S-Management ServicesFertigformulare gegen Personalmangel

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) erstellte die Initiative Stadt.Land.Digital die repräsentative Studie „Kommunale Herausforderungen digital meistern“. Diese erschien im Juli 2022. Nun nimmt das Unternehmen S-Management Services, das sich vorrangig mit Formular-Management befasst, darauf Bezug.
Die Studie zeige deutliche Fortschritte in der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung. Über drei Viertel aller Kommunen verfügten bereits über eine Digitalisierungsstrategie, arbeiteten aktuell daran oder planten dies. Mehr als die Hälfte der Kommunen, die eine solche Strategie haben, sähen sich in der Umsetzung bereits weit fortgeschritten. Allerdings kämen auch viele Kommunen nicht mit der gebotenen Geschwindigkeit voran. Anders als oft vermutet, seien nicht mangelnde finanzielle Ressourcen das größte Hemmnis, so S-Management-Services in seiner Zusammenfassung. Vielmehr scheitere eine schnellere Digitalisierung hauptsächlich an personellen Engpässen und mangelnder Expertise. Mehr als acht von zehn Kommunen haben angegeben, dass eine hohe Auslastung kommunaler Mitarbeiter mit alltäglichen Aufgaben die Planung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie verhindere. Nötiges Wissen in der Verwaltung aufzubauen und die Mitarbeitenden zu motivieren seien ebenfalls große Herausforderungen für die Kommunen. Dies gelte insbesondere für kleinere Gemeinden. So entstehe ein Problem, das sich selbst verstärke: Personalengpässe verhinderten die weitere Digitalisierung und die mangelnde Digitalisierung blockiere mögliche Entlastungen durch Effizienzgewinne.

Fertigformulare entlasten Kommunen

Einen Ausweg aus diesem Teufelskreis könnten Full-Service-Angebote wie das von S-Management Services bieten, betont das Unternehmen. Gemeinsam mit seinen Partnern, Boorberg und Kohlhammer, habe der Spezialist für Formular-Management mehr als 400 Antragsformulare aus dem OZG-Leistungskatalog in moderne Formularanwendungen umgesetzt, die von Kommunen einfach gebucht und sofort genutzt werden könnten (wir berichteten). Die nutzerfreundlich konzipierten Anwendungen würden mit dem Logo und den Daten der jeweiligen Verwaltung versehen, dann könnten sie in den jeweiligen Online-Auftritt der Kommune eingeklinkt werden. Bei den Verwaltungen reduziere sich der Bearbeitungsaufwand dadurch sofort, denn zahlreiche Prüfungen der Eingaben und Anlagen sorgten dafür, dass nur plausible und vollständige Anträge eingingen. Zudem müsse sich die Verwaltung keine Gedanken um die technische Infrastruktur und die Sicherheit der Formularanwendungen machen – auch dafür sorge S-Management Services. Zudem würden die Anträge – etwa nach Rechtsänderungen – aktuell gehalten. So ermöglichen vorgefertigte Formularanwendungen es Verwaltungen auch in Zeiten von Personalmangel, ihr Online-Angebot in kurzer Zeit zu erweitern. So können Kommunen die OZG-Vorgaben erfüllen und eigenes Personal entlasten, sagt Peter Höcherl, Abteilungsleiter Forms Development Public bei der S-Management Services.