LeipzigAbschied vom Aktenberg

An der flächendeckenden Einführung der E-Akte arbeitet die Stadtverwaltung Leipzig. Wie der kommunale IT-Dienstleister Lecos berichtet, werden in den kommenden Jahren schrittweise alle Ämter und Referate der sächsischen Großstadt umgestellt. Eine elektronische Umlaufmappe soll die medienbruchfreie Verwaltungsarbeit unterstützen.
Leipzig habe bereits 2012 gemeinsam mit Lecos begonnen, die elektronische Aktenführung im Rechtsamt, im Amt für Bauordnung und Denkmalpflege sowie im Amt für Umweltschutz zu testen. Die Erfahrungen daraus würden nun in das Einführungskonzept für die weiteren circa 50 Ämter und Referate mit rund 4.500 Nutzern einfließen. Grundlage der Leipziger E-Akte sei das Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Optimal Systems.
Im März 2020 habe zunächst die Vollstreckungsbehörde, eine Abteilung der Stadtkasse, die E-Akte eingeführt. Das in Leipzig für Vollstreckungsangelegenheiten eingesetzte Fachverfahren avviso sei über eine Schnittstelle an enaio angebunden. Posteingänge sowie in avviso erzeugte Dokumente würden über diese automatisiert in den im DMS geführten Akten abgelegt. Das System übernehme die Verschlagwortung der Dokumente aus dem Fachverfahren. Bis zum Sommer 2020 wird auch die Volkshochschule Leipzig die E-Akte umsetzen, informiert Lecos. Dort sei die Anbindung der Kursverwaltungssoftware KuferSQL an enaio geplant.

Notwendige Standartisierung

„Es ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, sich von der Papierakte zu verabschieden. Das beginnt bei der notwendigen Standardisierung der Dokumentenablage auf Basis einer sachbezogenen Aktenstruktur und geht bei der Anpassung von Arbeitsabläufen zu medienbruchfreien Prozessen weiter“, sagt Carola Arnold, IT-Projektkoordinatorin bei der Stadt Leipzig. „Wichtig ist, dass wir alle Mitarbeitenden einbinden und mitnehmen. Auch, wenn die Vorteile der E-Akte wie verbesserte ämterübergreifende Zusammenarbeit, beschleunigte Durchlaufzeit, automatisierte Aufbewahrungsfristen oder eine platzsparende Ablage auf der Hand liegen: Es erfordert ein Umdenken.“
Voraussetzung für das Führen elektronischer Akten sind rechts- und revisionssichere digitalisierte Dokumente. Dafür arbeitet Leipzig mit dem nach TR RESISCAN zertifizierten ScanCenter von Lecos zusammen. Hier werden alle Posteingänge und Rechnungen in das digitale Format überführt und den entsprechenden digitalen Akten zugeführt, berichtet Lecos. Alte Akten wolle die Stadt Leipzig in Papierform behalten. Nur laufende Projekte würden überführt, neue Fälle ausschließlich digital bearbeitet.

Leitlinien erleichtern den Start

Um die Einführung möglichst reibungslos zu gestalten, hätte das Projekt-Team Festlegungen zu grundlegenden Designs und Standards getroffen, etwa zur Ablagestruktur, und ein Vorgehensmodell erarbeitet. In dieses seien vorab erfragte Besonderheiten der Ämter und Referate eingeflossen. Leitlinien hätten den Start mit dem System erleichtert ebenso wie intensive Schulungen zur Schriftgutverwaltung und zur Nutzung des DMS für die elektronische Aktenführung durch Lecos.
Mit Einführung der E-Akte wolle Leipzig auch die Umlaufmappe modernisieren. Sie soll immer dann zum Einsatz kommen, wenn ein Antrag genehmigt, eine Belehrung durchgeführt oder eine Information an einen bestimmten Personenkreis nachweislich verteilt werden muss. An Stelle der Pappmappe ist für die Stadt nach Angaben von Lecos eine mit enaio-Bordmitteln realisierte, elektronische Umlaufmappe in Planung.