Bewerber-ManagementAusbaustufe Premium

Zweifelsohne ist die Wahl des richtigen Bewerbers immer noch die wichtigste Komponente in jedem Stellenbesetzungsverfahren. Aber mittlerweile erkennen immer mehr Kommunalverwaltungen, wie wichtig neben rechtlichen Aspekten – wie der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften – auch die Optimierung der internen Entscheidungsprozesse und die Kostenminimierung sind. Immer mehr Kommunen setzen zu diesem Zweck auf die Software NOLIS | Bewerbermanagement.
Einige kommunale Verwaltungen haben ihren potenziellen Beschäftigten bereits vor mehr als 15 Jahren die Möglichkeit eröffnet, sich auf Stellenausschreibungen online zu bewerben. Damals noch eher skeptisch beäugt, hat sich dieses Verfahren heute zum Standard entwickelt, wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung.

Workflow ohne Medienbruch

Der vollständig medienbruchfreie Workflow von der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis zu den internen Entscheidungsprozessen ist gewissermaßen die Premiumausbaustufe. Nicht selten besteht bereits die Vorgabe, dass für alle offenen Stellen, bei denen EDV-Kenntnisse erforderlich sind, die Online-Bewerbung zwingend gefordert wird. Andere Formen werden nicht mehr akzeptiert.
Yannick Sachau vom Landkreis Osterholz sagt: „Die Arbeitseffizienz im Personalservice wird durch den Einsatz von NOLIS | Bewerbermanagement um ein Vielfaches gesteigert. Für Bewerber kann der Aufwand ebenso reduziert werden wie für Personaler und sonstige Entscheider. Außerdem verspricht das Verfahren Transparenz und ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sind dies wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Personalgewinnung.“
Manche Kommunen sehen eine Lösung darin, die Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail zuzulassen – eine zumindest fragwürdige Lösung, denn in den seltensten Fällen dürfte dabei eine durchgehend verschlüsselte Übertragung der schützenswerten Personendaten gewährleistet sein. Abgesehen davon, dass E-Mail-Bewerbungen kaum einen Effizienzgewinn im internen Workflow darstellen.

Zeit- und Sachkosten sparen

Der sich verstärkende Fachkräftemangel erfordert von Kommunen auch größere Anstrengungen bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten. Der E-Government-Spezialist NOLIS unterstützt die Verwaltungen dabei mit bewährten Funktionen. Per Schnittstelle können Kommunen aktuelle Stellenangebote ohne Mehraufwand an das kostenfreie Stellenportal des Bundes für den öffentlichen Dienst (bund.de) und an die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit übertragen. Auch die Übernahme in die kostenpflichtige Stellenbörse Interamt ist möglich. Im Herbst 2019 wurde zudem das ebenfalls auf den öffentlichen Dienst abgestimmte Portal nolix.de freigeschaltet. Dort werden mit NOLIS | Bewerbermanagement erstellte Stellenangebote ebenfalls kostenfrei veröffentlicht.
Wesentliche Vorteile beim Einsatz eines bewährten und auf kommunale Gegebenheiten abgestimmten Software-Verfahrens sehen viele Verwaltungen sowohl in der Zeit- als auch in der Sachkostenersparnis. Dabei werden verschiedene Argumente angeführt, wie der sofortige Zugriff auf die Bewerbungen für alle Beteiligten, die strukturierte Ablage der Bewerbungen und schließlich der gesicherte standortunabhängige Zugriff. Wichtiger Vorteil im Workflow sei die Tatsache, dass die Bewerbungen online bewertet werden und so automatisch ein Ranking erstellt werden könne.

Einbindung in interne Prozesse

Betriebswirtschaftliche Analysen sind für die 22.000 Einwohner zählende Gemeinde Neu Wulmstorf südlich von Hamburg bei der Einführung neuer Software und neuer Workflows Standard. Partho Banerjea, Fachdienstleiter Strategische Steuerung und Entwicklung, stellt beachtliche Zahlen vor: „Die Gemeinde Neu Wulmstorf setzt das Bewerber-Management seit vielen Jahren erfolgreich ein. Wir haben einen Zeitraum von fünf Jahren ausgewertet. Bei 80 Stellenbesetzungsverfahren sind mehr als 2.000 Bewerbungen damit bearbeitet und verwaltet worden. Im Vergleich zur früheren Bearbeitungsweise ist in diesem Zeitraum ein Prozesskostengewinn von circa 40.000 Euro realisiert worden.“
Wie stark das Verfahren verwurzelt ist, zeigt sich an der Einbindung in interne Prozesse. „Der Einsatz dieser Lösung basiert auf dem Leitziel zur Modernisierung der Verwaltung. Demzufolge arbeiten nicht nur der originäre Personalbereich mit dem Bewerber-Management, sondern auch die in den einzelnen Verfahren eingebundenen Fachämter. Dies gilt ebenso für die regelmäßigen Verfahrensbeteiligten Personalvertretung, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte. Auch deren Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche erfolgt mit dem cloudbasierten Bewerber-Management“, betont Banerjea.

Fachlich unabhängigere Auswahl

Einige Kommunen ergänzen NOLIS | Bewerbermanagement um das optionale Modul anonymes Verfahren. Dieses wurde gemeinsam mit der niedersächsischen Stadt Celle im Rahmen eines Pilotprojekts der Antidiskriminierungsstelle des Bundes entwickelt. Durch den Verzicht auf Angaben zu etwa Geschlecht, Alter oder Nationalität wird eine fachlich unabhängigere Auswahl realisiert.
Ebenso wie die Stadt Celle haben sich auch zahlreiche weitere Städte und Gemeinden für die Recruiting-Lösung aus der E-Government-Suite von NOLIS entschieden, obwohl deren Internet-Portal nicht auf Technik aus dem Hause NOLIS aufbaut. „Immer noch denken viele Verwaltungen, man könne unsere E-Government-Software nur einsetzen, wenn man auch unser Content-Management-System nutzt. Das ist schlichtweg ein Irrglaube“, betont David Jauch, Leiter Projekt-Management und Kundenbetreuung bei NOLIS. Eine optisch vollständige Integration in die kommunale Web-Seite realisierte der E-Government-Spezialist für zahlreiche Verwaltungen, etwa für den Landkreis Vechta, den Landkreis Leer und die Stadt Bad Lippspringe. Für ein eigenständiges Karriereportal haben sich demgegenüber unter anderem die Städte Hildesheim und Langenhagen sowie der Kreis Offenbach entschieden.

Überzeugte Kunden

Vom Nutzwert der Software sind viele Verwaltungen überzeugt. Bei Umfragen im Kundenkreis werden immer wieder wesentliche Merkmale betont: der schnelle, zeitgleiche Zugriff, inklusive individueller Rechtezuweisung, die integrierten Auswertungsmöglichkeiten, die zentrale Erstellung von E-Mail-Vorlagen für diverse Anlässe, die fachspezifischen, frei formulierten Fragen an die Bewerber sowie nicht zuletzt die Nutzung von Ausschreibungsvorlagen für unterschiedliche Stellentypen.
Die Stadt Burgwedel ist ein Kunde der ersten Stunde des Bewerber-Managements. „Seitdem hat dieses Modul sich stetig im Sinne der Anwender weiterentwickelt“, betont Florian Berner aus der Personalabteilung. „Ein besonderes Herausstellungsmerkmal ist dabei, dass die Anwender selbst an der Optimierung teilhaben können. Mithilfe des Produktbeirats ist der Kunde so nah an der Entwicklung dran wie bei sonst keinem Programm.“
Spezielle Workflow-Wünsche des Personalbereichs werden durch entsprechendes Customizing bei der Software-Einführung berücksichtigt. Im laufenden Betrieb wissen zahlreiche Kommunen den schnellen Support des Anbieters zu schätzen.