Dokumenten-Management100 Prozent digital

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eines der Themen, die Deutschland seit vielen Jahren kontinuierlich beschäftigen. Leider wird viel zu oft nicht der tatsächliche Digitalisierungsstand der Ämter in den Blick genommen. Stattdessen werden die üblichen Reizthemen bespielt: Wie läuft die digitale Anbindung ländlicher Gegenden? Wo steht Deutschland im Vergleich zu Dänemark, das viele Bürgerdienste digital anbietet – oder im Vergleich zu den baltischen Staaten, die im Bereich Digital Citizenship zu den Vorreitern zählen? Ja, diese Länder haben viel erreicht. Aber abgesehen davon, dass solche Vergleiche aufgrund der unterschiedlichen Verwaltungsstrukturen immer etwas hinken, wird an jener Stelle gern übersehen, welchen Stand die Großprojekte der digitalen Verwaltung bereits haben.

Vorreiterin bei der Verwaltungsmodernisierung

Das Ziel ist auch hierzulande hoch gesteckt: Bis zum Jahr 2022 wollen Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen elektronisch anbieten. Dafür ist es wichtig, die internen Abläufe zu digitalisieren. Denn, wie sollen Bescheide oder Bürgeranfragen elektronisch bearbeiten werden, wenn die entsprechenden Dokumente nur analog vorliegen? Ein Beispiel, wie es funktionieren kann, bietet die Stadt Leipzig. Mit weit über einer halben Million Einwohnern eine der größten Städte im Osten Deutschlands erhebt die sächsische Kommune heute den Anspruch, eine der Vorreiterinnen bei der Verwaltungsmodernisierung zu sein. Davon zeugt der Zugang zu Bürgerdienstleistungen über das Portal amt24.sachsen.de oder die Digitale Werkstatt, die im Jahr 2019 gemeinsam mit dem städtischen IT-Dienstleister Lecos ins Leben gerufen wurde.

Schnittstellen für die Bedürfnisse der Verwaltung

Lecos realisiert auch aktuell den verwaltungsweiten Ausbau des Dokumenten-Management-Systems (DMS). Das Projekt startete nach dem entsprechenden Stadtratsbeschluss im Jahr 2018, fußt aber auf Erfahrungen, die länger zurückreichen. Bereits 2006 hat sich Lecos erstmals mit dem Thema beschäftigt und in der Folge im Rechtsamt und in mehreren Fachbereichen des Amts für Bauordnung und Denkmalpflege, dem Amt für Umweltschutz und weiteren Bereichen ein DMS installiert. Die Wahl fiel bereits damals auf die Software enaio des Herstellers Optimal Systems, die eigens entwickelte Fachlösungen und Schnittstellen für die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung bietet. In den darauffolgenden Jahren wurde der Einsatz des DMS kontinuierlich erweitert. Das ist eine sinnvolle Vorgehensweise, bei der immer neue Abteilungen und Referate von den Erfahrungen derjenigen profitieren, die das System bereits nutzen.

Medienbrüche vermeiden

Im Übrigen folgt der Ausbau auch einer zwingenden Sachlogik: Wenn nur eine Abteilung digitalisiert ist, der Rest jedoch weiterhin analog arbeitet oder ein nicht kompatibles System verwendet, entstehen Medienbrüche. Dann kommt es zu der absurden Situation, dass Dokumente eingescannt, wieder ausgedruckt, an anderer Stelle erneut eingelesen und schließlich doch wieder in Papierform irgendwo abgelegt werden. Das ist ein ernsthaftes Problem: Es kostet die Mitarbeiter Zeit und die Steuerzahler Geld. Aus gutem Grund also legen die strategischen Ziele des Integrierten Stadtentwicklungskonzepts Leipzig 2030 die Einführung der elektronischen Akte und digitalen Vorgangsbearbeitung als eine priorisierte Maßnahme fest. Medienbrüche sollen dabei durch zwei Konzepte weitestgehend verhindert werden. Eines der Konzepte ist die digitale Umlaufmappe: Was man als universellen Pappordner kennt, soll in Zukunft als Fachlösung des Systems enaio realisiert werden. Vorgänge wandern nun elektronisch von Amt zu Amt und bleiben dabei nachvollziehbar – mit klar geregelten Zugriffsrechten. Zum anderen verfügt die Software über unzählige Spezialschnittstellen zu den Fachverfahren in der Verwaltung. Dort, wo es noch keine solche Anbindung gibt, wird sie neu entwickelt und ergänzt.

DMS spart auch Platz

Ein Beispiel dafür ist die Vollstreckungsbehörde, die zur Stadtkasse gehört. Das dort eingesetzte Fachverfahren avviso des Unternehmens DATA-Team erzeugt Dokumente, die automatisch in die Akten im DMS übernommen werden. Ein anderes Beispiel ist die Kursverwaltung KuferSQL der Firma Kufer Software, die an der Volkshochschule Leipzig eingesetzt wird und noch in diesem Jahr angebunden werden soll.
Rechtlich sicher wird der Umgang mit digitalen Akten durch die so genannte revisionssichere Ablage. Sie gewährleistet den verbindlichen Charakter amtlicher Dokumente. Was neben diesen Verfahrensvorteilen fast schon zur Fußnote wird, sind die grundsätzlichen Leistungen, welche die Allgemeine Schriftgutverwaltung mit DMS bereithält: Informationen sind schnell auffindbar und können von überall eingesehen werden. Dies wirkt sich wiederum auf die Realisierung von Homeoffice-Arbeitsplätzen aus. Zu guter Letzt spart ein DMS natürlich auch Platz: Aktenlager und Archive können teilweise oder ganz wegfallen.

50 Millionen Seiten Papier pro Jahr

Nachdem das Rechtsamt und das Amt für Bauordnung und Denkmalpflege komplett und das Amt für Umweltschutz in weiten Teilen digital arbeiten, wurde Lecos im Dezember 2019 beauftragt, das DMS enaio in der gesamten Stadtverwaltung zu implementieren. Dazu ist es notwendig, rund 4.500 Verwaltungsangestellte mit der Software auszustatten und die einzelnen Ämter und Fachbereiche zu vernetzen. Dies erfolgt wiederum nach dem Stufenmodell – beginnend im Hauptamt, dem die Dezernate I und II folgen.
Schon jetzt werden mittels der digitalen Posteingangsbearbeitung 50 Millionen Seiten Papier pro Jahr bearbeitet. Papierdokumente wird man in Leipzig aber noch eine Weile sehen. Bestehende analoge Akten will die Stadt noch vorhalten und diese nach Bedarf in dem gemäß der Richtlinie TR RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifzierten Lecos-Scancenter digitalisieren. Neue Vorgänge werden in Zukunft jedoch ausschließlich elektronisch angelegt.