Die d.velop versteht sich als Digitalisierungspartner der öffentlichen Verwaltung in den Anwendungsbereichen Dokumenten-Management, revisionssichere Archivierung und Vorgangsbearbeitung mit branchenspezifischen eAkten- und Workflow-Lösungen. Als Teil der d.velop Unternehmensgruppe mit insgesamt über 1.000 Mitarbeiter:innen ist man mit seinen über 160 auf die Prozesse der öffentlichen Verwaltung spezialisierten Mitarbeiter:innen für eine Projektdurchführung und Kundenbetreuung im gesamten Bundesgebiet sowie in Österreich und der Schweiz aufgestellt.

Die über 500 öffentlichen Anwenderverwaltungen unterschiedlicher Größen setzen sich neben Kommunen und Hochschulen, Bundes- und Landesbehörden, verschiedenen Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie öffentlichen Ver- und Entsorgungsbetrieben zusammen.

Die technische Plattform für das Produkt- und Leistungsportfolio bildet die einschlägig zertifizierte Archivierungs- und DMS/ECM-Lösung d.velop documents. Aktuell wird diese branchenübergreifend von über 13.000 Kunden mit über 3 Millionen direkt oder indirekt angeschlossenen Endanwender:innen eingesetzt. d.velop documents mit seinen integralen Workflow- und Vorgangsbearbeitungsfunktionalitäten für die elektronische Aktenführung bietet von Haus aus Integrationen und Schnittstellen zu führenden ERP-, Office- und Groupware-Anwendungen von z. B. SAP, Microsoft, IBM u.v.a.

Mit dem breiten d.velop Lösungs- und Leistungsportfolio werden u. a. auch eGovernment spezifische Anforderungen wie z. B. die Integration von fachspezifischen Fachverfahren, OZG und X-Rechnung Portallösungen, Multi-Messenger Dienste wie VPS, beBPo und EGVP, XÖV-Standards wie XDOMEA oder X-Justiz, elektronische Signatur mit Langzeitarchivierung nach TR-ESOR sowie ersetzendes Scannen gemäß TR-RESISCAN abgedeckt.

Das Leistungsspektrum der d.velop umfasst neben der Entwicklung von fachspezifischen Erweiterungen der d.velop Software wie z. B. Aktenplan und Fachverfahrensschnittstellen, die für eine DMS/ECM Einführung relevante ganzheitliche Projektumsetzung einschließlich Beratung, Konzeption, Implementierung, Customizing, Anpassungsprogrammierung, Migration und Einführungsbegleitung.

d.velop documents: ECM für die ganze Verwaltung
Das Enterprise Content Management (ECM) d.velop documents ermöglicht mit seinem modularen Aufbau sowohl die partielle Installation von Komponenten als auch eine schrittweise erweiterte Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung. Eine Komplettlösung auf einen Schlag ist ebenfalls möglich. Entsprechend der individuellen Anforderungen wird dabei die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation flexibel integriert.
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Schriftgutverwaltung / Aktenplan
Der Aktenplan, sprich die Lösung zur Schriftgutverwaltung, ermöglicht eine vollständig elektronische Schriftgutverwaltung. Sie bildet sämtliche Verwaltungs- und Registratur-Prozesse zentral ab und sorgt für eine querschnittliche Dokumenten- und Schriftgutablage gemäß Aktenplan. Der bisherige Aktenplan wird dabei weiterhin genutzt und die Anwendenden arbeiten in ihren gewohnten Abläufen. Die Begriffe Akte, Vorgang und Dokument werden von der papierbasierten in die elektronische Welt übernommen.
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Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und bearbeiten – dies ist auch in der öffentlichen Verwaltung mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Die Lösungen rund um die automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgen hier für Transparenz und Schnelligkeit sowie für geringe Kosten und die Einsparung personeller Ressourcen.
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ECM für Hochschulen
Enterprise Content Management (ECM) und Workflows spielen an deutschen Hochschulen eine immer größere Rolle. Durch die Mittelverteilungsmodelle der Länder sehen sich Hochschulen in der Pflicht, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und personelle Ressourcen gezielt einzusetzen; gleichzeitig wird es immer schwieriger, neue Mitarbeitende einzustellen und Stellen mit Fachpersonal nachzubesetzen. Somit müssen bestehende sowie neu hinzukommende Aufgaben mit knapper werdenden Ressourcen und geringeren Kapazitäten in der gleichen Qualität bewältigt werden. Hier können ECM-Lösungen für die elektronische Dokumentenbearbeitung und -archivierung helfen. Hochschulen verkürzen damit ihre internen Geschäftsprozesse und verbessern das gesamte interne Prozess-Controlling.
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Industrie- und Handelskammer zu Lübeck
Seit 2013 verfolgt die Industrie- und Handelskammer (IHK) zu Lübeck eine weitreichende Digitalisierungsstrategie mit der d.velop als Partner. Vor einigen Jahren stand sie vor einer wegweisenden Entscheidung: Sollte sie die bestehende on-premises-Systemumgebung beibehalten oder etwas Neues wagen und auf eine zukunftsweisende Cloud-Strategie setzen? Eines der Kernprobleme der IHK bestand in den Grenzen des eigenen Hardware-Storage-Systems, das sie lange Zeit im Einsatz hatte. Die Herausforderung: Der Umstieg auf eine skalierbare Cloud-Lösung – ohne Platzprobleme, dafür effizienter, sicherer und flexibler. Die IHK zu Lübeck entschied sich für einen umfassenden Umstieg auf die Cloud.
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Stadt Greven
Die Stadt Greven im Kreis Steinfurt nutzt seit 2012 die Software d.velop documents. Damals entschied man sich für die Einführung der Lösung mit den Themenschwerpunkten Belegarchivierung und Rechnungseingangsbearbeitung. Mit der Zeit installierte die Stadt mit Unterstützung der d.velop zahlreiche Aktenlösungen: eine digitale Steuer- und Vollstreckungsakte sowie eAkten in den Bereichen Einwohnermeldewesen, Wohngeldakte, Personal und Bildung jeweils mit Anbindung an die dortigen Fachverfahren. Seit Ende 2019 führt die Stadt Greven auch ein digitales Vertragsmanagement mit der Prüfung nach §2b UStG ein.
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Kreis Borken
Seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit ECM, digitalen Workflows und eAkten. Inzwischen ist die Verwaltung flächendeckend von der Digitalisierung durchdrungen. Das d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Zunehmend erweist sich technische Weitsicht als unschätzbarer Vorteil: In kurzer Zeit konnte die Kreisverwaltung während der Corona-Pandemie mehr als ein Viertel ihrer Beschäftigten vom Homeoffice aus arbeiten lassen, ohne dass die täglichen Verwaltungsvorgänge deswegen ins Stocken geraten sind.
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Landratsamt Ansbach
Seit Frühjahr 2019 arbeiten die 17 Beschäftigten im Ausländerwesen im Landratsamt Ansbach ausschließlich elektronisch in ihrem DMS. Angesiedelt ist das DMS-Projekt in der Abteilung Finanzen, Organisation, die auch als Pilotabteilung fungierte – neben der IT und dem Sachgebiet Immissions- und Naturschutzrecht. Anders als in vielen anderen Verwaltungen, die sich zunächst der DMS-Integration in ihre großen Fachverfahren widmen, startete das Landratsamt Ansbach mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung.
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Fachhochschule Münster
Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der E-Rechnung optimiert die Fachhochschule Münster durch die ECM-Technologie seit 2015 ihre internen Prozesse. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. An mehreren Standorten können die Mitarbeitenden dadurch auf Personalakten, Rechnungen und Verträge parallel zugreifen. Das Vertragsmanagement ist für die Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG.
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Jobcenter Wuppertal
Das Jobcenter Wuppertal hat mittlerweile für seine 25.000 Bedarfsgemeinschaften mit etwa 50.000 Leistungsbeziehenden flächendeckend elektronischen Akten im Einsatz. Die Ausstattung des Jobcenters mit ECM-Technologie ist ein weiterer Schritt, mit dem die Stadt Wuppertal durch Softwareeinsatz ihre E-Government-Strategie umsetzt. Bislang hat die Verwaltung mit ECM-Lösungen auf Basis des d.velop documents-Systems digitale Akten im Steueramt, in der Stadtkasse und Teilen des Stadtarchivs aufgebaut sowie eine automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung realisiert.
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Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land
Der Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land (WTL) ist seit über 60 Jahren für die Trinkwasserversorgung in elf Städten und Gemeinden des Altkreises Tecklenburg verantwortlich. Dies erfordert ein ausgedehntes Rohrsystem von 1.700 Kilometern Länge, eine Vielzahl von Gebäuden und Anlagen – und viel Schriftverkehr. Zwischen 500 und 600 Neuanträge auf einen Hausanschluss gehen beim WTL jährlich ein. Jeder von ihnen muss bearbeitet werden und durchläuft dafür mit seinen Begleitdokumenten verschiedene Abteilungen im Haus. Den Schritt zur virtuellen Hausanschlussakte beschritt der WTL mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Begonnen während der Corona-Pandemie, umfasst das Projekt neben allen Aktenarten auch die Einführung eines Rechnungsworkflows und Aktenplans.
Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte des Wasserversorgungsverbands Tecklenburger Land