TönisvorstApp für die Apfelstadt

Mit dem Ziel, die gesamte Organisation der Rats- und Ausschussarbeit papierarm zu gestalten, hat sich die Stadt Tönisvorst im Jahr 2010 für ein Ratsinformationssystem (RIS) der Firma Sternberg entschieden. Da die Verwaltung in verschiedenen Gebäuden untergebracht ist, sollten damit alle internen Abläufe zur Einholung von Unterschriften bei den Vorlagen auf ein elektronisches System umgestellt werden. Auch in den Jahren zuvor hatte die nordrhein-westfälische Kommune bereits ein RIS genutzt. Mit diesem konnten die Prozesse allerdings nicht so optimiert werden, wie die Stadtverwaltung dies geplant hatte.

Elektronischer Workflow

Mit dem neuen System erfasst der Mitarbeiter nun die Vorlage und stößt anschließend einen vordefinierten Workflow an. Die Vorlage geht digital an den Abteilungs- sowie den Fachbereichsleiter, eventuell werden noch die Kämmerei und der Rechnungsprüfungsausschuss in Kenntnis gesetzt, bevor sie dann letztlich vom Bürgermeister freigegeben wird. Alle freigegebenen Dokumente kommen automatisch auf die Tagesordnung des geplanten Ausschusses. Auch die Einladung geht dann auf elektronischem Weg durch die Verwaltung beziehungsweise zum Ausschussvorsitzenden. Aufwändige Druckverfahren sowie die kostenintensive Zustellung entfallen. Eine Amortisierung ist damit schnellstens gegeben.
In Tönisvorst werden heute alle Rats- und Ausschussunterlagen ins Netz gestellt, öffentliche wie auch nicht öffentliche Teile. Der berechtigte Personenkreis verfügt über entsprechende Zugangsdaten. Lediglich die Einladungen – ohne Vorlagen – werden aus Gründen der Rechtssicherheit zurzeit noch zusätzlich in Papierform zugestellt. Das hängt damit zusammen, dass noch nicht alle Ratsmitglieder dazu bewegt werden konnten, gänzlich die papierlose Variante zu nutzen.

Vorteil iPad

Eine geplante Laptop-Einführung wurde zugunsten des iPad gestoppt, da mit dem Apple-Gerät Probleme wie Stromversorgung und Lüftergeräusche im Ratssaal nicht auftreten. In Tönisvorst wird mit 32 zusätzlichen Lizenzen für die iPad-App iRich der Firma Sternberg gearbeitet. Damit werden den lizensierten und berechtigten Personen zielgenau die Daten, die sie für die politische Arbeit benötigen, automatisch auf dem Tablet zur Verfügung gestellt. Um jederzeit auch kurze Wege zum Bürgermeister zu bieten, wurde ein Ratsbüro als Stabsstelle eingerichtet. Aktuell wird beraten, inwieweit Ratssitzungen künftig auch per Livestream via Internet übertragen werden sollen.