Penzlin / PfedelbachRessourcen schonen

Eine moderne Bildungspolitik, die Konsolidierung des Haushalts und das Einsparen wichtiger Ressourcen für eine nachhaltigere Stadtentwicklung: Drei Herausforderungen, die mehr als 70 Prozent der deutschen Gemeinden beschäftigen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie der Wirtschaftsberatung PricewaterhouseCoopers. Um diese und weitere Probleme zu lösen, möchten 85 Prozent der befragten Gemeinden künftig vermehrt in die Digitalisierung investieren. Ein Trend, der durch die Corona-Pandemie noch verstärkt wird. Viele deutsche Kommunen haben bei der Digitalisierung noch Nachholbedarf, andere sind schon weiter.

Effizienz steigern

Die Stadt Penzlin in Mecklenburg-Vorpommern und die Gemeinde Pfedelbach in Baden-Württemberg sind nur zwei Beispiele für Kommunen, die mithilfe der Lösung Workflow+ der Bielefelder Firma Sternberg ihr Sitzungsmanagement digitalisiert haben und so die Effizienz der Verwaltung steigern konnten. Positive Erfahrungen, die sie gerade in diesen Zeiten gerne mit anderen Gemeinden teilen.
Mit Workflow+ bietet das Unternehmen eine Lösung für das digitale Sitzungsmanagement, die allein im Jahr 2020 von mehr als 80 Städten, Gemeinden, Vereinen und Verbänden eingeführt wurde. Dahinter verbirgt sich ein Modul, das auf der Basis des digitalen Gremieninformationssystems SD.NET entwickelt wurde. Die Lösung stellt den jeweiligen Interessengruppen alle für sie relevante aktuellen Informationen aus dem Sitzungsdienst öffentlich oder in einem geschützten Bereich zur Verfügung.

Großer Schritt

Mehr als 24.000 Anwender nutzen SD.NET bereits und sind damit einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen. Mit dem Modul Workflow+ können sie diesen Weg nun konsequent fortsetzen. „Workflow+ bietet den Anwendern viele weitere Funktionen“, erklärt Jan-Christopher Reuscher, einer der Geschäftsführer des Unternehmens Sternberg. „Auch Mandatsträger, die keinen Zugriff auf den internen Sitzungsdienst haben, können nun in den Workflow eingebunden werden.“ Aufgaben und Dokumente stehen den jeweiligen Teilnehmern in einem geschützten Bereich zur Verfügung. „Diese Aufgaben können auf Wunsch über den Browser und ein personalisiertes Menü angezeigt und bearbeitet werden. Das ist intuitiv und steigert zugleich die Effizienz der Verwaltung“, berichtet Reuscher.

Positives Fazit

Eine Einschätzung, die Marie Czerwinski von der Stadt Penzlin bestätigt. Die Stadt ist Sitz der Verwaltung des Amtes Penzliner Land, dem drei weitere Gemeinden angehören. Czerwinski, Sachbearbeiterin für Personal, EDV, Organisation und Digitalisierung, hat die Einführung des Workflow+ begleitet und zieht insgesamt ein positives Fazit. „Die Zusammenarbeit zwischen dem nicht direkt vor Ort anwesenden Bürgermeister und der Verwaltung ist seit der Einführung erheblich optimiert worden“, sagt Czerwinski. „Durch das Modul können wir schnell auf Änderungen – etwa in der Tagesordnung – reagieren und sind so wesentlich agiler aufgestellt.“ Workflow+ war damit ein wichtiger Baustein für das digitale Fundament der Gemeindeverwaltung in Penzlin. „Und genau dieses digitale Fundament wird für die Gemeinden immer wichtiger“, betont Jan-Christopher Reuscher.

Hohe Nachfrage

Zwischen 2016 und 2019 – also kurz bevor das Corona-Virus weltweit Wirtschaft und Gesellschaft nachhaltig veränderte – wurde das Modul Workflow+ an rund 70 Kunden verkauft. „Allein im vergangenen Jahr haben wir dann mehr als 80 Module verkauft“, berichtet der Sternberg-Geschäftsführer. „Und auch 2021 ist die Nachfrage nach dem Modul unverändert hoch.“ Ein Grund dafür ist, dass Bundesländer, in denen etwa digitale Umlaufbeschlüsse bisher nicht erlaubt waren, nun den Einsatz virtueller Sitzungen ermöglichen. Beispiele sind Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg. Letzteres freut auch Torsten Kunkel, den Bürgermeister der Gemeinde Pfedelbach. Er erklärt: „Mit dem Modul Workflow+ können wir den Geschäftsbetrieb während der Pandemie aufrechterhalten. Auch Beschlüsse des Gemeinderats im Umlaufverfahren sind so unkompliziert möglich.“

Individuell angepasst

Obwohl das Modul individuell an die Anforderungen der jeweiligen Gemeinde angepasst wird, bietet es Vorteile, die allen Nutzern zugutekommen. Denn neben einer agileren Arbeitsweise, der Möglichkeit, mobil auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können und einem intuitiven Handling, schützt das Modul auch wichtige Ressourcen. „Wenn bisher analoge Prozesse nun digital abgebildet werden, schont das die Finanzen und die Umwelt“, betont Reuscher. Allein der geringere Papierverbrauch mache sich bereits wenige Wochen nach Einführung des Workflow+ bemerkbar. Da das Modul auf der Basis von SD.NET läuft, sind auch bisher alltägliche Aspekte wie der Gang ins Archiv oder das Ausdrucken relevanter Dokumente größtenteils überflüssig. Das Ergebnis: Die Verwaltung insgesamt wird schlanker und effizienter.

Zeit sparen

„Vor der Umstellung auf das digitale Sitzungsmanagement verbrachten die verantwortlichen Sachbearbeiter teilweise mehrere Stunden vor dem Kopierer und mit dem Ordnen der Dokumente“, berichtet Marie Czerwinski. „Außerdem wurden Vorlagen oft erst nach dem Versand der gesamten Unterlagen fertiggestellt, sodass diese als Tischvorlagen in die Sitzung eingebracht werden mussten.“ Zeitintensive Tätigkeiten, die in Penzlin und Pfedelbach nun der Vergangenheit angehören.