StuttgartAusländerbehörde stellt auf E‐Akte um

Die Stadt Stuttgart will ihre Ausländerbehörde modernisieren. Zentrale Maßnahme hierfür ist die Einführung der elektronischen Aktenführung. Die E‐Akte soll den Workflow bei der Sachbearbeitung verbessern, den Datenaustausch erleichtern und eine attraktivere Arbeitsumgebung schaffen. Wie die baden-württembergische Landeshauptstadt mitteilt, arbeitet das Amt DO.IT (Digitalisierung, Organisation und IT) unter Leitung der Task Force Bürgerservice und gemeinsam mit der Ausländerbehörde im Amt für öffentliche Ordnung bereits unter Hochdruck an dem Projekt. Neben der Digitalisierung der laufenden Akten umfasse dieses auch die Einführung eines digitalen Managementsystems für Dokumente.
Der Projektplan sieht laut der Stadt Stuttgart vor, dass ab Ende des Jahres 2024 rund 100.000 laufende Akten durch einen externen Dienstleister gescannt und digitalisiert werden. Die dafür kalkulierten Finanzmittel von bis zu 1,6 Millionen Euro habe der Gemeinderat nun freigegeben. Geplant sei, rund 2.000 Akten pro Woche zum Scannen aufzubereiten und nach Digitalisierung in ein Managementsystem für Dokumente zu überführen. Die Ausländerbehörde werde für die Umsetzung der E‐Akte ein Sonderteam einrichten, um den Digitalisierungsprozess effizient umsetzen zu können.
Rund 110.000 Alt‐Akten, die aufgrund gesetzlicher Archivfristen aufbewahrt werden, sind nach Angaben der Stadt von der Digitalisierungsmaßnahme nicht betroffen.