WesterburgAlles in einem Mandanten

Für die rheinland-pfälzische Verbandsgemeinde Westerburg erwies sich die Zusammenführung von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerken in einem einzigen Mandanten als effizienzsteigernde Maßnahme. Denn seit der Einführung des neuen Finanzwesens von Axians Infoma für beide Bereiche haben sich viele Verwaltungsprozesse deutlich vereinfacht. Für den Leiter der Finanzabteilung Kai Schimitzek ist das erfolgreich umgesetzte Projekt daher auch ein zentraler Baustein der Digitalisierungsagenda der 23.000 Einwohner zählenden Verbandsgemeinde: „Wir haben hier einen besonders innovativen Schritt auf unserem Weg in die vollständige Digitalisierung vollzogen – vor allem wenn man bedenkt, dass bei vielen Kommunen Kernverwaltung und Eigenbetriebe oftmals mit unterschiedlichen Software-Lösungen arbeiten.“
Allerdings verhehlt Kai Schimitzek nicht, dass es während der Planungsphase zunächst auch Zweifel an der Zusammenführung auszuräumen gab: „Hier waren längere Abstimmungsgespräche und konzeptionelle Überlegungen hinsichtlich der Realisierung erforderlich. Nach mehr als einem Jahr im Einsatz können wir aber festhalten, dass sich die ursprünglichen Bedenken glücklicherweise nicht bewahrheitet haben.“
Ganz im Gegenteil: Trotz eines sehr knapp bemessenen Umsetzungszeitraums von fünf Monaten konnte der Großteil der formulierten Ziele erreicht werden. Immerhin galt es für das Projekt-Team – bestehend aus Vertretern aller involvierten Bereiche des Finanzwesens und von Axians Infoma –, 24 Ortsgemeinden, die Verbandsgemeinde, Abwasser- und Wasserwerk sowie vier Zweckverbände auf den Produktivbetrieb vorzubereiten.

Umstieg in zwei Phasen

Neben der konsequenten Teilnahme des Kern-Teams an allen Projektveranstaltungen und den regelmäßigen Projektsitzungen war das enge Monitoring ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Gleichzeitig setzte die Verbandsgemeindeverwaltung ein Online-Projekt-Managementtool ein, mit dem die Erledigung der To-dos in allen Teilprojekten organisiert wurde.
Grundlage sämtlicher Planungen in Westerburg beim Wechsel auf ein neues Verfahren war es, ein bereichsübergreifendes ERP-System im Kontext der Gestaltung einer modernen Aufbau- und Prozessorganisation zu implementieren. Für die Verantwortlichen war Infoma newsystem die überzeugendste Lösung, um ihre Anforderungen zu erfüllen. Der Umstieg sollte in zwei Phasen realisiert werden. Für die erste Phase wurden die Finanzbuchhaltung inklusive integriertem Rechnungsworkflow zur vollständig digitalen Abwicklung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsflüsse, Steuern, Gebühren, Abgaben sowie Verbrauchsgebühren als Kernprozesse definiert. Dazu gehörte auch die Zusammenführung der Stammdatenstrukturen von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerk in einem gemeinsamen Mandanten. Alle weiteren Möglichkeiten, darunter beispielsweise die Web-Kasse für dezentrale Zahlungsbuchungen mit FiBu-Integration oder das Einlesen von Veranlagungsdaten im Zusammenhang mit der Abrechnung von Essensgeld in Kindergärten, werden in der laufenden zweiten Phase in Teilprojekten sukzessive mit den einzelnen Fachabteilungen umgesetzt.

Arbeiten im Homeoffice möglich

Die Anwendung von Infoma newsystem verlief von Anfang an reibungslos – und ist nach Ansicht von Kai Schimitzek das Ergebnis einer wohldurchdachten Maßnahme: „Durch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse insbesondere im Rechnungsworkflow war es uns besonders wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an ins Boot zu holen. Die Workshops und Schulungen wurden von vornherein offen und transparent gehalten, sodass für alle die Möglichkeit bestand, sich stets die relevanten Informationen zu holen. Zudem hat das Kern-Team im Rahmen interner Veranstaltungen laufend über die Projektfortschritte informiert.“
Seit dem 1. Januar 2022 erfolgt das Anordnungswesen komplett papierlos. Damit ist für die rund 90 regelmäßigen Anwendenden des Infoma-Systems nun auch ein Arbeiten im Homeoffice möglich, was letztlich die Attraktivität der Verbandsgemeinde als Arbeitgeber steigert – so die Überzeugung in Westerburg. Ebenfalls zur digitalen Freigabe in den Rechnungsworkflow eingebunden sind Außenstellen wie Schulsekretariate und Kita-Leitungen sowie die 24 ehrenamtlichen Ortsbürgermeisterinnen und Ortsbürgermeister.
Gefragt nach dem größten Nutzen steht für Kai Schimitzek die Ein-Mandanten-Lösung ganz oben auf seiner Vorteilsliste: „In der Vergangenheit mussten wir zunächst alle Zahlungen in fiktive Gemeinden buchen, am Monatsende zwischen Verbandsgemeindekasse und Verbandsgemeindewerken manuell abstimmen und dann nachbuchen. Nun können wir auch die Löhne und Gehälter sowie die Darlehen der Verbandsgemeindewerke zentral verbuchen. Die Kasse hat dadurch stets einen Überblick über alle offenen Forderungen bei Debitoren – unabhängig ob diese bei den Werken oder einer Gemeinde bestehen.“

Mitarbeiter- und bürgerorientierte smarte Verwaltung

Insgesamt unterstreichen für ihn und sein Team die vielfältigen zukunftsorientierten Aspekte des Projekts die Innovationsfähigkeit der Verbandsgemeinde. Dazu zählt der Projektleiter nicht nur die individuelle Anpassung des dezentralen Haushaltsplanungsprozesses mit der Möglichkeit der Detailplanung. Vielmehr gehört für ihn die Einführung von Modern Clients für ein flexibles, von Zeit und Raum unabhängiges Arbeiten ebenso dazu wie der Einsatz des Infoma AppSpace. Die Infoma newsystem ergänzende Technologieplattform bietet mit ihren Apps komfortable Services für dezentrale Anwenderinnen und Anwender, die zwar nicht im ERP-System arbeiten, aber dennoch die digitalen Verwaltungsprozesse nutzen sollen. „Damit haben wir einen weiteren Meilenstein in unserer Digitalstrategie für eine mitarbeiter- und bürgerorientierte smarte Verwaltung der Zukunft gesetzt“, resümiert Kai Schimitzek.