RatsinformationssystemeBerührungsängste abbauen

Viertausend Seiten Papier pro Ratsmitglied im Jahr gespart und die Sitzungsunterlagen überall verfügbar – die im südlichen Schleswig-Holstein gelegene Stadt Wedel leistet mit dem Einstieg in das papierlose Sitzungsvorlagen-Management nicht nur einen sichtbaren Beitrag zum Klimaschutz. Durch die Möglichkeit, mit der Software ALLRIS 4 von Anbieter CC e-gov auf digitale Weise immer auf die aktuellste Version der Unterlagen zugreifen zu können, kann die Arbeitszeit der Mandatstragenden auch effizienter genutzt werden. Zeitraubendes Ausdrucken oder Versenden von Unterlagen entfällt, womit mehr Zeit bleibt, sich auf Sachfragen zu konzentrieren. Das eröffnet der Stadt Wedel auch die Chance, ihre digitalen Verwaltungsstrukturen insgesamt auszubauen. Die Einführung des papierlosen Sitzungsvorlagen-Managements fungiert dabei durchaus als Pilotprojekt für alle Verwaltungsbereiche, da die Erstellung und Aktualisierung der Vorlagen automatisch in sämtliche Verwaltungsbereiche ausgreift und hilft, Berührungsängste abzubauen. Die Papierersparnis durch den digitalen Workflow ist auch deshalb so erheblich, weil die Unterlagen nach Aktualisierungen nicht immer wieder neu ausgedruckt werden müssen.
Bereits seit knapp 15 Jahren arbeitet die Stadtverwaltung Wedel mit einer Software für die Erstellung von Sitzungsunterlagen sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen. Im Jahr 2018 wurde dann die Bereitstellung digitaler Sitzungsunterlagen für die Gremiumsmitglieder eingeführt. Zwar haben sich zu diesem Zeitpunkt nur Wenige weiterhin für die Nutzung von Papierunterlagen entschieden, allerdings wurde auch die zugehörige App für das Sitzungswesen eher verhalten genutzt. Für einen längeren Übergangszeitraum mussten daher auch für die Digitalnutzer zusätzlich Papierunterlagen bereitgestellt werden. Deshalb beschloss die Stadtverwaltung Wedel im Jahr 2019, auf die Software ALLRIS 4 umzusteigen.

Positive Rückmeldungen

Ab Mitte Februar 2019 tagte nach Bereitstellung der Stammdaten zunächst wöchentlich ein Projekt-Team aus jeweils zwei Mitarbeitenden des Software-Anbieters und der Stadt Wedel. Dabei wurden die Stammdaten aufbereitet, die Vorlagen und andere Dokumente angepasst, das Rechte- und Rollenkonzept eingearbeitet sowie die Sitzungsvor- und -nachbereitung an die Wedeler Verhältnisse angepasst. Coronabedingt kam es zu Verzögerungen, sodass die knapp 60 Mitarbeitenden, die in Wedel für die Vorlagenerstellung und die Gremienbetreuung verantwortlich sind, erst im Mai 2020 geschult werden konnten. Nachdem sämtliche Sitzungsunterlagen aus dem alten System in ALLRIS 4 übertragen waren, konnte die Verwaltung im Juni 2020 in den Echtbetrieb starten. Dank des digitalen Workflows mussten die Vorlagen nicht mehr ausgedruckt werden.
Allerdings ergab es wenig Sinn, die Gremiumsmitglieder noch vor der Sitzungspause im Sommer zu schulen. Die mit ALLRIS 4 erstellten Sitzungsunterlagen wurden daher zunächst noch im alten System eingestellt. Nach den Schulungen im September konnten die Gremiumsmitglieder dann zeitnah die ALLRIS-App im Echtbetrieb nutzen. Eine Übergangszeit mit zusätzlichen Papierunterlagen wurde nur noch bis zum Jahresende 2020 eingeräumt. Erfreulicherweise erklärten einige Politiker gleich nach der Schulung oder ersten Sitzung ihren Verzicht auf die Papierunterlagen.
Durch die Corona-Pandemie sind viele Sitzungen ausgefallen. Im März 2021 fanden dann erstmals Sitzungen statt, in denen die Digitalnutzer auf die App angewiesen waren. Die Rückmeldungen aus den Reihen der Politik waren durchweg positiv. Auch die Mitarbeitenden zeigten sich überwiegend zufrieden mit der Anwendung. Ungewohnt war das Arbeiten mit einem digitalen Workflow zur Genehmigung der Vorlagen. Speziell für diejenigen Beschäftigten, die selten mit ALLRIS arbeiten, hat die Stadt Wedel zusätzlich zu den ausführlichen Handbüchern des Software-Anbieters eigene Anleitungen erstellt, die auch Eigenarten der Kommune berücksichtigen.