RatsinformationssystemeMit RIS zum Ziel

Die Stadt Osnabrück nutzt seit dem 1. November 2011, als die neu gewählten Ratsmitglieder ihre Arbeit aufgenommen haben, das Ratsinformationssystem ALLRIS der Firma CC e-gov. Damit wurde das seit 2005 im Einsatz befindliche Programm der kommunalen Datenzentrale abgelöst. Die Akzeptanz der Mandatsträger für das alte System war sehr gering – unter anderem deshalb, weil die Suchfunktionen nicht komfortabel waren und die Anwenderfreundlichkeit fehlte. Der Sitzungsdienst wurde überhaupt nicht unterstützt. Außerdem haben sich die Bedürfnisse und Ansprüche der Nutzer durch die technischen Möglichkeiten der neuen mobilen Endgeräte stark verändert.
Das neue Programm sollte die bisherigen Abläufe, Layouts und Inhalte möglichst genau abbilden, da Sitzungsdienst und Vorlagenerstellung bereits zuvor optimiert worden waren. Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass die im alten Ratsinformationssystem gespeicherten Daten aus sechs Jahren Gremienarbeit im neuen Programm verfügbar sind. Vorgabe der Politik und Plan der Verwaltung war es, mit Beginn der neuen Ratsperiode die Arbeit mit dem neuen Programm aufzunehmen. Bereits vor der Kommunalwahl war absehbar, dass zahlreiche neue Mitglieder in den Rat gewählt werden würden. Tatsächlich lag der Anteil bei fast 50 Prozent. Außerdem besteht – wie ebenfalls vermutet wurde – unter den neu gewählten Ratsmitgliedern vermehrt das Bedürfnis, die Unterlagen nur noch elektronisch zu erhalten.

Überwiegend zufrieden

Seit Januar erproben die Osnabrücker Ratsmitglieder das neue System – und sind ganz überwiegend zufrieden damit, auch wenn an der einen oder anderen Stelle noch Optimierungsbedarf besteht. Es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass die neue Technik die umfangreiche und anspruchsvolle ehrenamtliche Ratsarbeit sehr gut unterstützt. Die Informationsflut, welche die Ratsmitglieder zu bewältigen haben, wird durch das Ratsinformationssystem überschaubarer. Außerdem wird die Bearbeitung unterstützt. Darüber hinaus kann das System auf anderen Gebieten zur Optimierung beitragen: Für die Steuerung der Stadtpolitik hat der Rat strategische Ziele definiert, aus denen sich die einzelnen Maßnahmen des politischen Handelns ableiten. Seit dem aktuellen ersten Update des Ratsinformationssystems ist es möglich, die Vorlagen mit der Information zu versehen, von welchem stadtentwicklungspolitischen Ziel deren Inhalt gegebenenfalls abgeleitet wird. Die Ratsmitglieder werden somit bei ihrer Prioritätensetzung im Entscheidungsprozess unterstützt. Zudem ist durch eine Auswertungsmöglichkeit die Grundlage für eine spätere Erfolgskontrolle der strategischen Ziele gelegt.
Derzeit findet unter den Ratsmitgliedern ein Meinungsbildungsprozess über eine möglichst einheitliche Ausstattung mit mobilen Endgeräten statt. Den hierfür erforderlichen Ausgaben sind die bislang anfallenden, hohen Druck- und Papierkosten gegenzurechnen, die künftig vermieden werden können.