Freitag, 22. November 2024

Formular-ManagementMedienbruchfreie Prozesse

[12.07.2019] GovConnect hat sich zum Ziel gesetzt, Kommunen durchgängige Konzepte von der Antragstellung über die Datenübernahme ins Fachverfahren bis hin zum internen Geschäftsbetrieb anzubieten. Für das Antragsmanagement ist nun Form-Solutions mit an Bord.
Form-Solutions und GovConnect kooperieren.

Form-Solutions und GovConnect kooperieren.

v.l.: von Form-Solutions: Olaf Rohstock, geschäftsführender Leiter Marketing und Vertrieb; Werner Austermann, Key-Account-Manager und Vertrieb Niedersachsen und NRW. Von GovConnect: Sebastian Plog, Produkt-Management und Vertrieb; Torsten Sander, Geschäf

(Bildquelle: Form-Solutions)

Das Unternehmen GovConnect mit Sitz in Hannover ist ein Zusammenschluss der vier niedersächsischen kommunalen IT-Dienstleister HannIT (Hannover), ITEBO (Osnabrück, Braunschweig), KDG (Göttingen) und KDO (Oldenburg). Es bietet seinen Kunden Lösungen für effiziente und moderne Geschäftsprozesse auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung 2.0 an.
Das Ziel ist die Umsetzung durchgängiger Konzepte von der Antragstellung durch den Bürger über die Datenübernahme ins Fachverfahren bis hin zum internen Geschäftsbetrieb einer Verwaltung auf Sachbearbeiterebene. Aktuelle Anforderungen von Bund und Ländern an Technik und Inhalte werden dabei berücksichtigt. Dazu gehören beispielsweise der Portalverbund, das Onlinezugangsgesetz (OZG), die Anbindungen an Servicekonten und E-Payment.
In diesem Zusammenhang hat GovConnect entschieden, das Unternehmen Form-Solutions als Systemhaus, Verlag und Partner für modernes Antragsmanagement einer durchgängigen E-Government-Architektur vertraglich an Bord zu holen.

KI unterstützt beim Ausfüllen

Form-Solutions mit Sitz in Karlsruhe ist mit circa 2.200 kommunalen Kunden einer der bundesweit führenden Anbieter im Bereich Formular-Server-Technologie und Antragsmanagement. Das Unternehmen setzt innerhalb des Antragsmanagements auf intelligente Ausfüllassistenten im HTML5-Format, die über 1.400 Verwaltungsdienstleistungen nicht nur online abbilden, sondern über künstliche Intelligenz den Bürgern auch beim Ausfüllen behilflich sind. Durch gezielte Fragestellungen findet das System heraus, welche Angaben der Nutzer in seiner individuellen Situation machen muss. Unnötige Fragen entfallen, der Antragsprozess verkürzt sich und die Datenqualität steigt.
Mit medienbruchfreien Antragsprozessen durch die Anbindung von Drittsystemen geht erfolgreiches E-Government einen Schritt weiter als Online-Anträge, E-Payment und elektronische Authentifizierung. Die offene Form-Solutions-Schnittstellenarchitektur ermöglicht eine tiefe und homogene Integration des Formular-Servers in jegliche Richtung und fügt sich somit nahtlos in die Produktarchitektur von GovConnect ein.

Antragsmanagement 4.0

Das zentrale Daten-Management der Server-Technologie ermöglicht Datenanfragen und Übergaben vor, während und nach der Antragstellung. Ein Beispiel für den Vorgang vor der Antragstellung ist die Authentifizierung gegenüber einem Servicekonto über den elektronischen Personalausweis. Während des Prozesses kann die Bereitstellung von Informationen aus einem Fachverfahren im Antrag und/oder die Einbindung von Online-Bezahlsystemen erfolgen. Die Übergabe der Antragsdaten an weiterverarbeitende Drittsysteme, zum Beispiel an ein Fachverfahren, ist ein Beispiel für den Vorgang nach der Antragstellung.
Mit dem Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions ergänzt GovConnect sein modulares Systemangebot um eine entscheidende Online-Komponente, um auch den Anforderungen des OZG gerecht zu werden. Die rechtssicher gepflegte Verlagsbibliothek mit ihren integrierten Schnittstellenfunktionen ermöglicht eine rasche Umstellung von bisher eingesetzten PDF-Formularen auf moderne, HTML5-basierte Antragsassistenten. Datenbasis für die OZG-Umsetzung wird künftig die FIM-Datenbank (Föderales Informations-Management) als bundesweiter Verzeichnisdienst, der Informationen und technische Beschreibungen zu jedem Formularfeld der in Deutschland benötigten Antragsformulare enthält. Diese Datenbank befindet sich derzeit im Aufbau und wird Grundlage der Online-Formulare, sobald sie verfügbar ist.

Baustein für den Datentransport

Um den Anforderungen des OZG zu entsprechen, bietet GovConnect mit der Lösung pmOnline einen Baukasten für individuelles E-Government in der kommunalen Verwaltung an. Neben dem Onlinezugangsgesetz spielt auch der von der Bundesregierung beschlossene Aufbau eines Portalverbunds für Bund, Länder und Kommunen eine wichtige Rolle. Mit pmOnline können Online-Anträge elektronisch bezahlt werden, über die ITEBO-Komponente OpenR@thaus können die Portalarchitektur und die elektronische Authentifizierung für Bürger eingebunden werden. Die Anbindung weiterer Drittsysteme ermöglicht medienbruchfreie Antragsprozesse.
Dabei ist der GovConnect-Verbund der niedersächsischen Rechenzentren von entscheidender Bedeutung für die Kommunen, die ihre Fachanwendungen dort hosten. Die Rechenzentren müssen den Datenanbindungswünschen ihrer Mandanten, Kunden und Gesellschafter zustimmen und unter Berücksichtigung sämtlicher Sicherheitsanforderungen einrichten. Auch dafür liefert Form-Solutions mit dem Secure-Connector einen wichtigen Baustein für den Datentransport, der ebenso in der iKfz-III-Lösung zur Anbindung an das Kraftfahrt-Bundesamt zum Einsatz kommt.
Die offene Form-Solutions-Schnittstellenarchitektur fügt sich als pmOnline-Modul Formular-Server nahtlos in die Produktarchitektur von GovConnect ein.
Neben dem kompletten Antragsportfolio bietet der Verbund als Teil des E-Government-Baukastens Auskopplungen einzelner Online-Anträge aus der Form-Solutions-Bibliothek inklusive Fachverfahrensanbindungen und Online-Bezahlsystemen an.

Werner Austermann ist Key-Account-Manager bei der Form-Solutions GmbH und für den Vertrieb in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen zuständig.




Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: Dokumenten-Management

d.velop: Beteiligung an optiGov

[17.10.2024] Mit der Beteiligung an der Firma optiGov kann das Unternehmen d.velop künftig eine ganzheitliche Digitalisierungslösung anbieten – von der Authentifizierung über die interne Abwicklung in den Fachbereichen bis hin zur rechtlich konformen Zustellung von Dokumenten. mehr...

Leichlingen: Umstieg auf die E-Akte

[09.10.2024] Die Einführung der elektronischen Aktenführung sowie die fortschreitende Digitalisierung von Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice stehen im Fokus der aktuellen E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen. mehr...

3D-Outlines eines Briefumschlages mit @-Zeichen, dargestellt vor einem blauen Hintergrund.

Lecos: E-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig

[09.10.2024] Mit der Einführung eines zentralen E-Mail-Archivs unterstützt IT-Dienstleister Lecos die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig dabei, ihre Postfächer effizient zu organisieren. E-Mails, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch archiviert, um das System zu entlasten. Die Lösung verspricht mehr Sicherheit, und die Mitarbeitenden sparen Zeit. mehr...

bericht

Bremerhaven: Ganz oder gar nicht

[26.09.2024] Das Projekt zur Umsetzung einer vollständig medienbruchfreien elektronischen Rechnungsbearbeitung hat sich in Bremerhaven als Erfolgsgeschichte erwiesen. Mittlerweile wurden alle 87 Organisationseinheiten der Stadt an die E-Rechnung angeschlossen. mehr...

Barsbüttel beschleunigt die digitale Transformation.
bericht

Barsbüttel: Mit System zur E-Akte

[25.09.2024] Wie auch kleine Gemeinden in Rekordzeit die E-Akte einführen können, macht Barsbüttel vor. Eine leistungsstarke, vielseitige Lösung, regelmäßige Schulungen und der Austausch mit anderen Anwendern gehören zum Erfolgsrezept. mehr...

Die E-Akte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung.
bericht

E-Akte: Mit Plattform vernetzt

[11.09.2024] Der IT-Dienstleister ekom21 hat die E-Akte und die Digitalisierungsplattform civento vernetzt. Ende 2023 wurden bei ersten Kunden civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage vollständig digitalisiert. mehr...

Die Langzeitaufbewahrungslösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon wurde vom BSI nach TR-ESOR 1.3 zertifiziert.

procilon: BSI-Zertifikat für den Archiv-Manager

[09.09.2024] Bei der elektronischen Speicherung von Dokumenten sind Unternehmen und Institutionen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Die BSI-Richtlinie TR-ESOR will zur Beweiswerterhaltung solcher Dokumente beitragen. Die Lösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon erhält nun als erste Lösung das BSI-Zertifikat in der aktuellen Version 3.1. mehr...

Bremen: Posteingang wird digital erfasst

[03.09.2024] Mit der Einführung einer Software für das Falleingangsmanagement will das Bremer Amt für Soziale Dienste sicherstellen, dass eingehende Anträge künftig zentral erfasst werden. Bei einer Überprüfung waren zuvor mehrere hundert Schriftstücke im Datenmüll gefunden worden, die noch nicht hätten entsorgt werden dürfen. mehr...

Bei der Hamburger Verwaltung eingehende Papierpost wird künftig digitalisiert.

Hamburg: Papierpost wird digital

[27.08.2024] Hamburg führt eine elektronische Posteingangsbearbeitung ein. Diese sorgt dafür, dass eingehende Papierpost vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, rasch an die richtigen Stellen kommt und dort zügig bearbeitet werden kann. Das Verfahren ergänzt die bereits etablierte E-Akte. mehr...

Im Odenwald gehen vier Kommunen die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam an.

Hessen: Interkommunale Zusammenarbeit im Odenwald

[25.07.2024] Die vier Kommunen Erbach, Michelstadt, Oberzent und Brombachtal gehen den Weg von einem papierbasierten Verwaltungsmodell hin zu einer digital agierenden Verwaltungsorganisation gemeinsam. Die Zusammenarbeit bewährt sich – und wird vom Land Hessen gefördert. mehr...

Akten der Stuttgarter Ausländerbehörde werden digitalisiert.

Stuttgart: Ausländerbehörde stellt auf E‐Akte um

[16.07.2024] Die Ausländerbehörde in Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Der Gemeinderat hat nun die Mittel zur Finanzierung des Projekts beschlossen. Rund 1,6 Millionen Euro werden für die Digitalisierung der Akten veranschlagt. mehr...

Lorenz Orga/ekom21: Wirksames Akten-Management

[20.06.2024] Die Unternehmen Lorenz Orga-Systeme und ekom21 haben ihr Produktportfolio vernetzt: Die elektronische Akte von Lorenz Orga-Systeme wurde Teil von civento, der Digitalisierungsplattform der hessischen Kommunen. Damit wird ein wirksames Akten-Management möglich. mehr...

regisafe: Umfassendes Update

[08.05.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...

Die Integration generativer KI erweitert das Anwendungsspektrum einer intelligenten Such-Software.

Generative KI: Wenn die E-Akte auf Fragen antwortet

[08.05.2024] Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten, gleichzeitig erwarten die Bürger immer schnellere Services. Intelligente Such-Software hilft den Behörden dabei, diesen Spagat zu meistern. Noch mehr Möglichkeiten bietet die Integration generativer KI. mehr...

Sagen der Arbeit im Aktenarchiv ade: Elena Taboada

Ehringshausen: E-Akte optimiert Arbeitsgrundlage

[02.05.2024] Binnen drei Monaten konnte die Gemeinde Ehringshausen alle ihre Bauakten in die elektronische Akte transferieren. Da die bisherigen Daten der Papierakten um Metadaten aus dem Geo-Informationssystem ergänzt wurden, fand mit der Digitalisierung auch eine qualitative Aufwertung statt. mehr...