VechtaGebäude-Management überzeugt

Seit Anfang 2021 setzt die Stadt Vechta im Gebäude-Management auf die Lösung von Infoma newsystem in Verbindung mit der Software KDO-doppik&more auf SAP-Basis. Nach der Projektphase im Jahr 2020 und den ersten Monate im Produktbetrieb zog die niedersächsische Stadt nun ein positives Zwischenfazit. Darüber berichtet die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) auf ihrer Website. „Wir bewirtschaften, unterhalten und investieren bei uns in Vechta auf insgesamt 50 Liegenschaften mit 62 Gebäuden und 140 Geschossen“, sagt Marius Kirchhoff, Projektleiter und stellvertretender Fachdienstleiter im Gebäude-Management der Stadt. „Dabei bewegen wir jährlich ein Budgetvolumen von über sieben Millionen Euro. Mit den bisherigen Bordmitteln war ein effektives und kostentransparentes Gebäude-Management nur noch bedingt möglich. Wir haben uns daher für die Einführung des Liegenschafts- und Gebäude-Managements von Infoma newsystem entschieden.“ Den Mitarbeitern im Fachdienst stehe somit ein modernes Instrument mit intuitiver Bedienung zur Verfügung, um die vielfältigen Aufgaben und komplexen Projekte jederzeit im Blick zu behalten. Im Juni bildete das Maßnahmen-Management laut dem KDO-Bericht bereits 60 Maßnahmen ab, sowohl im Bereich der laufenden Gebäudeunterhaltung als auch bei Investitionen und mehrjährigen Bauprojekten. „An dieser Schnittstelle zwischen Gebäudewirtschaft und dem Haushaltsplan wird auch die Integrationsanbindung an KDO-doppik&more relevant“, erklärt Projektleiter Kirchhoff. „So beziehen wir unter anderem die Budgetwerte der Haushaltsmittel aus dem führenden Finanzwesen auf SAP-Basis. Hinzu kommen weitere kaufmännische Stammdaten wie zum Beispiel Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger oder die Geschäftspartnerdaten, beispielsweise von Lieferanten.“

Weitere Module im Blick

Von der Auftragserteilung über Abschlagsrechnungen bis hin zur Schlussrechnung werden in Vechta nun alle kaufmännischen Daten auf dem zentralen Element einer Maßnahme gesammelt und transparent dargestellt, teilt Kirchhoff gegenüber der KDO mit. „Die Struktur und der Detaillierungsgrad der Maßnahmen erfolgt flexibel und nach unserem Konzept. Schon nach wenigen Monaten werden die Vorteile deutlich. Wie entwickelt sich das Budget? Welche Aufträge und Bestellungen wurden bereits erteilt und welche Rechnungen gebucht? Und welche Auswirkungen hat das wiederum auf die nächsten Haushaltsjahre? All diese Fragen können wir jetzt schnell und sicher beantworten.“ In Vechta plane man bereits die Nutzung der Module Meldungsmanagement und Instandhaltung, Wartung und Prüfung. Kirchhoff erläutert: „Im Hinblick auf die Betreiberverantwortung sind wir rechtlich dazu verpflichtet, für den sicheren Betrieb einer technischen Anlage oder eines Gebäudes zu sorgen. Hierzu bereiten wir gerade die technischen Anlagen vor, damit die Daten in das Gebäude-Management übernommen werden können und regelmäßig wiederkehrende Prüfungstätigkeiten erfolgen und dokumentiert werden. Mit dem Modul Meldungsmanagement sollen Schäden an den entsprechenden Objekten, insbesondere Schulen, kurzfristig von den Hausmeistern gemeldet und ein Workflow generiert werden. Damit wird die anschließende Bearbeitung der Schadensfälle transparent und nachvollziehbar abgeschlossen.“