E-ProcurementAutomatisiert vergeben

Elektronische Vergaben – oder im weiteren Sinne elektronische Beschaffung (E-Procurement) – werden in der öffentlichen Verwaltung schon seit Jahren diskutiert. Auslöser der aktuell wieder intensiver geführten Debatte sind die in der neuen europäischen Vergaberichtlinie (2014/24/EU) vorgesehenen Verpflichtungen zur elektronischen Vergabe und ihre Umsetzungsfristen. Dabei wählt die Richtlinie in Art. 22 (1) einen sehr breiten Ansatz und spricht davon, dass „die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch nach dieser Richtlinie, insbesondere die elektronische Einreichung von Angeboten, unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel“ erfolgen möge – es geht also tatsächlich um den gesamten Vergabeprozess und nicht nur um einzelne Schritte.

Entwicklung trotz Hindernissen

Häufig wird E-Procurement von Vergabestellen kritisch gesehen. Sie beklagen – nicht zu Unrecht – den enormen Aufwand, der mit der Einführung solcher Systeme verbunden ist. Nicht zuletzt ist häufig auch eine fundamentale Umstellung bisheriger Prozessabläufe nötig, die möglicherweise sogar Bieter von der Beteiligung an Ausschreibungen abhält. Gleichzeitig werden im gewerblichen Umfeld immer mehr webbasierte Systeme eingesetzt. Trends und Schlagwörter wie Internet der Dinge, Industrie 4.0, Smart Products, die Verbreitung von Smartphones und Tablets zeigen, dass die Digitalisierung eine wesentliche wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklung ist, vor der sich auch die öffentliche Verwaltung nicht verschließen darf. Denn E-Procurement bietet Chancen, Prozesse nicht nur schneller, effizienter und damit wirtschaftlicher zu machen, sondern gleichzeitig auch rechtssicherer und leichter für die bietenden Unternehmen.

Mehr als nur Vergabe

Vergabe und Beschaffung – ob elektronisch oder nicht – können nicht einfach gleichgesetzt werden. Wer beschafft, macht mehr als „nur“ Vergabe. Der Beschaffungsprozess beginnt bei der Bedarfsfeststellung und endet nicht mit der Übergabe an den Bedarfsträger, sondern bedeutet auch die begleitende Beurteilung der Leistungserbringung des Lieferanten durch die Beschaffung. Vergaberechtlich reguliert ist im Prinzip nur die Phase der Vergabe. Gerade an dieser Stelle kann die elektronische Unterstützung Freiräume schaffen. Die Vielzahl vergaberechtlicher Regelungen auf Europa-, Bundes- und Landesebene macht es Vergabestellen nicht einfacher, rechtssichere Vergaben durchzuführen. E-Vergabe-Systeme bieten die Chance, diesen Vergabeprozess rechtssicher und gleichermaßen regelkonform abzubilden. Durch die Abbildung von Fristen, die automatisiert erfolgte Dokumentation aller Schritte und Unterlagen, die Archivierung der elektronischen Akten gemäß den vergaberechtlichen Erfordernissen werden die Mitarbeiter der Vergabestellen von wesentlichen Prüfaufgaben entlastet. Denkbar wäre sogar mittelfristig eine weitgehend automatisierte Komplettabwicklung des Vergabeprozesses. Damit wären alle operativen Aufgaben nicht mehr personengebunden. Statt dessen können sich Mitarbeiter im Vergabebereich zu strategischen Beschaffern weiterentwickeln.

Was die Ergebnisse zeigen

Erste Erkenntnisse zu Chancen und Risiken, die E-Procurement kommunalen Beschaffungsinstitutionen offenbart, lassen sich aus einer im Jahr 2012 im Rahmen einer vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Benchmarking-Studie (REPROC Excellence in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) durchgeführten Datenerhebung ableiten. An der Befragung beteiligten sich insgesamt 64 öffentliche Beschaffungsstellen in Deutschland, gut ein Viertel davon aus der kommunalen Ebene. Um Rückschlüsse auf den Status quo von E-Procurement beziehungsweise der elektronischen Unterstützung kommunaler Vergaben ziehen zu können, soll mit Hilfe der vorliegenden Daten ein Vergleich mit nicht-kommunalen Vergabestellen gezogen werden. Dabei zeigt sich, dass kommunale und nicht-kommunale Vergabestellen die Bedeutung von elektronischen Unterstützungssystemen in der Beschaffung uneinheitlich bewerten. Für Kommunen ist ein elektronisches Vertragsmanagementsystem am wichtigsten, für nicht-kommunale Vergabestellen ein elektronisches Beschaffungscontrollingsystem. Beide Gruppen beurteilen dagegen ein elektronisches Beschaffungsmanagementsystem am unwichtigsten. Ferner zeigen die Ergebnisse der Befragung, dass sich Kommunen in Relation zu anderen öffentlichen Auftraggebern beim Einsatz von Informationssystemen zur Bearbeitung von Vergaben nicht signifikant unterscheiden, deutliche Unterschiede bestehen hingegen bei der Verwendung der E-Vergabe. So sehen die Kommunen das Thema deutlich positiver und wichtiger (Kommunen: Wert 3,4 gegenüber Wert 2,4 der anderen öffentlichen Auftraggeber bei einer Einschätzungsfrage von 1: stimme nicht zu bis 5: stimme zu).

Potenzial nach oben

Kommunen sind auch beim Anteil der elektronischen Abwicklung von Vergaben bezogen auf die Gesamtzahl der Vergaben pro Jahr mit einem Wert von knapp 24 Prozent gegenüber den anderen öffentlichen Auftraggebern mit nur gut 13 Prozent deutlich weiter. Allerdings: Bei der Frage nach dem Anteil eingehender elektronischer Angebote auf die Gesamtzahl der Angebote in der jeweiligen Beschaffungsabteilung geben Kommunen nur 1,3 Prozent und Nicht-Kommunen immerhin fast 15 Prozent an. Das zeigt, dass Kommunen einerseits die skizzierten Chancen von E-Vergabesystemen erkannt haben und sie als ein Instrument strategisch einsetzen. Andererseits ist die Lieferantenbasis offensichtlich noch nicht durchgehend auf diese Form der elektronischen Kommunikation eingestellt. Umgekehrt sieht es bei der Frage nach der Verfügbarkeit eines elektronischen Katalogsystems in der Vergabestelle aus – hier stimmen andere öffentliche Auftraggeber mit einem höheren Wert von 3,3 zu. Kommunen geben dabei eine eher neutrale Einschätzung ab (2,6). Die Differenz wird noch evidenter bei der Frage nach dem Anteil an zum elektronischen Abruf bereitgestellten Rahmenverträgen. Hier geben Kommunen nur sechs Prozent und Nicht-Kommunen über 25 Prozent an. Potenzial für Kommunen besteht also durchaus – insbesondere in der effizienten elektronisch unterstützten Administration von Beschaffungsvorgängen.