TEK Service / B_I MedienGute Kombination

Frau Schmidt, die Kombination von E-Einkauf und E-Vergabe ist ein naheliegender Gedanke, den TEK-Service nun mit B_I Medien umsetzt. Was waren die Hauptbeweggründe für diese Partnerschaft?

Grundsätzlich verbindet der ­E-Einkauf die ihm vor- und nachgelagerten Themenfelder E-Vergabe und E-Abrechnung. Möglich wird das durch automatisierte Prozesse und elektronisch verarbeitbare Daten des E-Einkaufs. So sorgen wir beispielsweise seit über zehn Jahren für die elektronische Abrechnung unserer Kunden im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Ebenso erzeugen wir für die Ausschreibungsvorbereitung unserer Kunden elektronische Leistungsverzeichnisse. Allerdings konnten wir bislang dem Wunsch unserer Kunden, Ausschreibung und Vergabe in deren Auftrag vorzunehmen, nicht nachkommen, da unser Geschäftsmodell auf Lieferantenneutralität basiert. Indem wir nun mit B_I Medien zusammenarbeiten, verknüpfen wir nicht nur unsere technologischen Potenziale, sondern können auch die beiden Themenfelder E-Einkauf und E-Vergabe in Kombination als Serviceleistung anbieten, ohne dass wir in die Vergabe oder Lieferantenentscheidung involviert sind.

Welche konkreten Vorteile bietet die Kombination für Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand?

Indem wir gemeinsam mit unseren Partnern E-Einkauf und E-Vergabe verbinden, lassen sich beide Themenfelder digital steuern. Das schafft Arbeitserleichterung, Zeitersparnis und Transparenz und führt zu Daten, die sich wiederum automatisiert weiterverarbeiten lassen.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung der Einkaufs- und Vergabeprozesse?

Technologie, Service und Know-how sind da. Mindestanforderung ist ein Internetzugang. Wir sehen die größten Herausforderungen da­rin, dass sich Entscheidungsprozesse über die Jahre eingefahren haben und an papier- oder excelgestützten Gewohnheiten und Abläufen festgehalten wird. In Zeiten knapper Personalressourcen und eines komplexer werdenden Vergaberechts steigt zunehmend der Bedarf an Serviceleistungen und Unterstützung in der Verwaltung. Es braucht Mut, die externe Einsicht zuzulassen, neue Wege zu gehen und etwas anderes auszuprobieren.

Können Sie uns den Ablauf beschreiben, wie ein elektronisch erzeugtes Leistungsverzeichnis von der Erstellung bis zur finalen Rückführung ins Einkaufsportal funktioniert? Wie genau unterstützt TEK-Service die Verwaltungen bei der Prozessabwicklung?

Wir erzeugen elektronische Leistungsverzeichnisse aus unserem TEK-Einkaufsportal entweder auf Zuruf durch den Kunden oder auf Basis des im Einkaufsportal inte­grierten Vertragsmanagements. Wir übermitteln dann das Leistungsverzeichnis zur Überprüfung und Anpassung an den Kunden. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, passen wir das Leistungsverzeichnis an die Anforderungen der anstehenden Ausschreibung oder Vergabe an. Der Kunde führt anschließend den Upload des Leistungsverzeichnisses sowie der Rahmenverträge und Anforderungen auf seiner gewünschten Vergabeplattorm durch. Lieferanten können sich dann auf die Ausschreibung bewerben und ihr Angebot auf Grundlage des Leistungsverzeichnisses abgeben. Schritte wie die Angebotseröffnung, Bewertung und Vergabe liegen in der Verantwortung des Kunden. Wir erhalten schließlich die Zuschlagsdatei vom Kunden zurück, kümmern uns mit dem entsprechenden Lieferanten um erforderliche Katalogdaten, das Katalogmanagement sowie Schnittstellen und schalten den neuen Katalog im Einkaufsportal für den Kunden – also den Besteller – zum vereinbarten Stichtag frei.

„Es braucht Mut, die externe Einsicht zuzulassen, neue Wege zu gehen und etwas anderes auszuprobieren.“

Welche Rolle spielt die Sicherheit in den digitalen Prozessen der E-Einkauf- und E-Vergabeplattformen und wie wird sie gewährleistet?

Sicherheit spielt eine sehr große Rolle im Prozess des E-Einkaufs. Das spiegelt sich insbesondere in den von uns zu erfüllenden und zu dokumentierenden Anforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wider. Anforderungen der Datensouveränität erfüllen wir darüber hinaus durch unsere Zertifikate „Software Made & Hosted in Germany“. Beim Vergabesystem der B_I Medien muss grundsätzlich ein Verschlüsselungszertifikat erzeugt werden, um den sicheren Transport der Daten von der Vergabestelle zum Bieter und zurück zu gewährleisten. Die Zwischenlagerung der Daten erfolgt in BSI-zertifizierten Rechenzentren.

Wie bewerten Sie die zurückliegende und heutige Entwicklung? Welche weiteren Mehrwerte plant TEK-Service für die Zukunft, um die öffentliche Beschaffung weiter zu optimieren?

„Einer für alle, alle für einen“ – diesem Prinzip folgen wir seit 25 Jahren. Entlang der Kundenwünsche entwickeln wir unsere Technologie fortlaufend weiter, um unsere Kunden beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen. Galt Anfang der 2000er-Jahre das Primat der Wirtschaftlichkeit und Vergabekonformität, folgte im Anschluss der Trend zu Einkaufsgemeinschaften im großen und kleinen Stil, E-Abrechnung oder Aspekte der Nachhaltigkeit und Regionalität. Reaktionsschnell und robust in Krisenzeiten in die Fläche steuern zu können, war für uns alle ein überraschender Mehrwert. End-to-end-Beziehungen, welche die automatisierte Steuerung von Daten zwischen Systemen unterschiedlicher Akteure ermöglichen, rücken in den Vordergrund. Die Realisierung erforderlicher Schnittstellen gehört längst zum Tagesgeschäft. Die Kombination ausgeschriebener Rahmenverträge mit Einzelbestellungen auf dem Spotmarkt ohne Transparenz- und Steuerungsverlust war eine Herausforderung, etabliert sich aber zunehmend als Lösung und probates Mittel gegen Marktplatzwildwuchs oder das Kennenlernen neuer Sortimente für zukünftige Ausschreibungen. Die digitale, serviceorientierte Kombination von E-Einkauf und E-Vergabe ist nun am Start, um Verwaltungen einerseits zu entlasten und andererseits bei der Digitalisierung zügig vo­ranzukommen.

Wie schätzen Sie die Entwicklung im Bereich E-Einkauf und E-Vergabe in den kommenden fünf Jahren ein und welche neuen Anforderungen könnten auf die öffentliche Hand zukommen?

Deutschland kann digital. Mit anderen Worten: Die Entwicklung des E-Einkaufs und der E-Vergabe wurde und wird auch zukünftig von der Privatwirtschaft vorangetrieben. Verwaltungsdigitalisierung wird mittels webbasierender, bewährter und skalierbarer Lösungen schnell und leicht umsetzbar. 25 Jahre Praxiserfahrung sowie zahlreiche Erfolgsstories schaffen das erforderliche Vertrauen der Verwaltung in die Wirtschaft. Die Coronapandemie hat uns gezeigt: Verwaltungen können zukünftigen Anforderungen – wie knappen Ressourcen oder unvorhersehbaren Lagen – nur durch bereits vorhandene digitale Prozesse wendig und robust begegnen. Abschließend: Künstliche Intelligenz wird in dem Maße Einzug halten, wie digitale Prozesse echte Daten erzeugen; diese sind die Voraussetzung einer lernenden KI.