Lastrup / LindernGemeinsam DMS eingeführt

Michael Kramer, Bürgermeister der Gemeinde Lastrup, und Karsten Hage, Bürgermeister der Gemeinde Lindern, wollen das Onlinezugangsgesetz (OZG) bestmöglich für die Bürgerinnen und Bürger umsetzen. Gleichzeitig wollen sie die Verwaltungsprozesse einfach und effizient gestalten. Das berichtet die ITEBO-Unternehmensgruppe, welche die beiden niedersächsischen Kommunen bei der gemeinsamen Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) unterstützt hat. Die Digitalisierung über ein DMS biete die benötigten Funktionalitäten für die von den beiden Kommunen erwünschte OZG-Umsetzung. Rückgrat des DMS bilde die einheitliche Ablage fachspezifischer Akten wie Bau- oder Personalakten. Alles, was keiner fachspezifischen Akte zugeordnet werden kann, finde einen Platz in der allgemeinen Schriftgutverwaltung.
Sowohl Lastrup als auch Lindern seien bereits seit einigen Jahren zufriedene Managed-IT-Kunden der ITEBO-Unternehmensgruppe. Als ITEBO vor mehreren Kunden das Dokumenten-Management-System enaio von Anbieter Optimal Systems präsentierte, sei der Funke übergesprungen. „enaio hat uns ziemlich schnell überzeugt“, erinnert sich Sebastian Bruns, Projektleiter DMS in Lindern. „Es erfüllt genau unsere Anforderungen.“ Um Synergieeffekte zu erzielen, starteten laut ITEBO beide Verwaltungen zusammen in die Umsetzung.

Individuelle Wünsche wurden umgesetzt

Der Kick-off für das Projekt habe im Gemeindehaus in Lastrup stattgefunden. Den Teams beider Verwaltungen und ihrer Bürgermeister wurde der Projektplan präsentiert. Leitplanken wurden zusammen abgesteckt und besprochen, wie im DMS später gearbeitet werden soll. Für die ITEBO-Unternehmensgruppe sei dieses Vorgehen neu gewesen – ein System in zwei Gemeinden gleichzeitig einzuführen, bedürfe einer anderen Vorgehensweise. In der Phase der Anforderungsanalyse habe sich dann aber gezeigt, dass beide Gemeinden über ähnliche Prozesse verfügen und somit ähnliche Anforderungen an das neue System haben. Individuelle Wünsche der einzelnen Kommunen seien dennoch berücksichtigt und umgesetzt worden.
Ein weiteres Projekt kristallisierte sich laut ITEBO während der Umsetzung der allgemeinen Schriftgutverwaltung heraus. Für den Bereich Tiefbau wurde demnach eine Objekt- und Maßnahmenakte implementiert. Mit dieser können alle Dokumente und Informationen zu verortbaren Objekten wie Spielplätzen, Brücken oder Straßen gespeichert werden. Dokumente zu Baumaßnahmen, Sanierungsprojekte und die Instandhaltung werden hier ebenfalls zentral verwaltet. Darüber hinaus sei das Personalfachverfahren P&I LOGA über eine Schnittstelle angebunden, sodass kein doppelter Pflegeaufwand für Daten entstehe und die revisionssichere Ablage von Personaldokumenten gewährleistet sei.

Mehr Effizienz und Transparenz der Prozesse

Abschließend fand eine gemeinsame enaio-Schulung für die Mitarbeitenden statt. Heute arbeiten beide Rathäuser komplett digitalisiert mit enaio. „Wir haben die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse enorm gesteigert“, berichtet Markus Moorbrink, Projektleiter DMS in Lastrup. „Alle digitalen Dokumente stehen uns, unabhängig vom Ort, jederzeit zur Verfügung. Wir suchen jetzt viel weniger und sind dadurch deutlich schneller.“ Die nächsten Schritte seien bereits zusammen mit dem ITEBO-Team geplant.