E-PaymentBergheim bucht per Web

Artikel auswählen, ab in den Warenkorb, Zahlungsart bestimmen, fertig – Onlineshopping ist bequem und gefragter denn je. Aber geht das so ähnlich auch bei einer kommunalen Verwaltung? Die Antwort lautet: Ja. Zum Beispiel wenn man in der nordrhein-westfälischen Stadt Bergheim wohnt. Hier vereinfacht die seit August 2020 eingesetzte Infoma ePortal Webkasse die Zahlungsabwicklung von Gebühren für Produkte und Dienstleistungen verschiedener Organisationseinheiten. So auch im Einwohnermeldeamt der mehr als 65.000 Einwohner zählenden Stadt. Anträge für einen Personalausweis oder ein Führungszeugnis legen die Mitarbeitenden dort über die einem Onlineshop ähnliche Web-Oberfläche in einen Warenkorb. Der Antragsteller gibt seine bevorzugte Zahlungsweise an – Bargeld, Girocard- oder Scheckzahlung – und der Zahlungsvorgang ist komplett abgeschlossen. Die Verbuchung der Einnahmen erfolgt über die Infoma ePortal Webkasse direkt auf den richtigen Sachkonten.

Anforderungen erfüllt

„Wir wollten eine Software, mit der wir die Zahlungsabwicklungsprozesse mit den Bürgerinnen und Bürgern vollständig digital ausführen können“, sagt Birgit Ritz, Abteilungsleiterin Organisation und IT und Stabsstelle BM-digital der Kreisstadt Bergheim. „Unsere Idee war, dass wir dazu auch das bereits vorhandene Finanzverfahren Infoma newsystem nutzen, um so mit einem geschlossenen System und auf einheitlicher Datenbasis zu arbeiten.“ In Bergheim ist das Finanzverfahren von Axians Infoma seit dem Jahr 2010 im Einsatz; seit fünf Jahren erfolgt die Rechnungsbearbeitung digital mithilfe des integrierten Rechnungsworkflows. Die Entscheidung für die Infoma ePortal Webkasse war somit die logische Konsequenz – zumal die Lösung auch die weiteren Punkte auf der Anforderungsliste der Stadt abdeckte. Dies sind die Vermeidung von Mehrfacharbeiten sowie eine optimierte Datenbasis für das Controlling und die Kostenrechnung. Ebenso wichtig war es den Verantwortlichen, eine intuitiv nutzbare, zukunftsfähige Software bereitzustellen, die durch ihre Bedienerfreundlichkeit den fortlaufenden Dienstbetrieb, etwa bei Mitarbeiterwechseln, gewährleistet.

Ausgezeichnetes Projekt

Unterstützt von der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (kdvz) startete die Kreisstadt 2020, nach intensiver Vorbereitungsphase, die Vereinfachung ihrer Zahlungs- und Abrechnungsvorgänge. Im gleichen Jahr wurde sie für dieses vorbildliche Digitalisierungsprojekt als eine von drei Kommunen mit dem Axians Infoma Innovationspreis ausgezeichnet.
Mit der Web-Kasse erfolgen in Bergheim nun sämtliche Einnahmen der beteiligten Bereiche über den Browser. Buchungen laufen automatisiert und vollständig digital in Infoma newsystem ab, ohne dass eine Schnittstelle angebunden werden muss. „Alle mit einer Transaktion in Zusammenhang stehenden Buchungen werden mit der Software durchgeführt“, erklärt Carina Steinert, Organisation und IT und Stabsstelle BM-digital der Kreisstadt Bergheim. „Es gibt keine Trennung zwischen Zahlungsabwicklung und Buchhaltung, sodass ein Geschäftsvorfall nur noch einmal erfasst und dann von den beteiligten Stellen bearbeitet wird. Papierlisten und sonstige Übergabemedien gehören bei uns der Vergangenheit an.“

Mehr Durchgängigkeit erreicht

Ein zusätzlicher Vorteil ergibt sich durch die internen Zugriffsmöglichkeiten auf Infoma newsys­tem und das ePortal. Sie erlauben den Fachbereichen, sich ständig tagesaktuell über den Stand der Finanzwirtschaft zu informieren und – im Falle des Rechnungsprüfungsausschusses – die notwendigen Prüfungsaufgaben wahrzunehmen.
Dass die Entscheidung für die Web-Kasse die richtige war, hat sich in einem Dreivierteljahr Produktivbetrieb gezeigt. Die Durchgängigkeit der digitalen Prozesse im Finanzbereich konnten die Bergheimer, wie angepeilt, ausbauen. Auch ist die Resonanz der 35 Anwender durchweg positiv. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist leicht verständlich, aufwendige Schulungen sind nicht notwendig. Zudem kann nun die Benutzerverwaltung sowie die Rollenvergabe zentral vom Bereich Organisation und IT ausgeführt werden, was weitere Prozess- und Kostenoptimierungen nach sich zieht.
Den innovativen Projektansatz sehen Birgit Ritz und Carina Steinert vor allem in der Einbindung nicht-finanzwirtschaftlicher Stellen in das Finanzwesen der Kreisstadt Bergheim: „Bis dato haben die beteiligten Organisationseinheiten die Einnahmen unterschiedlich erfasst und über Listen die buchungsrelevanten Informationen an Kämmerei und Kasse weitergegeben – ein fehleranfälliger und aufwendiger Weg. Heute können alle Geldeinnahmen über eine Oberfläche eingenommen und verwaltet werden.“ Darüber hinaus hat Axians Infoma bereits den Wunsch nach einem Gesamtkassenabschluss für jeden Organisationsbereich realisiert.

Digitalisierung geht weiter

Nach wie vor steht die Weiterentwicklung des Finanzwesens in Bergheim ganz oben auf der Agenda. Zwar bietet die Kreisstadt nicht nur für das Ausstellen von Urkunden im Standesamt Online-Bezahlmöglichkeiten an, sondern auch für die Begleichung offener Gebühren bei der Stadtbibliothek oder das Bezahlen von Strafzetteln. „Das würden wir aber alles gerne so miteinander verbinden, dass keine manuellen Arbeiten mehr erforderlich sind“, sagt Carina Steinert. „Im Endeffekt wollen wir das, was wir jetzt mit der Web-Kasse umgesetzt haben, auch für das Thema E-Payment einführen.“ Denn nicht nur die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben gezeigt, „dass es viel mehr Prozesse gibt, die man vollständig digital abbilden kann“, ergänzt Birgit Ritz.