Webinar „Kommune 21 im Gespräch“Einblick in die Blackbox

Der Siegeszug des Internets hängt eng damit zusammen, dass es die Verteilung von Waren vereinfacht. Hiervon können auch Kommunen bei der Beschaffung profitieren. Das hat das Unternehmen TEK-Service erkannt. Sein Geschäftsmodell besteht darin, dass es Kommunen in einer Art Shop-System ermöglicht, bereits ausgeschriebene Artikel einzustellen, die dann wieder in Rahmenverträgen zusammengefasst werden können. Dieses System hat auch die Genossenschaft KoPart überzeugt, die sich im Jahr 2013 gegründet hat, um Kommunen eine gemeinsame Plattform für die Beschaffung zu bieten. Zur Bündelung ihrer Tätigkeit verwendet sie seit dem Jahr 2015 das Shop-System von TEK-Service.
In einem Webinar aus der Reihe „Kommune21 im Gespräch“ gewährten TEK-Service und KoPart am 7. März 2024 Einblicke in ihre Kooperation. Unter der Moderation von Kommune21-Chefredakteur Alexander Schaeff stellten Ralf Togler und Andreas Pokropp von der Einkaufsgemeinschaft KoPart sowie Monika Schmidt von der TEK-Service AG die Vorteile ihrer Zusammenarbeit vor.

Alle Register ziehen

Im Zentrum des Webinars stand eine Neuerung, die KoPart mit Unterstützung von TEK-Service seit diesem Jahr anbietet: die Möglichkeit, Rahmenverträge und Einzelbestellungen zu kombinieren. Somit kann der externe Marktplatz Mercateo Unite in das bestehende Einkaufsportal integriert werden. Andreas Pokropp zufolge biete der Marktplatz in etwa den gleichen Bestellkomfort wie Amazon, allerdings mit dem Vorteil, dass die Bestellungen vergaberechtskonform erfolgen. Außerdem bleibt man mit dem Wechsel zum Marktplatz weiterhin in ein und demselben System. Dies hat zum einen den Vorteil, so Ralf Togler, dass keine zweite Software mit neuen Passwörtern benötigt wird. Zum anderen behält KoPart so die Übersicht über die bestellten Artikel. Dies gleicht, Monika Schmidt zufolge, einer Einsicht in eine Blackbox. Sie erläuterte: „Mit unserem Marktplatz ziehen wir alle Register des digitalen Einkaufs. Unter der Voraussetzung, dass die Kundin ihre Zustimmung gibt, wird jede einzelne Bestellung bei uns dokumentiert und klassifiziert. Die Artikel lassen sich zu neuen Rahmenverträgen zusammenfassen, die wiederum ausgeschrieben werden können. Unser Modell berücksichtigt alle Facetten des digitalen Einkaufs und hat ein Gespür für das Spannungsfeld, in dem sich die Kommunen bewegen.“

Nachhaltig, lokal und zeitsparend

Neben der Präsentation dieser Neuerung diskutierte das Webinar weitere Vorteile des digitalen Einkaufs. Dabei wurde deutlich, dass der digitale Einkauf auf die drängendsten Herausforderungen der Gegenwart reagiert. Monika Schmidt betonte, dass TEK-Service papiergestützte Beschaffungsabläufe konsequent in elektronische Einkaufsprozesse überführe, weshalb nur der digitale Einkauf auch ein nachhaltiger Einkauf sei. Zudem integriere TEK-Service jeden Lieferanten in seiner Einkaufsstrategie, sodass das Einkaufsportal etliche regionale Anbieterinnen umfasst.
Nach den auf dem Marktplatz vorherrschenden Preisen befragt, bemerkte Rolf Togler, dass bei KoPart nicht zwangsläufig der Preisvorteil der einzelnen Produkte im Vordergrund steht. Im global vernetzten Internet-Zeitalter lasse sich immer ein günstigerer Anbieter ausfindig machen. Der Kostenvorteil von KoPart liege vor allem darin, dass der Aufwand für die Beschaffung selbst wegfalle und die Prozesskosten minimiert würden. Dies sei in Zeiten des Fachkräftemangels ein erheblicher Vorteil, da den Kommunen immer weniger Personal für Vor-Ort-Einkäufe zur Verfügung stehe.
Abschließend wurden die Teilnehmenden zu den Potenzialen von Künstlicher Intelligenz (KI) für den digitalen Einkauf befragt. Monika Schmidt zögerte zwar, große Zukunftsvisionen zu entwerfen, war sich aber sicher, dass KI die Kundinnen und Kunden von TEK-Service künftig dabei unterstützen wird, das zu finden, was sie suchen.