Dokumenten-ManagementAblage per Barcode

Seit Anfang des Jahres 2004 ist das Verfahren mpsFIM für das Friedhofsmanagement des Düsseldorfer Garten-, Friedhofs- und Forstamts im produktiven Einsatz. Es wird dort für 13 städtische Friedhöfe und ein Krematorium genutzt. Mit der Friedhofssoftware stellt die Koblenzer Firma mps public solutions mehrere Module bereit. Seit Herbst 2008 wird die Komplettlösung von der IT-Kooperation Rheinland (ITK Rheinland) betreut. Seit Frühjahr 2010 werden auch die nordrhein-westfälischen Kommunen Neuss, Meerbusch, Kaarst, Jüchen, Rommerskirchen und der Rhein-Kreis Neuss von dem kommunalen IT-Dienstleister unterstützt.
Eingebettet in eine Citrix-Umgebung hat jede Kommune ein eigenes Icon für den Programmaufruf. Das Programm ist zentral auf einem Fileserver installiert, die spezifischen Einstellungen und Daten liegen allerdings für jede Kommune in einer eigenen Datenbank vor. So kann jederzeit eine neue Version für alle sieben Kommunen installiert werden und das Update ist direkt nutzbar. Nachdem Düsseldorf mit der Funktionalität von mpsFIM zufrieden war, wurde die Lösung im Jahr 2009 auch für die anderen sechs Kommunen ausgewählt.

Alltagstauglichkeit im Test

Seit dem Jahr 2010 führt ITK Rheinland in Zusammenarbeit mit der Firma mps einmal im Jahr einen Pilottest für das neueste mpsFIM-Release durch. Durch die Betreuung der Landeshauptstadt Düsseldorf sowie der Kommunen Neuss, Meerbusch, Kaarst, Jüchen und Rommerskirchen sind unterschiedliche Größenordnungen abgedeckt. Die Funktionalität der Lösung kann daher in allen Bereichen getestet werden. Die gute Zusammenarbeit mit mps hat sich für die Beteiligten bewährt und zur besseren Qualität von mpsFIM im Alltag der Benutzer beigetragen. Schließlich testen die Fachverantwortlichen der Kommunen letztlich die Dinge, mit denen sie täglich zu tun haben. Die Software mpsFIM ist ein Arbeitsmittel, das stabil und zuverlässig im Arbeitsalltag funktionieren muss und genau das wird in Düsseldorf akribisch getestet.
Die Idee zum Einsatz des Doc Dispatchers ist beim FIM-Anwendertag im Juni 2013 in Koblenz entstanden. Dort wurde präsentiert, wie ein mit Barcode versehenes Dokument eingescannt und automatisch in der elektronischen Akte von mpsFIM abgelegt wird. Das weckte das Interesse von Kollegen der ITK Rheinland. Sie machten sich daraufhin kundig und planten eine dreimonatige Teststellung in der hauseigenen Infrastruktur.
Zunächst haben die Projektbeteiligten alle erforderlichen Rahmenbedingungen realisiert. Es wurden ein Server und Multifunktionsgeräte beschafft und eingerichtet sowie die Scan-Abläufe geklärt und getestet. Im August 2014 wurde dann das Testsystem vom Software-Anbieter installiert. Während einer dreimonatigen Teststellung wurden schließlich alle möglichen Fallkonstellationen getestet.

Doc Dispatcher erleichtert Fallbearbeitung

Nach der positiven Entscheidung von ITK Rheinland für den Doc Dispatcher wurde im Juli 2015 das Produktionssystem durch mps zur Verfügung gestellt. Seither können für den produktiven Betrieb Dokumente per Barcode als TIFF-Datei eingescannt und per Doc Dispatcher automatisiert in die elektronische Akte von mpsFIM übertragen werden. Der Schlüssel für den Transfer ist die Dokumenten-ID als Barcode. Die TIFF-Dateien werden zum Teil als Stapel mit bis zu 100 Blättern getrennt und durch Barcode-Deckblätter des Vorgangs auf mehrere Fallakten automatisiert aufgeteilt.
Zur Nutzung des Doc Dispatchers muss der Sachbearbeiter ein Deckblatt in mpsFIM mit Barcode ausdrucken. Dann ist das Deckblatt als erste Seite und der betreffende Vorgang mit diversen Folgeseiten als TIFF-Datei einzuscannen. Im Hintergrund legt das Multifunktionsgerät die TIFF-Datei in einer so genannten Freigabe auf dem Server ab. Der Dienst des Doc Dispatchers überprüft regelmäßig diese Freigabe. Die neuen TIFF-Dateien werden in ein Arbeitsverzeichnis transferiert, dort in verschiedenen Arbeitsschritten in der elektronischen Akte von mpsFIM abgelegt und langfristig gespeichert. In mpsFIM wird das Deckblatt mit dem Barcode als Schlüssel ersetzt durch das eingescannte Dokument. Der Sachbearbeiter kann nun die eingescannten Vorgänge einsehen und für die Fallbearbeitung nutzen.
Durch das Einscannen hat der Sachbearbeiter zunächst einen Mehraufwand. Dieser lohnt sich aber insofern, da er für schnellere Fallentscheidungen und Rückfragen von Angehörigen und Bestattern alle Informationen in der Akte der Grabstätte findet. Früher musste sich der Sachbearbeiter die Aktenordner aus dem Schrank oder Archiv holen und den passenden Vorgang in Papierform suchen. Meist konnte er nicht sofort eine Antwort geben und musste den Fragenden später zurückrufen. Der Doc Dispatcher erleichtert die Fallbearbeitung des Sachbearbeiters durch die automatisierte Dokumentenablage in der elek­tronischen Akte erheblich. Damit gehört die aufwendige Suche nach Dokumenten der Vergangenheit an und eine schnelle sowie kompetente Vorgangsbearbeitung wird wesentlich vereinfacht.