Schwarzwald-Baar-KreisKassensystem zahlt sich aus

Das Landratsamt des Schwarzwald-Baar-Kreises betreibt seit über fünf Jahren an zwei Standorten Kassenautomaten der norddeutschen Firma CSG Systems. Die Kassenautomaten vom Typ MaxiPay sind sowohl am Standort in der großen Kreisstadt Villingen-Schwenningen als auch in der Außenstelle in Donaueschingen im Einsatz. Geliefert und betreut werden die Kassenautomaten vom Unternehmen Gleichauf, dem langjährigen Vertriebspartner von CSG Systems in Südwestdeutschland. CSG Systems arbeitet als Hersteller von Kassensystemen für die öffentliche Hand mit einem deutschlandweiten Netzwerk von Vertriebs- und Servicepartnern, um allen Kunden eine passgenaue Betreuung vor Ort bieten zu können. Die Vertriebs- und Servicepartner planen ihre Projekte in Eigenregie und können so auf die jeweiligen Besonderheiten der Kunden gezielt und individuell eingehen. Hierzu bemerkt Tea Bayraktar, Kassenleiterin des Schwarzwald-Baar-Kreises: „Die Abwicklung hat einwandfrei funktioniert. Die Termine wurden eingehalten, die Mitarbeiter waren sehr zuvorkommend.“

Das Landratsamt arbeitet in der Zulassungsbehörde und in der Führerscheinstelle mit Software der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Bis zum Jahr 2024 waren die Kassenautomaten per Schnittstelle an die alte Software OK.Vorfahrt angebunden. Danach wurde im Landratsamt auf die Software OK.Verkehr/Ok.Cash umgestellt und die Kassenautomaten mit der neuen Schnittstelle SKAS angebunden. Hierbei werden Nutzdaten zwischen OK.Cash und dem Kassenautomatensystem ausschließlich verschlüsselt übertragen.

Kein zusätzlicher Aufwand für die Sachbearbeitenden

Zudem gibt es die Möglichkeit, Bußgeldbescheide oder andere Bescheide des Landkreises direkt mit dem aufgedruckten QR-Code am Kassenautomaten einzulesen und ohne Kontakt zu einem Sachbearbeitenden die entsprechende Zahlung zu leisten. Bei Bedarf stehen die Kollegen im Landratsamt aber weiterhin für Fragen bereit und haben dank des Einsatzes der Kassenautomaten auch mehr Zeit, sich um die unterstützungsbedürftigen Fälle zu kümmern.

Insgesamt 81 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamts Schwarzwald-Baar-Kreis arbeiten mit dem CSG-Zahlungssystem. Im Sozialamt, im Ausländeramt und im Verkehrsamt können über die entsprechenden Schnittstellen Zahlungsanweisungen im CSG-Kassensystem erstellt und die Zahlungen in den jeweiligen Ämtern effizient abgewickelt werden. Insbesondere die einfache Datenverarbeitung für die Buchhaltung, die sichere Geldbewirtschaftung und die Anbindung an Fachverfahren ohne zusätzlichen Aufwand für die Sachbearbeitenden sind hierbei hervorzuheben. Zudem ist das Kassensystem mit einer technischen Sicherungseinrichtung nach Kassensicherungsverordnung ausgestattet, sodass alle Zahlungen revisionssicher aufgezeichnet werden.

Die beiden MaxiPay-Kassenautomaten werden neben der Abwicklung von Bareinzahlungen auch für die Auszahlung von Leistungen nach dem Asylbewerber-Leistungsgesetz oder für die Sozialhilfe genutzt. Der Kassenautomat MaxiPay bietet mit einem zertifizierten CEN-III-Tresor, in dem alle geldführenden Aggregate verbaut sind, höchste Sicherheit für die Geldbestände. Bargeldlose Zahlungen werden über die inte­grierten Zahlungsverkehrsterminals verarbeitet. Die Gesamtsumme der baren und unbaren Einzahlungen des Landkreises, die über das CSG-Zahlungssystem abgewickelt werden, beläuft sich auf über zweieinhalb Millionen Euro im Jahr.

Komplettpaket nebst Full-Service-Wartung

Dank der Erweiterung des Produktportfolios von CSG Systems und ihrer Vertriebs- und Servicepartner um den kaufmännischen Netzbetrieb für die Abwicklung von Kartenzahlungen hat der Schwarzwald-Baar-Kreis die Chance ergriffen, das Komplettpaket für die Abwicklung von baren und unbaren Zahlungsdienstleistungen in eine Hand zu geben. Hierfür hat das Landratsamt alle Providerverträge für die Kartenzahlungen zusätzlich über Gleichauf als kaufmännischen Netzbetreiber abgeschlossen. Hauptbeweggrund hierfür war der Preisvergleich mit anderen Netzprovidern. „Zudem hat das Landratsamt nun nur noch einen Ansprechpartner für die gesamte Abwicklung seiner Zahlungen. Gleichauf wie auch die anderen Firmen der CSG Systems Gruppe können dem Kunden ein noch umfassenderes Angebot für Zahlungslösungen machen“, erklärt Andreas Kaspar, Bereichsleiter Kassenautomaten bei Gleichauf. Der Schwarzwald-Baar-Kreis hat für die Kassenautomaten mit Gleichauf einen Full-Service-Wartungsvertrag geschlossen, der alle Ersatzteile und eine jährliche Inspektion beinhaltet. 

Damit erhält der Landkreis einen Service mit sehr geringen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten zu im Voraus planbaren Kosten. Kassenleiterin Tea Bayraktar erläutert: „Der Service ist gut. Die Kommunikation ist immer freundlich und professionell, die Anliegen werden zügig und unkompliziert gelöst.“ Es sind also beste Voraussetzungen dafür geschaffen, dass der Schwarzwald-Baar-Kreis seinen Bürgerinnen und Bürgern mit Unterstützung von Gleichauf noch viele Jahre eine effiziente Abwicklung der notwendigen Zahlungen, ob bar oder unbar, anbieten kann.