nscaleArchivierung nach GoBD bestätigt

Die Enterprise Information Management-Lösung (EIM) nscale des Software-Herstellers Ceyoniq Technology wurde nach IDW PS 880 testiert. Eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat die EIM-Plattform erfolgreich getestet, wie Ceyoniq jetzt berichtet. Mit diesem Nachweis können Anwender die revisionssichere Archivierung unter anderem gemäß der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – belegen. Das Testat sei für jeden Ceyoniq-Kunden ein wichtiger Baustein für die eigene Verfahrensdokumentation, betont Michele Barbato, Abteilungsleiter Produktmanagement des Bielefelder Software-Herstellers.
Nach einer solchen Verfahrensdokumentation können Unternehmer bei jeder Steuer- oder Betriebsprüfung gefragt werden. Neben den Informationen zu den Buchhaltungsprozessen muss dann auch dargestellt werden, wie die digitale Archivierung erfolgt. Seit der Einführung der Verwaltungsanweisung Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) im Jahr 2014 und mit der Aktualisierung durch die GoBD im Jahr 2019 müssen digitale Dokumente auch digital archiviert werden. Damit ist ein digitales Archiv ein Muss für jeden Unternehmer.

Wertvoller Nachweis bei einer Betriebsprüfung

Die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein der compliance-konformen Buchführung, betont Ceyoniq. Es genüge nicht, Geschäftsvorfälle in der Buchhaltungssoftware zu buchen und die Belege an einem beliebigen Ort zu speichern. Jedes Unternehmen müsse den gesamten Prozess vom Eingang über die gesamte Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung auch vollständig und nachprüfbar dokumentieren. Nur dann habe die Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung Beweiskraft und ist nachvollziehbar. Daher müsse die revisionssichere Archivierung nach GoBD unbedingt beachtet werden – das nun erhaltene Testat sei also ein wichtiger Dokumentationsbestandteil für jeden nscale-Anwender.
Voraussetzung sei jedoch die sachgerechte Nutzung der Lösung, erklärt Michele Barbato. Zu behaupten, dass ein Software-Produkt allein die geforderte Revisionssicherheit garantiere, sei unseriös. Schließlich könnten anwenderseitige Fehler im Umgang mit der Software nie vollends ausgeschlossen werden, auch wenn nscale dieses Risiko durch seine intuitive Handhabung minimiere. Das nun erhaltene Testat können Ceyoniq-Kunden bei Bedarf im Download-Portal des Unternehmens herunterladen.