St. WendelElektronisches Mietmanagement

Die saarländische Kreisstadt St. Wendel setzt auf eine umfassend digitale Grundstücks- und Gebäudeverwaltung, die auch ein elektronisches Mietmanagement umfasst. „Es ist eine Durchgängigkeit in den elektronischen Prozessen entstanden – von der Objekt- und Vertragserfassung bis hin zur Abrechnung und zum Kassengeschäft. Dieser Prozess bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und minimiert die Fehleranfälligkeit“ so Tina Schohl und Andreas Eckert, die bei der Stadt für die Umsetzung des Projekts verantwortlich sind. Zum Einsatz kommt eine Lösung des Softwareunternehmens Infoma, das nun über das Vorhaben berichtet.

Bereits zu Beginn des Jahres 2024 sorgte das Modul des Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagements dafür, dass sämtliche Daten des Mietmanagements der Stadt zentral in einer Datenbank zusammenfließen. Der Vorteil: Alle Mitarbeitenden können die Daten auf einer Ebene erfassen und abrufen, Redundanzen – etwa in Excel-Tabellen – werden vermieden. Damit war bereits ein Hauptziel des Projekts erreicht. Die Verantwortlichen hatten jedoch noch mehr auf der Agenda – die Integration in die Finanzbuchhaltung. Dadurch sollte erreicht werden, dass Abschläge und Mieten nicht mehr manuell an die Finanzbuchhaltung übergeben werden müssen. Zudem sollte es möglich werden, die Buchhaltungsposten direkt im Mietmanagement einzusehen.

Interne Prozesse neu gedacht

Danach folgten weitere Schritte. Dazu gehörte die Einführung des elektronischen Rechnungs- und Freigabeworkflows, sodass eine Bearbeitung in Papierform weitgehend entfällt. Zudem wurden die elektronische Akte für das digitale Archivieren der Dokumente sowie das Maßnahmenmanagement zur Abbildung der Budgetierung über den Fachbereich integriert. Inzwischen profitieren zehn Nutzerinnen und Nutzer im Bereich Liegenschaften und auch die Mitarbeitenden aus Buchhaltung und Stadtkasse von den spürbaren Erleichterungen im Arbeitsablauf.

Auf die Frage nach den Highlights des erfolgreich abgeschlossenen Projekts nennen Tina Schohl und Andreas Eckert sechs wesentliche Punkte: die zentrale Datenhaltung an einem Ort; eine revisionssichere Ablage durch die E-Akte; der Zugriff aller Mitarbeitenden auf Echtdaten in Echtzeit; die Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung und ein einfacheres Handling von Korrekturen sowie der Wegfall der Buchungen in der Kämmerei – damit ist eine erhebliche Zeitersparnis verbunden. Schohl und Eckert nennen als weiteren großer Vorteil des Projekts außerdem die Chance, „die Datenbasis neu zu schaffen beziehungsweise intern die Prozesse und Informationen ganzheitlich zu überdenken.“