OldenburgDigital nach Plan

Im vergangenen Dezember hat der Rat der Stadt Oldenburg einstimmig die erste Digitalisierungsstrategie für die niedersächsische Kommune im Nordwesten Deutschlands verabschiedet. Für das zuständige Projekt-Team ist die Arbeit damit aber keineswegs getan. Jetzt gilt es, konkrete Projekte und Maßnahmen in die Wege zu leiten, um die in der Strategie niedergeschriebenen Ziele zu erreichen. Das Thema Nachhaltigkeit wird dabei konsequent im Verbund mit der Digitalisierung gedacht, indem die Vorgaben des 2022 verabschiedeten städtischen Nachhaltigkeitsleitbilds stets mitberücksichtigt werden. „Bei allen technologischen Möglichkeiten darf der Mensch nicht in den Hintergrund rücken, sondern muss im Mittelpunkt aller Bemühungen stehen“, betonte Oberbürgermeister Jürgen Krogmann. Nur so könnten Bevölkerung, Verwaltung und Wirtschaft gemeinsam langfristig von der digitalen Transformation profitieren. Mit der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie hatte das Stadt­oberhaupt im Sommer 2022 ein bereichsübergreifend zusammengesetztes Projekt-Team aus der Stadtverwaltung beauftragt. Dieses Team sichtete zunächst alle vorhandenen stadtinternen Papiere zum Thema Digitalisierung und erarbeitete eine Vision, wie die Stadt an der Hunte unter veränderten Rahmenbedingungen auf Ebene der Europäischen Union, des Bundes und der Länder in rund 20 Jahren aussehen könnte.

Oldenburg im Jahr 2045

Demnach haben eine beständige Evolution der technologischen Möglichkeiten sowie der wachsende Mangel an Arbeitskräften bis 2045 zu einer Verschlankung der Strukturen und mehr Kooperationen mit anderen Kommunen, Behörden und privatwirtschaftlichen Einrichtungen geführt. Der Wandel ist dabei bürgerfreundlich, zielgruppenorientiert und co-kreativ realisiert worden, was in Kooperation mit der lokalen Wirtschaft zu einer offenen und innovationsfreudigen Entwicklungsumgebung geführt hat. Der Schwerpunkt lag dabei nicht auf Leuchtturmprojekten, sondern auf der Anhebung der IT-Standards im Ganzen. Die zentrale Aufgabe der Kommune besteht dabei darin, für alle Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsdienstleistungen auf einem hohen Niveau analog und digital anzubieten. Die digitale Antragstellung soll als Regelfall etabliert werden, es werden aber weiterhin attraktive analoge Angebote und das entsprechende Personal dafür vorgehalten. Die Vision wurde um zehn kompakte Leitlinien ergänzt, die der Stadtverwaltung als Orientierung bei der Digitalisierung dienen.

Hausgemachte Digitalisierungsideen

Die Strategie soll eine langfristige Perspektive für die Digitalisierung in der Stadt Oldenburg skizzieren. In den insgesamt 13 hausintern geplanten und durchgeführten Workshops zur Erarbeitung der Strategie entwickelten die teilnehmenden Fach- und Führungskräfte aus nahezu allen Bereichen des eigenen und des übertragenen Wirkungskreises Ideen, wie sie ihre Bereiche in Zukunft unter dem Aspekt der Digitalisierung vorstellen. Zuvor erhielten die Teilnehmenden in einer kurzen Einführung jeweils Informationen zu aktuellen Megatrends und Herausforderungen der digitalen Transformation. Der Zeithorizont wurde in den Workshops mit 2045 bewusst weit in der Zukunft liegend gewählt, um das kreative Denken abseits von Haushaltsmitteln und Planstellen zu befeuern. Besonders interessante Impulse gingen von einem Workshop speziell für die städtischen Nachwuchskräfte aus, die als Digital Natives aufgewachsen sind und dementsprechend neue Vorstellungen und einen anderen Blickwinkel auf die Digitalisierung einbrachten.

Themenbereiche neu gestalten

Aus den vielfältigen Zukunftsideen konnte das Projekt-Team wiede­rum Themenbereiche ableiten, die es neu zu gestalten gilt. Dazu zählen das Erproben von neuen digitalen Anwendungsmöglichkeiten zur Optimierung der internen Arbeitsabläufe und Prozesse, das Bereitstellen und Nutzen zeitgemäßer Hard- und Software-Anwendungen in der Arbeitsplatzgestaltung und Infrastruktur, Datenbereitstellung und -schutz als Grundlage für die Digitalisierung, die Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeitenden und Führungskräfte für einen digitalisierten und projektbezogenen Verwaltungsalltag, Angebote für die Menschen in Oldenburg, um bei Bedarf die Kompetenzen für die Nutzung der digitalen Services zu vermitteln, die zielgruppengerechte digitale Kommunikation nach innen und außen sowie das Einbringen neuer Partizipationsformate. Nicht alle Leistungen der kommunalen Verwaltung werden sinnvoll digital abbildbar sein. Hybride Angebote können in solchen Fällen eine wertvolle Verbindung zwischen digitaler und analoger Welt schaffen. Die Themenbereiche Nachhaltigkeit und Digitalisierung liegen in der Oldenburger Stadtverwaltung nicht nur organisatorisch zusammen. In der Digitalisierungsstrategie werden beide Gebiete konsequent zusammen gedacht und ergänzen sich vielfach.

Der erste Schritt ist getan

In einem nächsten Schritt gilt es jetzt, zusammen mit den jeweiligen Ämtern und Fachdiensten einen konkreten Umsetzungsplan mit Ressourcen und Zeitplänen zu entwickeln und auszuführen. Dies umfasst zum Beispiel Projekte zur Einführung von Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz oder Robotic Process Automation ebenso wie komplexe Maßnahmenpläne, um Arbeitsprozesse zu verschlanken und das Daten-Management neu aufzustellen. Diese Überlegungen beinhalten zugleich eine Priorisierung der Vorhaben im Einklang mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen. In Teilen befinden sich die Überlegungen aus der Digitalisierungsstrategie bereits in der konkreten Planung oder in der Umsetzungsphase. Dies betrifft etwa die Einrichtung eines städtischen Prozess-Managements, ein Projekt zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz als Assistenz beim Ausfüllen von komplexen Formularen oder das Erproben von LoRaWAN-Sensorik in verschiedenen kommunalen Kontexten. Hierbei kann die Stadtverwaltung auf die Expertise lokaler Partner, wie dem überregional bekannten Informatikinstitut OFFIS oder die renommierte Carl von Ossietzky Universität, zurückgreifen. Der Beschluss einer Digitalisierungsstrategie stellt also nur einen ersten, wenn auch sehr bedeutsamen Schritt für das Gelingen der Digitalisierung bis 2045 in der Stadt Oldenburg dar. Sie dient in erster Linie als Grundlage für die nun kommenden praktischen Vorhaben, die den Menschen in Oldenburg wie in der Verwaltung das Leben etwas leichter machen sollen.