Ratsinformationssysteme30 Jahre Sternberg

Herr Reuscher, vor 30 Jahren begann alles mit der Entwicklung einer ersten Version Ihres Sitzungsdienstes. Welche Anforderungen und Herausforderungen standen damals im Raum?

Ein Arbeitskreis mit fünf Kommunen aus dem nordrhein-westfälischen Kreis Steinfurt, nämlich die Städte Emsdetten, Greven, Ibbenbüren und die Gemeinden Nordwalde und Recke, legten die Anforderungen fest: Word 4.0 in einer PC-Umgebung, Betrieb auf dem proprietären System BULL DPS 6000 und ein Ablauf, der zu 100 Prozent bis heute erhalten geblieben ist.

Wo liegen die größten Unterschiede zu den ersten Versionen Ihrer Lösung?

Große Veränderungen gab es natürlich bei der Technik. Wo früher ein MS-DOS arbeitete, ist es heute ein Windows und Office mit viel mehr Möglichkeiten. Dementsprechend hat sich von der Usability und Automatisierung über den Bereich des Web-Auftritts bis hin zu der Möglichkeit der papierlosen Sitzung einiges geändert. Was aber immer konstant geblieben ist und auch bleibt, ist die persönliche Betreuung.

Ihre Kunden dürfen und sollen mitreden. Welche Veränderungen konnten Sie bei den Anwenderwünschen feststellen?

Die Tendenz geht klar in Richtung Vereinfachung und Automatisierung. Wir haben inzwischen viele Drag-and-drop-Möglichkeiten geschaffen, genauso wie wir die Kommunikation zwischen Mandatsträgern und der Verwaltung immer mehr ausbauen. Ein weiterer Punkt könnte die Unabhängigkeit von vorhandener Hardware sein. Dadurch kann sich unser Kundenspektrum nochmals erhöhen, da wir dann nur noch wenige spezielle Systemanforderungen haben.

Ohne App geht heute gar nichts mehr. 2009 hat Sternberg dazu den Grundstein gelegt. Wann und wie wurde Ihnen klar, dass das Sitzungsmanagement mobil werden muss?

Der Wunsch nach dem papierlosen Büro ist ja schon sehr alt. Bereits 2004 haben wir mit dem winRICH Client für Mandatsträger eine Möglichkeit geboten, auf dem Laptop die Sitzung zu verfolgen und auch die Dokumente mit eigenen Annotationen zu versehen. Das wurde allerdings aufgrund von geringen Akkulaufzeiten, Lüftergeräuschen und Gewicht der Hardware noch nicht so angenommen. Mit Aufkommen der ersten Tablets waren diese Hemmnisse verschwunden und der Weg frei für die papierlose Gremienarbeit.

„Die Tendenz geht klar in Richtung Vereinfachung und Automatisierung.“
Neben Papier- und Ressourceneinsparungen wurde in den folgenden Jahren die Transparenz der Verwaltungsarbeit immer wichtiger. 2013 kam die Bürger­App auf den Markt. Woher kam dieser Impuls?

Mit Fertigstellung unserer Sitzungsapp war klar, dass dieser Service auch den Bürgern zur Verfügung gestellt werden muss. Technisch gab es keine Schwierigkeiten, da im Grundaufbau bereits alles vorhanden war. Deshalb kam die BürgerApp auch kostenfrei mit auf den Markt.

Wie sieht Ihre aktuelle Unternehmens- und Kundenstruktur aus?

Wir hatten in den vergangenen Jahren nicht nur einen starken Kunden-, sondern auch einen starken Mitarbeiterzuwachs. Während wir 2013 nach 23 Jahren noch circa 350 Kunden und 14 Mitarbeiter zählten, sind heute, nur sieben Jahre später, gut 650 Kunden und 31 Mitarbeiter im Familienunternehmen beschäftigt. Der Großteil unserer Kunden kommt selbstverständlich immer noch aus dem kommunalen Sektor. Allerdings entwickelt sich ein Trend, der uns zeigt, dass unser System in vielen Bereichen außerhalb einer Stadtverwaltung seine Berechtigung hat. Daher haben wir inzwischen viele Verbände, Kammern, Universitäten sowie Versicherungen und Unternehmen als Kunden hinzugewonnen.

Neben Sitzungsdienst und Gremien­informationssystem bietet Sternberg noch weitere Module an. Seit 2019 haben Sie auch einen Formular-Manager im Portfolio. Welche Releases sind für dieses Jahr geplant?

Der Formular-Manager bietet unseren Kunden eine integrierte Möglichkeit, mit den Mandatsträgern zu kommunizieren. Wir haben darauf geachtet, ihn so flexibel zu halten, dass wir damit auch auf lange Sicht die Wünsche unserer Kunden abdecken können. Mit diesem Modul ist es zum Beispiel möglich, Teilnahmeabfragen für die Sitzungen digital zu erfassen und automatisch zu verarbeiten. Andere Möglichkeiten sind, Reisekostenformulare oder Anträge über diesen Weg medienbruchfrei zu übertragen. Dieses Jahr werden wir die App um einen Chat erweitern. Andere Neuerungen finden eher unsichtbar für die Kunden statt. Erwähnenswert sind hier die Themen Sicherheit, wie Verschlüsselung von Daten und Zwei-Faktor-Authentifizierung, sowie Barrierefreiheit.