E-LearningAuf Lehrgang im Web

Mit Blick auf die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung – nicht zuletzt getrieben durch die Agenda Digitale Verwaltung 2020 und das E-Government-Gesetz des Bundes – wirkt es fast prähistorisch, wie sich Behördenmitarbeiter weiterbilden. Denn Fortbildungen werden meist weiterhin als Präsenzveranstaltungen angeboten und durchgeführt. Das kostet nicht nur eine Teilnahmegebühr. Auch Anreise, Übernachtung und die entsprechenden Fehlzeiten des Personals belasten die Haushalte. Was bereits bei über der Hälfte der mittelständischen Unternehmen in Deutschland zum Standard gehört, wird in Behörden, Kommunen oder kommunalen Unternehmen kaum genutzt: die Online-Fortbildung. Dabei wird elektronische Fortbildung in verschiedensten Varianten angeboten. Schlagworte sind Blended-Learning, Webinare oder E-Learning. Ohne nennenswerten konzeptionellen oder technischen Entwicklungsaufwand könnte sehr schnell ein enormes Einsparpotenzial gehoben werden.

Online-Fortbildungen einsetzen

Der Einsatz von Online-Fortbildungen könnte konkret so aussehen: Eine Stadt oder ein Verbund aus verschiedenen Kommunen entscheidet sich für eine Software und erhält eine geschlossene Internet-Umgebung. Das kann auch im eigenen, den Mitarbeitern bekannten Layout erfolgen. Verschiedene Kurse werden in der Kommune selbst erstellt, durch sie lizensiert oder es werden Dritte mit der Erstellung beauftragt. Die Inhalte können hier breit gefächert sein und richten sich am Bedarf der Kommune aus – von Office-Anwendungen, internen Systemen oder Workflows über Fachthemen der Verwaltung bis hin zu Soft Skills. Nun entscheidet die Personalabteilung, der Dezernatsleiter oder der jeweilige Vorgesetzte, welcher Mitarbeiter welchen Kurs absolvieren soll. Der Mitarbeiter wählt sich am PC – oder auch über mobile Geräte – ein und nutzt das angebotene Schulungsformat: zum Beispiel Lesematerial, Präsentationen, Videos, gesprochene Texte oder Tests. Am Ende des Lehrgangs erhält der Mitarbeiter ein Teilnahme- oder ein Abschlusszertifikat.

Einfache und flexible Handhabung

Die Handhabung für die Mitarbeiter ist einfach. Bei übergreifenden SaaS-Lösungsansätzen (Software as a Service) für das allgemeine Wissensmanagement ist lediglich ein Internet-Zugang notwendig. Die Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter oder der Zeitpunkt der Fortbildung können flexibel geplant werden. Je nach Anbieter oder Lizenzvereinbarung kann die Kommune selbst die Kurse aktualisieren und so zum Beispiel geänderte Formulare oder Dienstwege bei einem Kurs zu internen Workflows eigenständig auf aktuellem Stand halten. Wichtige Informationen, die schnell an viele Betroffene vermittelt werden müssen, können ebenfalls als Video oder Präsentation in das System eingestellt werden und stehen sofort allen relevanten Stellen zur Verfügung. Ferner lässt sich mit Abschlusstests sicherstellen, dass die Informationen auch bei den Mitarbeitern angekommen sind. Ein solches Modell kann genauso für die Bürger genutzt werden. Ein einfaches Beispiel ist hier eine Schulung für die regelmäßig hohe Anzahl an Wahlhelfern, die vor jedem Urnengang eingearbeitet werden müssen. Auch hier würde es mit einer Online-Lösung ausreichen, allen Beteiligten einen Link und ein zugehöriges Passwort auszuhändigen.

Vorteile liegen auf der Hand

Die Technik erlaubt dabei detaillierte Auswertungen. So kann jederzeit abgefragt werden, welcher Mitarbeiter zu einem bestimmten Thema bereits geschult wurde, auch die Arbeitsverteilung oder die Auswahl interessierter Mitarbeiter für neue Projekte wird erleichtert. Die Vorteile, die für den Einsatz elektronischer Fortbildungssysteme sprechen, liegen auf der Hand:
• Keine Reise- und Übernachtungskosten,
• orts- und zeitunabhängiges Lernen,
• großes Fortbildungsangebot für die Angestellten,
• Minderung der Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter,
• gleichbleibende Qualität der Fortbildung,
• Positionierung als attraktiver Arbeitgeber,
• effiziente und zukunftsweisende Nutzung moderner Technologien,
schnelle Reaktionszeiten bei neuen Themen oder geänderten Inhalten.

Grundlagen besser denn je

Mögliche Gegenargumente, dass der Austausch mit Kollegen wegfalle oder der Aufwand beim Umstieg auf Online-Fortbildungen zu groß ist, sind durch die modernen, elektronischen Kommunikationswege, eine kluge Zusammenstellung der Lerninhalte sowie die inzwischen stark gesunkenen Kosten für entsprechende E-Learning-Lösungen nicht mehr gerechtfertigt. Im Gegenteil: Gerade in der öffentlichen Verwaltung, in der sich sehr viele Einheiten zusammenschließen können, wachsen die Synergieeffekte an. Daher sind die Grundlagen zur Einführung von Online-Fortbildungen besser denn je. Die Argumente dafür lauten: Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter, mehrjährige Erfahrungswerte in der Wirtschaft und ein enormes Einsparpotenzial.

Online-Kurse für Kommunen

Der Bundesanzeiger Verlag aus Köln hat sich auf Online-Fortbildungssoftware für kommunale Zielgruppen und ihre besonderen Anforderungen spezialisiert. Beispielsweise wurde eines der komplexesten und trockensten kommunalen Themen – das Vergaberecht – in über 2.000 animierte Grafiken und 1.000 Audio-Dateien umgesetzt. Die Aussage von 92 Prozent der Nutzer, dass sie den Umgang mit der Anwendung und die Aufbereitung der Inhalte besonders leicht verständlich finden zeigt, auf welch große Akzeptanz Online-Fortbildungen bei kommunalen Mitarbeitern bereits heute stoßen.