mps public solutionsAnwender gestalten mit

Finanzen sind per se immer eine Herausforderung, ob in der freien Wirtschaft oder auf dem kommunalen Sektor. Bei der Weiterentwicklung bestehender Finanzprogramme überdachte die Koblenzer Firma mps public solutions ihre bisherigen Lösungsansätze. Mit der Idee zu K1, einer Finanzdienstleistungs-Software speziell für Kommunen aber auch für Unternehmen sowie Institutionen, sollte etwas Zukunftsweisendes, etwas Bahnbrechendes in diesem Bereich entstehen. Die Philosophie von K1 ist geprägt durch ein andersartiges Grundverständnis der Nutzer im kommunalen Sektor. Für die Realisierung sind bereits in der Planungsphase Innovationskreise ins Leben gerufen worden, bei denen die Anwender der Software maßgeblich an deren Umsetzung mitarbeiteten.

Kein Kompromiss als Lösung

Auf dem Markt der Finanzdienstleistungen gibt es unzählige Software-Lösungen. Die richtige Auswahl zu treffen, ist in einem demokratischen System durch die verschiedenen am Entscheidungsprozess beteiligten Personen und Gremien nicht immer einfach. Gern werden dann von IT-Unternehmen Anwendertagungen genutzt, auf denen verschiedene Produkte vorgestellt werden. Diese sind in der Regel komplett programmiert. Oft wird später festgestellt, dass den meisten Programmen eine wichtige Funktion fehlt, die für einen optimalen Arbeitsprozess benötigt wird. Es folgt ein Kompromiss als Lösung. K1 verfolgt einen anderen Ansatz, um das zu vermeiden: Der Kunde soll die perfekte Lösung erhalten. Das begründet sich schon aus dem Gesichtspunkt heraus, dass die eingeladenen Teilnehmer eines Innovationskreises mit Sachkompetenz, Freude und großem Engagement bei der Sache sind.

80 Impulsgeber bringen Wissen ein

Für die wichtigsten Bereiche, die das Herz einer Verwaltung darstellen, wurden Arbeitsgruppen eingerichtet. Das sind: Planung, Steuern, Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Die Arbeitsgruppen bestehen aus maximal zwölf Personen und werden durch Produkt-Manager von mps unterstützt. Es gibt einen festen Kreis an Teilnehmern pro Fachgebiet, die regelmäßig dabei sind. Hinzu kommen Personen, die diesen Kern ergänzen. Auf diese Weise bringen rund 80 Impulsgeber regelmäßig ihr Wissen ein. Die modul bezogenen Innovationskreise finden zwei- bis dreimal im Jahr statt. Die Mitglieder der Arbeitsgruppen kommen aus den unterschiedlichsten Verwaltungen aus dem gesamten Bundesgebiet. Das Spektrum reicht vom Sachbearbeiter bis hin zum Bürgermeister. Ein Teilnehmer muss nicht unbedingt mps-Kunde sein. Quasi jeder, der in einer Verwaltung arbeitet, kann sich neutral, das heißt ohne Verpflichtung, bei der Gestaltung der Software einbringen.

Papierfreie Mittelanmeldung

Die Mitglieder haben die Möglichkeit, ihre Ideen und Anforderungen in vollem Umfang beizusteuern. mps bereitet lediglich eine Skizze für die Themen und Lösungsansätze vor, die anschließend in den Arbeitsgruppen aufgearbeitet wird. Der Rohbau dient als Input. Diese ausgewogene Kombination bietet große Chancen, gestalterisch so zu arbeiten, dass eine sehr gute, passgenaue Lösung entsteht. Ein Beispiel dafür ist die Mittelanmeldung. Weil Kommunen dazu verpflichtet sind, wird ein Plan erstellt. Dafür reichen die Fachabteilungen ihre Anforderungen und den voraussichtlichen Bedarf ein. In zahlreichen Kommunen erfolgt das in Papierform, anschließend werden die Daten in eine Excel-Tabelle übertragen, bevor eine Software zum Einsatz kommt. Dieser aufwendige Prozess soll vereinfacht und in K1 integriert werden. Auf dieser Basis können die Programmierer und die hausinternen Experten für Design optimale Arbeit leisten.

Teilnehmer umfassend informiert

Zu den Treffen der Innovationskreise lädt das Unternehmen mps rund einen Monat vorher per Doodle-Abfrage ein. Kurz vor Terminbeginn wird eine Agenda mit den zu beratenden Themen an die Teilnehmer geschickt. Treffpunkt ist immer im Firmensitz von mps in Koblenz. Nach diesem Termin erhalten die teilnehmenden Personen ein bis zwei Wochen später ein Protokoll über den Innovationskreis. Zusätzlich zu dem Forum gibt es den K1-Newsletter, darüber hinaus ist ein telefonischer Kontakt möglich. Auf diese Weise wird eine bestmögliche Kommunikation rund um die Produktentwicklung sichergestellt. Thomas Blechschmidt, Abteilungsleiter Finanzen & Datenverarbeitung im Kreis Mainz-Bingen, ist einer der Teilnehmer und vom Konzept begeistert: „Die Innovationskreise sind sehr sinnvoll, weil ein Hersteller direkt Kontakt mit den Anwendern aufnimmt. Bei den bisherigen Treffen waren Kommunen aus Nordrhein-Westfalen, Hessen, dem Saarland und Rheinland-Pfalz dabei. Bereits bis zum nächsten Treffen werden uns die Dinge gezeigt, die wir eingebracht haben und die zwischenzeitlich programmiert wurden. Wir sind als spätere Interessenten und Anwender früh dabei und können uns unser Programm quasi selbst backen, damit es in der Praxis ideal funktioniert.“