BremenEinheitsmandant erleichtert Zusammenarbeit

Unter Federführung des Finanzressorts hat die Hansestadt Bremen einen Einheitsmandanten für ihr Dokumentenmanagementsystem VIS entwickelt. Damit befinden sich die mit VIS und der E-Akte arbeitenden Dienststellen aller Ressorts nun unter einem gemeinsamen elektronischen Dach. Das vereinfacht nach Angaben des Bremer Finanzressorts die medienbruchfreie Kommunikation zwischen den Dienststellen der Verwaltung erheblich, denn Unterlagen in elektronischen Akten könnten künftig behördenübergreifend rechtssicher, schnell sowie zuverlässig ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden.

Martin Hagen, Staatsrat beim Senator für Finanzen, bezeichnete den Einheitsmandant daher als Meilenstein für die digitale Zusammenarbeit über Ressortgrenzen hinweg. „Damit gehört Bremen zu den Vorreitern“, so Hagen. „Dieses Aktensystem erhöht durch die elektronische Zusammenarbeit in einem geschützten Raum außerdem das Datenschutzniveau. Für die Beschäftigten bringt das für die effektive Zusammenarbeit große Vorteile. Indirekt kommt dies dann auch den Bürgerinnen und Bürgern mit ihren Anliegen zugute.“

Der Bremer Senat hatte das Finanzressort im Jahr 2020 mit der Konzeption eines bremenweiten Aktenführungssystems betraut, um die behördenübergreifende Zusammenarbeit bei der elektronischen Akte voranzubringen. Das neue Verfahren erlaubt es künftig, alle Bearbeitungsschritte eines Verwaltungsvorgangs innerhalb eines revisionssicheren Systems vorzunehmen – auch dann, wenn mehrere Dienststellen beteiligt sind. Hierdurch wird laut dem Senator für Finanzen eine höhere Transparenz für die jeweils federführende Stelle erzeugt.

Zugleich könnten Standards für die Zusammenarbeit und Aktenführung gesetzt werden, um eine korrekte Aktenführung zu gewährleisten und einheitliche Verfahrensweisen zu etablieren. Die Vorteile der E-Akte im Vergleich zur Papierakte kämen somit nicht nur innerhalb der einzelnen Dienststellen, sondern auch bei der ressortübergreifenden Arbeit zum Tragen.