Lorenz Orga/ekom21Wirksames Akten-Management

civento E-Akte heißt das neu vernetzte Produktportfolio des kommunalen IT-Dienstleisters ekom21, eine Kombination aus der Digitalisierungsplattform civento und dem Enterprise-Content-Management(ECM)-System des auf Workflow-Lösungen spezialisierten Unternehmens Lorenz Orga-Systeme. Ihren ersten Meilenstein hat die civento E-Akte bereits erreicht: Eine Reihe von Kommunen digitalisiert inzwischen civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage in der elektronischen Akte, so eine Meldung der Unternehmen.

Dokumente landen automatisch an der richtigen Stelle

Um Effizienz und (Nutzer-)Zufriedenheit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zu erreichen, ist ein ganzheitlicher Digitalisierungsansatz unerlässlich. Dazu gehört auch die Einbettung und Integration der E-Akte. Mit civento werden Verwaltungsprozesse erstellt, durchlaufen sowie bearbeitet und anschließend medienbruchfrei in der E-Akte abgelegt. Einmal aufgesetzt ist die civento E-Akte in der Lage, jeden beim Kunden in civento angelegten Prozess automatisch in die dafür vorgesehene elektronische Akte zu leiten. So laufen die aus dem Prozess heraus erzeugten Dokumente in die dafür im Aktenplan vorgesehene Stelle ein. Um die thematische Zuordnung so passgenau sicherstellen zu können, benötigt die Lösung civento E-Akte eine eingerichtete E-Akte|Office sowie einen zugehörigen Aktenplan, der hinterlegt werden muss.

Zahlreiche Einsatzmöglichkeiten

Mit der Digitalisierungsplattform civento können Kommunen unter anderem die Hundesteuer anmelden, Bewohnerparkausweise ausstellen, Bürgergeld und Personenstandsurkunden beantragen, Veranstaltungen genehmigen oder Behördengänge online bezahlen. Zudem können Ämter und Behörden über die Plattform kommunizieren, sowohl untereinander als auch mit Bürgern und Unternehmen. Das Rückgrat der Plattform ist das ECM-System des Herstellers Lorenz Orga-Systeme, das alle wichtigen Erfassungs- und Ausgabekanäle unterstützt. Das System und die zugrunde liegenden Prozesse lassen sich beliebig erweitern. Über die umfangreiche civento-Prozessbibliothek lassen sich sogar mit anderen Verwaltungen Vorgangsdefinitionen austauschen.