Hüttener BergeAuf Papier verzichten

Herr Ziemann, warum haben Sie sich im Rahmen des Projekts „Amt, mal anders“ für die Lösung REGISAFE des Anbieters HELD entschieden?

Das Amt Wittensee beschäftigt sich seit dem Jahr 2000 als Mitglied der Arbeitsgruppe „Aktenplan Schleswig-Holstein“ mit dem Thema Dokumenten-Management. Ende der 1990er-Jahre hatten wir damit begonnen, Hybridakten zu produzieren. Die Aktenhaltung fand also zum Teil noch in Papierform statt, zum Teil wurden die Dokumente bereits elektronisch abgelegt. Unser Ziel war es, zunächst zu einer klassischen Aktenführung zu kommen, welche eine Parallelakte in Papier und EDV ermöglicht, um später auf die Papierform gänzlich verzichten zu können. Darüber hinaus wollten wir mithilfe des Dokumenten-Management-Systems (DMS) Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren. Wir suchten einen DMS-Anbieter, der auch die klassische Papierakte kennt. Die Firma HELD konnte all unsere Kriterien erfüllen.

„Unser Ziel war es, zunächst zu einer klassischen Aktenführung zu kommen, welche eine Parallelakte in Papier und EDV ermöglicht, um später auf die Papierform gänzlich verzichten zu können.“

Welche Erfolge können Sie seit dem Projektstart verbuchen?

Wir konnten das DMS sehr schnell im gesamten Amt implementieren und die Aktenführung von Beginn an auf die Hybridakte umstellen, indem wir Dokumente aus alten Datenbeständen übernommen haben. Im weiteren Verlauf produzierten unsere Mitarbeiter bei neu anzulegenden Akten jeweils eine digitale Parallelakte. Heute läuft die Aktenführung in einigen Bereichen bereits rein elektronisch ab. Im Rahmen der Fusion der Ämter Wittensee und Hütten wurde das DMS dann auf die gesamte Verwaltung Hüttener Berge ausgerollt. Einen enormen Vorteil bietet die elektronische Aktenführung für die Verwaltungsleitung: Unser Amtsleiter Andreas Betz kann damit schnell auf die an zwei Standorten erstellten Informationen zugreifen.

Welche Entwicklungen sind künftig beim Dokumenten-Management geplant?

2010 ist mit dem Ratsinformationssystem bereits eines von vielen in REGISAFE integrierbaren kommunalen Fachverfahren gestartet, weitere, etwa ein Ehrenamtsmodul, sollen folgen. Unter Einbindung der Geodaten-Infrastruktur des Landes Schleswig-Holstein sind wir zudem dabei, Konzepte zu entwickeln, um wiederkehrende Prozesse optimieren und automatisieren zu können. So ist unter anderem geplant, Störungsmeldungen künftig über verschiedene Kanäle – Internet, E-Mail, Telefon – zu erfassen. Die im DMS hinterlegten Arbeitsprozesse, von der Meldung an den Bauhof über die Beteiligung der Kasse bis hin zur Information des Bürgers, sollen dann automatisch gestartet werden.