Pausa-MühltroffAktive Kommune

Der erste Eindruck zählt. So ist es auch bei einer Software. Mögen die Funktionalitäten auch komplex sein, wenn die Oberfläche nicht übersichtlich, durchdacht und zielführend ist, wird die Lösung bei den Nutzern nicht ankommen. Das Unternehmen multi-INTER-media mit Sitz im nordbayerischen Lohr a.Main hat diesen Aspekt bei der Entwicklung seiner Software Kommune-Aktiv berücksichtigt und punktet mit Praxisnähe, Arbeitserleichterung und innovativer Gremienarbeit. Das Kommune-Aktiv-Gesamtpaket beinhaltet im Standard neben dem regulären Sitzungsdienst und Funktionen wie der Online-Wahl oder der Aufgaben- und Beschlussverfolgung ein Rats- und Bürgerinformationssystem. Das dadurch mögliche papierlose Arbeiten hebt die Gremienarbeit auf eine zukunftsweisende Stufe und stellt somit einen bedeutenden Meilenstein für die kommunale Digitalisierungsstrategie im Bereich Sitzungsmanagement und Verwaltungsorganisation dar. Keine Doppelarbeiten, kein Zeitverlust durch nicht mehr zeitgemäße Prozesse sowie ein schneller Informationsfluss – bei Kommune-Aktiv greift alles wie ein fein abgestimmtes Uhrwerk in­einander. Ein weiterer Fokus liegt auf der nutzerfreundlichen Oberfläche. Die Anforderungen aus der Praxis an eine intuitive Bedienung und übersichtliche Menüführung werden mit Kommune-Aktiv perfektioniert. Das wissen auch ehemalige Nutzer anderer Softwarelösungen zu schätzen, stellt das selbsterklärende Handling doch einen der Hauptgründe dar, warum sie auf Kommune-Aktiv umgestiegen sind.

Perfekt auf die Kommune zugeschnitten

Dass bei der Entwicklung Kundenideen und Innovation nicht zu kurz kommen, versteht sich von selbst. Das Kommune-Aktiv-Team befindet sich in regem Austausch mit Rathäusern und entwickelt die Software kontinuierlich weiter. Somit erhalten Kunden ein perfekt auf sie zugeschnittenes Tool, um sowohl der Effizienzsteigerung als auch der Digitalisierung gerecht zu werden. Darüber hinaus ist die Software ein Schlüssel zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Für Kommune-Aktiv spricht der attraktive Preis inklusive Ratsinformationssystem/Bürgerinformationssystem – ein Gesamtpaket, direkt vom Hersteller. Ein weiterer Pluspunkt sind die einfache Kommunikation mit Räten sowie die schnelle und sichere Einsicht in digitale Sitzungsunterlagen. Zudem ist die Software von Kommunen für Kommunen entwickelt und bedeutet eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für die Verwaltung. Die benutzerfreundliche Oberfläche und selbsterklärende Menüführung sorgen für eine intuitive Bedienbarkeit. Kommune-Aktiv zeichnet des Weiteren eine einfache Einführung aus. Es braucht nur wenige Schritte von der Installation bis zum aktiven Arbeiten. Die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden genügt den Anforderungen. Darüber hinaus steht das Supportteam mit Rat und Tat zur Seite. Ein einfacher Datentransfer zu vorhandenen Dokumentenmanagementsystemen ist ebenso gegeben wie die Herstellerunabhängigkeit. Sitzungsdokumente werden auf dem Server des Kunden gespeichert und auch ohne Kommune-Aktiv hat man stets Zugriff darauf. Zudem wird der Umstieg leicht gemacht, indem bisherige Dokumente in die Recherche übernommen werden können.

Papierlose Gremienarbeit und effizientere Planung

Die sächsische Kleinstadt Pausa-Mühltroff war auf der Suche nach einem Ratsinformationssystem mit den drei Hauptzielen Digitalisierung, papierlose Gremienarbeit sowie effizientere Sitzungsplanung und -abwicklung. Mit Kommune-Aktiv habe man alle Ziele „voll erreicht“, meint Hauptamtsleiterin Kerstin Winkler. Auch beim Stadtrat stoße der Einsatz der Software auf hohe Akzeptanz. „Die Räte kommen größtenteils mit Tablet in die Sitzungen und verfolgen die einzelnen Tagesordnungspunkte direkt online im Ratsinformationssystem. Die Bürger werden ebenfalls mit öffentlichen Inhalten zu anstehenden oder vergangenen Sitzungen versorgt – somit entsprechen wir mit Kommune-Aktiv mit nur wenigen Mausklicks der sächsischen Kommunalverordnung, die mehr Transparenz in der Gremienarbeit vorschreibt.“ Insbesondere bei der Effizienz kann Winkler ein positives Fazit ziehen. „Vorgänge, die früher circa acht Stunden Arbeitszeit der Beschäftigten beanspruchten, können heute durch die Software in zwei Stunden erledigt werden.“ Neben den Tools für den Sitzungsdienst nutzt das Rathaus Pausa-Mühltroff noch weitere Funktionen des Kommune-Aktiv-Gesamtpakets, wie beispielsweise die Aufgaben- und Beschlussverfolgung. Hiermit könne man den detaillierten Workflow im Rathaus definieren und einfach kontrollieren, der aktuelle Erledigungsstand zu Beschlüssen sei direkt ersichtlich. Zudem wird die Funktion Online-Wahl für Umlaufverfahren verwendet – in kürzester Zeit könne hier einfach und bequem digital innerhalb des Stadtrats abgestimmt werden, die Verwaltung erhalte direkt die Auswertung. Alles Punkte, die für Winkler heute eine Arbeit ohne die Sitzungsmanagementsoftware undenkbar machen. Neben Pausa-Mühltroff wird Kommune-Aktiv unter anderem von den Städten Altötting, Regen, Bad Kissingen, Alzenau, Zwiesel, Rotenburg a.d.Fulda und Braunfels, den Gemeinden Garmisch-Partenkirchen und Pfronten sowie von der Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land und der Inselgemeinde Langeoog genutzt.