LecosE-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig

Im Jahr 2022 hat der IT-Dienstleister Lecos das E-Mail-System der Stadt Leipzig von Lotus Notes auf MS Exchange umgestellt und im Zuge dessen auch erste Schritte für eine moderne E-Mail-Archivierung unternommen. Mit der Office-365-Integration im Jahr 2023 wurde das Projekt weiter vorangetrieben und ein zentrales E-Mail-Archiv eingeführt. Hierbei werden alle E-Mails, die älter als ein Jahr sind, automatisch auf einen separaten Archiv-Server verschoben. Dadurch konnte der Speicherbedarf um 13 Millionen E-Mails aus 9.000 Mailboxen reduziert werden. Nun zieht das Unternehmen eine erste Bilanz des Projekts: „Dieses Verfahren sorgt nicht nur für eine Entlastung des E-Mail-Systems, sondern auch für mehr Sicherheit und Komfort im Arbeitsalltag der Stadtmitarbeitenden“, so ein Sprecher von Lecos.

Mehr Cybersicherheit

Für die Nutzenden bleiben die archivierten E-Mails in MS Outlook weiterhin zugänglich. Lediglich Anhänge wie Dokumente und Bilder müssen bei Bedarf über eine spezielle Funktion nachgeladen werden. Dies spart wertvollen Speicherplatz und ermöglicht auch eine schnellere Verarbeitung von E-Mails im täglichen Betrieb. Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit, da mögliche Angriffe auf das System leichter erkannt und abgewehrt werden können. Ein wichtiger Aspekt des neuen Archivierungssystems ist der langfristige Löschprozess: Nach zwei Jahren werden die E-Mails aus den Postfächern entfernt, bleiben aber im Archiv noch zugänglich. Nach vier Jahren werden sie endgültig gelöscht, es sei denn, sie müssen aus juristischen Gründen länger aufbewahrt werden.

Mitarbeitende sparen Zeit

Für die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig bedeutet das neue System eine erhebliche Erleichterung, da die Postfächer nicht mehr volllaufen können und keine manuelle Archivierung auf externen Speichermedien mehr notwendig ist. „Durch dieses Verfahren haben wir unser Ziel erreicht: die Entlastung der Mitarbeitenden. Mails können nun jederzeit empfangen werden, und die Organisation des Postfachs erfolgt automatisch“, heißt es von Lecos.

Aufgrund der positiven Resonanz und des erfolgreichen Projektverlaufs soll das Archivierungssystem nun weiter optimiert werden. So plant Lecos, die Archivierung künftig bereits nach sechs Monaten zu starten, um die Effizienz noch weiter zu steigern.