E-ProcurementShoppen im KoKa BW

Digitalisierung, Wirtschaftlichkeit und Vergabekonformität: Das sind die Zielstellungen für den Einkauf in Kommunalverwaltungen. Die Praxis sieht oft anders aus. Mitarbeiter in Rathäusern, Kindergärten, Bauhöfen oder anderen Organisationseinheiten recherchieren situativ und bestellen eigenständig ihren Bedarf am Markt. Das ist zeitintensiv und geht zulasten des eigentlichen Kerngeschäfts des jeweiligen Angestellten. Wertvolle Bündelungseffekte sowie die damit verbundenen Preisvorteile gehen verloren. An dieser Stelle setzt das Kommunale Kaufhaus Baden-Württemberg (KoKa BW) an und bietet eine Lösung für den effizienten, wirtschaftlichen sowie vergabekonformen Einkauf in der Verwaltung. Seit September 2020 können die baden-württembergischen Städte, Gemeinden, Landkreise und ihre kommunalen Einrichtungen über diese Plattform ihren Einkauf digital steuern. Autorisierte Besteller melden sich dazu im Kommunalen Kaufhaus an, dann stehen ihnen dort aktuell 21 Kataloge mit einer Vielzahl an Sortimenten zur Verfügung. Sie umfassen nicht nur die üblichen verwaltungsspezifischen Verbrauchsartikel wie Papier, Toner oder IT-Kleinbedarf. Auch Schulen, Kindergärten, Kindertagesstätten sowie Eigengesellschaften und Zweckverbände können ihren Bedarf über das KoKa BW decken.

Modell aus Rheinland-Pfalz

Bestellungen, Reklamationen und Artikelanfragen werden per Mausklick getätigt und über die Plattform automatisch an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet. Monitoring- und Steuerungsmöglichkeiten schaffen für alle KoKa-Mitglieder Transparenz. So ist beispielsweise auf einen Blick ersichtlich, welche Produkte in welcher Menge auf welcher Kostenstelle zu verbuchen waren. Beim KoKa BW handelt es sich um ein in Rheinland-Pfalz bereits seit dem Jahr 2016 bewährtes Modell, das nun auf Baden-Württemberg adaptiert wurde. Mit der Kommunalberatung Rheinland-Pfalz – dem rheinland-pfälzischen Pendant zur Gt-service Dienstleistungsgesellschaft des Gemeindetags Baden-Württemberg – konnte ein verlässlicher und fachkundiger Vertragspartner gefunden werden, um das bereits erprobte Muster der Verknüpfung von Digitalisierung und Einkaufsprozessen zu übertragen. Für die Technologie, deren Weiterentwicklung und Services steht das Unternehmen TEK-Service zur Verfügung.

KoKa lebt vom Mitmachen

In der Anfangsphase kann das KoKa BW auf das Sortiment des Kommunalen Kaufhauses Rheinland-Pfalz (KOKA RLP) zurückgreifen. Dies ermöglicht Gt-service, sodass schon bei der Einführung des KoKa BW mehrere tausend Artikel über den Shop beschafft werden können. Letztlich wird das Sortiment vom Bedarf der Kommunen bestimmt: Steht ein spezielles Produkt nicht zur Verfügung, so starten Besteller über den Shop Artikelanfragen, die direkt bearbeitet und an den betreffenden Lieferanten weitergeleitet werden. Das Kommunale Kaufhaus lebt also vom Mitmachen. Je mehr Artikel über den Shop bestellt werden, desto aussagekräftiger sind die Daten für eine spätere Ausschreibung. Und das wirkt sich erfahrungsgemäß auch auf den Preis der einzelnen Produkte aus.
Kommunen, die ihre Einkaufsprozesse über das Kommunale Kaufhaus digitalisieren möchten, können sich per E-Mail an Gt-service wenden: koka@gtservice-bw.de.