Die d.velop-Gruppe mit insgesamt über 1.100 Mitarbeitenden verfügt über mehrere Standorte in Deutschland und entwickelt Software zur durchgehenden Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Diese umfassen elektronische Akten, Gesetzeskonforme sowie revisionssichere Archivierung, Lösungen zur internen Kommunikation sowie Kollaboration über Organisationsgrenzen hinweg.

Die d.velop platform zählt zu den größten Plattformen für Content Services in Europa – mit einem vielseitigen Portfolio von Standard- und Speziallösungen, auf der auch externe App-Builder ihre Lösungen anbieten können. Zudem werden innovative Technologien wie Künstliche Intelligenz oder sichere Cloud-Speicher in bestehende und neue Lösungen integriert, um Effizienz und Nutzerkomfort zu steigern. Das Herzstück der platform bildet die zertifizierte Archivierungs- und DMS/ECM-Lösung d.velop documents. Diese ermöglicht eine elektronische Aktenführung nach den Anforderungen gemäß des eGovernment-Gesetzes, OZGs oder elektronischen Rechtsverkehrs sowie nach offiziellen Standards wie TR-RESOR, TR-RESISCAN, XDOMEA, X-Justiz und viele weitere Anforderungen, mit Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten zu führenden ERP-, Office- und Groupware-Anwendungen von z. B. SAP, Microsoft, IBM u.v.a.

Die d.velop versteht sich als Digitalisierungspartner und unterstützt die öffentliche Verwaltung bei der digitalen Transformation. Neben der ganzheitlichen Projektumsetzung einschließlich umfasst das Leistungsspektrum strategische Beratungsangebote sowie Migrationen und Einführungsbegleitung. Dank eines internationalen Netzwerks mit mehr als 400 Partnern können Organisationen aus Deutschland, Österreich und auch weltweit von der d.velop-Plattform profitieren und damit dem wachsenden IT-Fachkräftemangel entgegenwirken.

Zu den insgesamt 14.500 Geschäftskunden zählen zahlreiche öffentlich Anwenderverwaltungen unterschiedlicher Größen: Von kleinen Kommunen oder privaten Hochschulen, über Industrie- und Handelskammern, Universitäten, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts bis hin zu Bundes- oder Landesbehörden sowie Ver- und Entsorgungsbetriebe.

d.velop documents: DMS für die digitale Verwaltung
Das Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents ermöglicht mit seinem modularen Aufbau eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen – vom Scannen bis zum revisionssicheren Archivieren. Als zentrales Archiv finden sich alle relevanten Informationen jederzeit digital im DMS und können dort bearbeitet werden. Entsprechend der individuellen Anforderungen wird dabei die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation flexibel integriert.
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Schriftgutverwaltung / Aktenplan
Der Aktenplan, sprich die Lösung zur Schriftgutverwaltung, ermöglicht eine vollständig elektronische Schriftgutverwaltung. Sie bildet sämtliche Verwaltungs- und Registratur-Prozesse zentral ab und sorgt für eine querschnittliche Dokumenten- und Schriftgutablage gemäß Aktenplan.
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Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und bearbeiten – dies ist auch in der öffentlichen Verwaltung mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Die Lösungen rund um die automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgen hier für Transparenz und Schnelligkeit sowie für geringe Kosten und die Einsparung personeller Ressourcen.
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Prozessdigitalisierung und Workflowmanagement
Geschäftsprozesse kommen im Arbeitsalltag einer jeden Organisation vor, sind dokumentenzentriert und gestalten sich häufig identisch. Mit dem d.velop process studio können solch manuelle, wiederkehrende Routineaufgaben digitalisiert werden. Die Lösung orientiert sich am BPMN 2.0-Standard und unterstützt sogenannte Citizen Developer bei der Low-Code-Entwicklung. So werden Mitarbeitende entlastet und Vorgänge deutlich beschleunigt.
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DMS für Hochschulen und Kammern
Ein digitales Dokumentenmanagement spielt ebenso an Hochschulen, Handwerks- oder Industrie- und Handelskammern eine immer größere Rolle. All jene Organisationen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und personelle Ressourcen gezielt einzusetzen; gleichzeitig wird es immer schwieriger, neue Mitarbeitende einzustellen und Stellen mit Fachpersonal nachzubesetzen. Somit müssen bestehende sowie neu hinzukommende Aufgaben mit knapper werdenden Ressourcen und geringeren Kapazitäten in der gleichen Qualität bewältigt werden. Hier können ECM-Lösungen für die elektronische Dokumentenbearbeitung und -archivierung helfen.
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Landkreis Emsland
Der Landkreis Emsland, einer der größten Landkreise Deutschlands, hat in Zusammenarbeit mit d.velop seine Justizkommunikation digitalisiert. Ziel war es, die bisher papierbasierten und fehleranfälligen Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) konnte eine medienbruchfreie und rechtskonforme Kommunikation mit Justizbehörden erreicht werden. Vor allem die Integration der elektronischen Rechtsamtsakte hat den Austausch von Dokumenten erheblich verbessert.
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Industrie- und Handelskammer zu Lübeck
Seit 2013 verfolgt die Industrie- und Handelskammer (IHK) zu Lübeck eine weitreichende Digitalisierungsstrategie mit der d.velop als Partner. Vor einigen Jahren stand sie vor einer wegweisenden Entscheidung: Sollte sie die bestehende on-premises-Systemumgebung beibehalten oder etwas Neues wagen und auf eine zukunftsweisende Cloud-Strategie setzen? Eines der Kernprobleme der IHK bestand in den Grenzen des eigenen Hardware-Storage-Systems, das sie lange Zeit im Einsatz hatte. Die Herausforderung: Der Umstieg auf eine skalierbare Cloud-Lösung – ohne Platzprobleme, dafür effizienter, sicherer und flexibler. Die IHK zu Lübeck entschied sich für einen umfassenden Umstieg auf die Cloud.
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Stadt Ahaus
Die Stadt Ahaus hat gemeinsam mit d.velop den Prozess der Einkommensprüfung für Kita-Beiträge digitalisiert. Seit 2007 arbeitet die Stadtverwaltung daran, ihre Prozesse sukzessive zu digitalisieren, um Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu steigern. Ein besonderer Fokus lag auf dem Datenschutz und der Einbindung externer Nutzende. Mit der Einführung des Bürgerserviceportals im Jahr 2023 wurde ein vollautomatisierter Prozess geschaffen, der es den Bürgern:innen ermöglicht, Anträge digital zu stellen und Informationen effizient zu verwalten.
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Kreis Borken
Seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit ECM, digitalen Workflows und eAkten. Inzwischen ist die Verwaltung flächendeckend von der Digitalisierung durchdrungen. Das d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Zunehmend erweist sich technische Weitsicht als unschätzbarer Vorteil: In kurzer Zeit konnte die Kreisverwaltung während der Corona-Pandemie mehr als ein Viertel ihrer Beschäftigten vom Homeoffice aus arbeiten lassen, ohne dass die täglichen Verwaltungsvorgänge deswegen ins Stocken geraten sind.
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Landratsamt Ansbach
Seit Frühjahr 2019 arbeiten die 17 Beschäftigten im Ausländerwesen im Landratsamt Ansbach ausschließlich elektronisch in ihrem DMS. Angesiedelt ist das DMS-Projekt in der Abteilung Finanzen, Organisation, die auch als Pilotabteilung fungierte – neben der IT und dem Sachgebiet Immissions- und Naturschutzrecht. Anders als in vielen anderen Verwaltungen, die sich zunächst der DMS-Integration in ihre großen Fachverfahren widmen, startete das Landratsamt Ansbach mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung.
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Fachhochschule Münster
Bei der Beauftragung von externen Lehrkräften, beim Vertragsmanagement oder der E-Rechnung optimiert die Fachhochschule Münster durch die ECM-Technologie seit 2015 ihre internen Prozesse. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. An mehreren Standorten können die Mitarbeitenden dadurch auf Personalakten, Rechnungen und Verträge parallel zugreifen. Das Vertragsmanagement ist für die Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG.
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Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land
Der Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land (WTL) ist seit über 60 Jahren für die Trinkwasserversorgung in elf Städten und Gemeinden des Altkreises Tecklenburg verantwortlich. Dies erfordert ein ausgedehntes Rohrsystem von 1.700 Kilometern Länge, eine Vielzahl von Gebäuden und Anlagen – und viel Schriftverkehr. Zwischen 500 und 600 Neuanträge auf einen Hausanschluss gehen beim WTL jährlich ein. Jeder von ihnen muss bearbeitet werden und durchläuft dafür mit seinen Begleitdokumenten verschiedene Abteilungen im Haus. Den Schritt zur virtuellen Hausanschlussakte beschritt der WTL mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Begonnen während der Corona-Pandemie, umfasst das Projekt neben allen Aktenarten auch die Einführung eines Rechnungsworkflows und Aktenplans.
Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte des Wasserversorgungsverbands Tecklenburger Land