EDV ErmtraudUmsatzsteuer beim Standesamt

Standesamtliche Leistungen – sowie verwaltungsweit zahlreiche andere Leistungen – unterliegen ab Januar 2023 teilweise der Umsatzsteuerpflicht. Bereits im Jahr 2015 wurde das Umsatzsteuergesetz (UStG) im Rahmen des Jahressteuergesetzes geändert. Insbesondere die Neuregelung in § 2b UStG betrifft die Kommunen: Demnach müssen juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) marktrelevante Leistungen nach gleichen Grundsätzen erbringen wie andere. Zum 1. Januar 2017 trat die Neuregelung in Kraft, bis Ende 2022 gelten noch übergangsweise Steuerbefreiungen. Ab Januar 2023 werden standesamtliche und andere Verwaltungsleistungen steuerbar. Das unter anderem auf kommunale Kassensysteme spezialisierte Unternehmen EDV Ermtraud gibt Kommunen hierzu einen Überblick.

Welche Leistungen werden MWSt-pflichtig?

Eine wichtige Fragestellung ist, ob eine Leistung steuerbar oder umsatzsteuerfrei ist. Hier hilft laut EDV Ermtraud als grobe Richtlinie die Abgrenzung zwischen einerseits hoheitlich erbrachten Leistungen und andererseits Zusatzleistungen, die auch am Markt erbracht werden können.
Als Beispiel nennt EDV Ermtraud die Trauurkunde. Da eine Hochzeit ein amtlicher Akt sei, werde bei deren Ausfertigung keine Mehrwertsteuer fällig. Auch die Durchführung einer Trauung im Amtszimmer stelle keine Sonderleistung dar, daher liege der USt.-Satz bei Prozent. Anders verhalte es sich jedoch bei einer Trauung außerhalb des Verwaltungsbüros, etwa in einer Außenstelle auf einer Burg oder in einer Rathauskapelle. Dies seien Sonderleistungen außerhalb der Amtshandlung des Standesbeamten, damit werde der normale Umsatzsteuersatz fällig. Ähnliches gelte für etwaigen Schmuck im Trauungsraum. Diese Leistung könne auch durch externe Marktteilnehmer erbracht werden. Werde sie jedoch von der Verwaltung erledigt, sei sie umsatzsteuerpflichtig.
Genau hinsehen müssten Verwaltungen beim Stammbuch. Zwar sei die Urkunde selbst amtlich. Das Aufbewahrungsbehältnis Stammbuch könne jedoch auch im Online-Handel erworben werden, es handle sich also um eine marktrelevante Position mit Umsatzsteuer, wenn die Verwaltung das Stammbuch verkauft. Auch bei Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden sowie deren Kopien müssten Verwaltungen differenzieren. So sei zwar das jeweilige Original hoheitlich, dessen Duplikate müssten jedoch nicht zwingend in der Verwaltung gefertigt werden, hier müsse also Mehrwertsteuer erhoben werden.
Ähnliche Fälle seien im Bürgerbüro zu erwarten – etwa im Fall von Duplikaten als nicht amtliche Serviceleistungen. Auch der Tourismus- und Kulturbereich inklusive der Museen sei betroffen.

Wie ist das Kassensystem betroffen?

Aufgrund der Höhe der Gebühren zahlen Hochzeitspaare im Normalfall bargeldlos – mit GiroCard oder Kreditkarte, selten nur noch bar. Die neuen Regeln zur Umsatzsteuer gelten unabhängig von der Zahlart. Das Kassensystem, das diese Zahlungen verbucht, müsse also ein entsprechendes Umsatzsteuerhandling gewährleisten. Die von EDV Ermtraud angebotene Gebührenkassen-Software TopCash biete die Möglichkeit, variable Umsatzsteuersätze im System zu pflegen und in den Leistungen des kommunalen Leistungskatalogs zu hinterlegen.
In einem Buchungsvorgang könnten dann sowohl umsatzsteuerfreie als auch mit Umsatzsteuer belegte Posten kassiert werden, beispielsweise Eheschließungsgebühr plus Stammbuch. Die Umsatzsteuer werde dann via automatisierter Hintergrundverbuchung ohne manuellen Aufwand kontiert, die Quittung weise die Umsatzsteuer korrekt aus.
Insbesondere in Verbindung mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) halte das kommunale Kassensystem der EDV Ermtraud der steuerlichen Prüfung im Rahmen der Fiskalisierung stand, betont das Unternehmen. Die TSE ist ein revisionssicherer Nachweis der durchgehenden Buchungskette im Blockchain-Verfahren für die Prüfer des Finanzamts, die spätestens zum Jahresbeginn 2023 bei jeder kommunalen elektronischen Kasse vorhanden sein muss (wir berichteten).