Kreis BorkenDigitale Aktenführung beim Jobcenter

Das vom Kreis und den Städten und Gemeinden getragene Jobcenter im Kreis Borken will im Jahr 2021 schrittweise auf die digitale Aktenführung (E-Sozialakte) sowie den digitalisierten Posteingang und -ausgang umstellen. Damit würden Papierakten bei rund 280 Mitarbeitern der Vergangenheit angehören. Wie der nordrhein-westfälische Kreis mitteilt, sollen postalisch eingehende Unterlagen durch einen zentralen Dienstleister gescannt und elektronisch bereitgestellt werden. Die Umstellung soll sich positiv auf die rund 7.000 SGB-II-Bedarfsgemeinschaften auswirken, denn der Service könne sich dadurch „deutlich verbessern“, wie es in einer Mitteilung der Kommune heißt. Die erforderlichen Schritte werden bereits seit Anfang 2019 geplant und schrittweise durchgeführt.
Zunächst werden die bestehenden Akten gescannt und in eine Software integriert. Anschließend seien die E-Sozialakten jederzeit online verfügbar, sodass Auskünfte künftig schneller gegeben werden können. Bürger sollen dann in der Regel keine Originalunterlagen mehr einreichen, sondern Kopien. Auch für die Verwaltung ergeben sich positive Aspekte: Da eingereichte Unterlagen nach einer kurzen Aufbewahrungsfrist vernichtet und Postausgänge digital an einen Druck- und Versanddienstleister übergeben werden, werde die alltägliche Papierflut kleiner. Auch werde die zum Teil schwierige Raumsituation, die sich in fehlenden Bürokapazitäten begründet, entspannt. Zudem entstehen durch die E-Sozialakte neue Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung. Die digitale Akte ist dabei laut Kreisangaben nur ein erster Schritt und die Basis für weitere Online-Angebote.
Die Umstellung auf die digitale Aktenführung soll an den Standorten nach und nach erfolgen. Die Stadt Borken und das Jobcenter der Stadt Rhede machen bereits im März den Anfang. Nach erfolgreicher Umstellung des Jobcenters sollen auch die weiteren Abteilungen der Fachbereiche Soziales der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung an die E-Sozialakte angebunden werden.