Gemeinden bei der Bearbeitung und Veröffentlichung ihrer Amtsblätter unterstützen.“