München100 Tage E-Akte

Im Dezember 2020 war es so weit: Nach umfassenden Abstimmungen lag ein fundiertes Konzept als Blaupause für die Einführung der E-Akte in München bis Ende 2025 vor. Sofort nach den Weihnachtsferien ging es in die Umsetzung und am 21. April 2021 waren die ersten 100 Tage im Projekt „IT-Standard E-Akte“ vorbei, berichtet die bayerische Landeshauptstadt. Als erste Voraussetzung für gutes Gelingen sei eine effiziente Projekt­organisation geschaffen worden. Das Vorhaben sei als Programm E-Akte aufgesetzt und werde vom Strategiebereich des IT-Referats geleitet. Auftraggeber sei IT-Referent und CDO Thomas Bönig. Das Vorhaben sei in die drei Bereiche IT-Standard, Technische Basis und Input-Output-Management unterteilt.

Erforderliche Infrastruktur

Aus der Technikperspektive betrachtet ist die E-Akte ein IT-Service, der etabliert und betreut werden muss, heißt es im Bericht der Stadt. Unter anderem finden deshalb intensive Planungen zur Bereit­stellung der erforderlichen Infrastruktur statt. Es gehe darum, welche Server mit welcher Kapazität benötigt und wie die zahlreichen in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren angebunden werden.
Dazu definiere das Projekt-Team die künftigen Entwicklungs- und Betriebsabläufe. Von Anfang an gehe es außerdem darum, sich auf künftige Release­-Wechsel optimal vorzubereiten: Wie müssen fachliche und technische Tests zusammen­spielen, damit Funktions- und Sicherheits-Updates später störungsfrei ablaufen?

Input- und Output-Management

Die Fragestellung im Input-/ Output-Management kommt der Stadtgesellschaft sehr nahe, heißt es im Bericht weiter. Denn es gehe um die Schnittstellen in der Kommunikation zu und mit der Verwaltung der Landeshauptstadt. Thema sei, wie die Online-Formulare, E-Mails, Briefe und anderer Input in die E-Akte-Abläufe eingehen und wie der Output aussehe, also die Antworten, Informationen, Bescheide.
Nicht zuletzt sei die Integration des In- und Output-Management in alle relevanten digitalen Systeme zu gewährleisten – zum Beispiel in SAP für die E-Rechnung oder das noch zu realisierende München Portal der Zukunft, das alle Online-Services für die Landeshauptstadt bündeln wird. Ziel seien vollständig digitale Ende-zu-Ende-Prozesse ohne jegliche Medienbrüche, mit denen Daten und Dokumente transparent und verlässlich in E-Akten abgelegt werden.

Komplett digitalisierte Abläufe

Eine weitere Aufgabe im Projekt sei die Digitalisierung zahlreicher Bestandsakten, damit Vorgänge aus der Vergangenheit nicht verloren gehen. Für komplett digitalisierte Abläufe müssten zudem digitale Signaturen in die E-Akte eingebunden werden, die hand­schriftliche Unterschriften ersetzen. Auch an dieser Umstellung hin zu einem tragfähigen und belastbare Konzept auf Basis moderner Standards sei in den ersten 100 Tagen intensiv gearbeitet worden.
Ebenso wichtig für das Gelingen des Programms E-Akte sei die aktive Gestaltung des damit einhergehenden Wandels. CDO Thomas Bönig betone daher immer wieder: Die E-Akte bringt mit den damit einhergehenden Veränderungen der Arbeitsweisen viele Chancen, die Arbeitswelt modern, effizient und komfortabel zu gestalten.

Absicherung der Beschäftigten

Dabei rücken laut Angaben der Stadt gemeinsame Ziele in den Vordergrund. Berührungs­punkte gebe es etwa mit dem Programm neoHR und anderen Projekten, die an neuen Arbeitswelten arbeiten. Ein Meilenstein sei in diesem Zusammenhang die Absicherung der Beschäftigten durch die Digital Charta gewesen.
Das Social Intranet sei für die interne Kommunikation zur E-Akte eine sehr gute Basis. Herzstück sei der Arbeitsraum E-Akte, der allen Beschäftigten offenstehe und vieles zusammen­führe: Grundlegende Informationen zu Ausgangssituation, Zielbild, Rahmen­bedingungen und nicht zuletzt den Menschen, die hier aktiv seien. Es wird regelmäßig über Aktuelles informiert, es kann Feedback gegeben und diskutiert werden. Auf diese Weise habe sich auch das Veränderungs­management in den ersten 100 Tagen gut aufgestellt. Gut so, denn die Umsetzung der E-Akte brauche das aktive Engagement der Mitarbeiter, heißt es aus München.